En el mundo de los negocios, si pidiéramos a un grupo de ejecutivos que nombraran sus cinco principales inversiones que tienen un retorno de la inversión (ROI) positivo y medible, probablemente veríamos muchos de los mismos sospechosos habituales en sus listas: programas de publicidad, personal de ventas, sistemas de cumplimiento, infraestructura de marketing, programas de generación de leads, por citar algunos.

Eso está claro. Las inversiones en ventas y marketing suelen analizarse desde el punto de vista del retorno de la inversión, y así debe ser. Pero, ¿qué ocurre con el ROI de las inversiones en tecnología? Forbes citó recientemente once inversiones principales en TI que las empresas realizarán en 2021, y que incluyen inversiones como la migración a la nube, la automatización de las comunicaciones, el compromiso de los empleados y las experiencias digitales de los clientes.

Pero hay otro factor importante que añadir a la lista, uno que con demasiada frecuencia se ignora pero que tiene una enorme repercusión en la eficacia de la empresa: un sistema de gestión de la información de primer nivel. Tradicionalmente se ha clasificado como un intangible que presenta un beneficio significativo, pero a veces es difícil cuantificar el retorno de la inversión.

Ya no.

M-Files Estudio ROI: Desvelando el poder de la gestión inteligente de la información

M-Files acaba de publicar un estudio encargado a Forrester Consulting para aplicar metodologías de investigación y responder a la pregunta, de una vez por todas: ¿Cuál es el ROI de un sistema inteligente de gestión de la información para una organización de nivel empresarial?

El informe de investigación The Total Economic Impact of M-Files -que puede descargarse aquí- ofrece a los directivos de empresas un marco competente para evaluar el impacto potencial de la gestión inteligente de la información, y en concreto de M-Files , en sus organizaciones.

En la película Moneyball, sobre un equipo de béisbol que aplica al juego un enfoque analítico basado en datos, uno de los personajes explica que la evaluación de los jugadores consiste en reducir su valor a una cifra. Eso es lo que ha hecho Forrester en su investigación. Han entrevistado a varios clientes de M-Files para llegar a una cifra -el ROI de la gestión inteligente de la información de M-Files para estas organizaciones- y los resultados superarán sus expectativas.

Beneficios cuantificables: Mayor eficacia y ahorro de tiempo

Casi un 270% de retorno de la inversión. Empecemos por la cifra que realmente quieres.

Las entrevistas con los clientes y el análisis financiero revelaron que una organización compuesta (basada en las 5 empresas entrevistadas) experimentó unos beneficios de más de 5 millones de dólares en un periodo de tres años. En comparación con los costes asociados, la rentabilidad de la inversión fue del 267%.

Permítanme decirlo claramente. Por cada dólar que una organización gaste en la gestión inteligente de la información M-Files , obtendrá un rendimiento potencial de casi 2,70 dólares en tres años. No se puede subestimar el impacto.

Usted podría decir: "Entonces, podemos encontrar documentos más fácilmente. ¿Cómo puede eso equivaler a una cifra de ROI tan grande?".

La respuesta es sencilla: un sistema inteligente de gestión de la información de categoría empresarial como M-Files es mucho más que almacenar documentos y encontrarlos un par de minutos más rápido que antes.

A continuación encontrará los cuatro principales beneficios cuantificables del estudio, aunque le recomendamos encarecidamente que consulte el informe para obtener un análisis completo.

Mejora del cumplimiento y reducción de los costes de auditoría

El impacto de encontrar documentos con la precisión de un rayo.

Gartner afirma que los profesionales dedican el 50% de su tiempo a buscar información y, por término medio, tardan 18 minutos en localizar cada documento. Ampliado a toda una gran organización, eso supone importantes ralentizaciones de la productividad.

¿Cuánto tiempo (y dinero) puede ahorrarse con una búsqueda más eficaz?

La investigación deForrester Total Economic Impact revela que las organizaciones consiguen una búsqueda de documentos más eficiente en un 40%, con un ahorro de hasta casi 1,65 millones de dólares.

¿Por qué? Por varias razones.

M-Files conecta con todos los sistemas y recovecos donde se esconde la información. Es el problema de los datos oscuros, que son los activos de información que una organización recopila, procesa y almacena durante las actividades empresariales habituales, pero que generalmente no utiliza para otros fines, incluidos los analíticos. En definitiva, se trata de contenidos importantes para una empresa que se han vuelto invisibles porque no se pueden encontrar de forma eficaz. M-Files se conecta a los sistemas existentes para presentar la información con independencia de dónde viva. Imagine un mundo en el que no importe si la información que necesita está en su CRM, SharePoint, ERP, carpetas de red, donde sea.

Una sola palabra clave es todo lo que necesita para encontrar información. Los metadatos son la base de toda la plataforma de gestión inteligente de la información M-Files y lo que le permite encontrar lo que necesita con una sola palabra clave.

Encuentre contenidos con resultados similares a los de Google. En M-Files, basta con introducir una palabra clave (y un filtro o dos, si se desea), y el sistema devuelve una ventana de búsqueda con los resultados más relevantes en la parte superior. De nuevo, no importa dónde esté almacenada tu información, M-Files llega a todo tu ecosistema de información para presentar los resultados de búsqueda más relevantes.

Clasificación y recuperación de documentos mejoradas

El impacto de la mejora de los procesos de cumplimiento y auditoría.

En caso de auditoría o problema de cumplimiento, buscar archivos en los portátiles de los empleados y en los temidos archivos en papel puede suponer un gasto importante de recursos y tiempo.

La investigación de Forrester Total Economic Impact revela que M-Files ayudó a las organizaciones a mejorar sus procesos de cumplimiento y auditoría hasta en un 25%, con un ahorro superior a 583.000 dólares.

Además de proporcionar seguridad de nivel empresarial para salvaguardar la seguridad y la privacidad de los datos de una organización, M-Files ofrece registros de auditoría completos para cada documento que revelan quién ha accedido al documento y qué acciones ha realizado. Los clientes de M-Files pueden encontrar el ciclo de vida completo de los documentos en un par de clics, para cada archivo de su ecosistema.

En los sectores regulados, las auditorías de conformidad pueden ser exhaustivas y exigentes. Huelga decir que el impacto de mejorar los procesos de cumplimiento con M-Files, especialmente en caso de auditoría, es significativo. Los usuarios pueden encontrar y acceder a toda la documentación necesaria en cuestión de minutos, en lugar de días.

Generación de ingresos y gestión racionalizada de clientes

El impacto de clasificar correctamente los documentos empresariales.

¿Y si no importara dónde vive un documento, sino sólo qué documento es? Eso es lo que obtienen las organizaciones con M-Files y es una capacidad poderosa. El "qué es" es el núcleo de la plataforma de gestión inteligente de la información M-Files .

Todos los archivos tienen metadatos asociados: descripciones significativas que sirven para clasificarlos e indexarlos. De un vistazo, los usuarios pueden determinar qué es un documento, a qué se refiere y otros datos importantes sobre ese archivo. Y no sólo eso, sino que M-Files incluye funciones de inteligencia artificial y automatización integradas en el núcleo de la solución, que automatizan el proceso de clasificación e indexación de documentos en todos los departamentos. De hecho, en una encuesta reciente de M-Files , el 82% de los trabajadores afirmaron que pasaban demasiado tiempo buscando documentos. M-Files aborda este problema de frente, garantizando que los documentos estén correctamente clasificados y sean fácilmente recuperables.

Liberar todo el potencial de la gestión de la información

El estudio Forrester Total Economic Impact pone de relieve cómo M-Files puede transformar su empresa mejorando la eficiencia, el cumplimiento y la gestión de documentos. Las ventajas son evidentes: ahorro significativo de costes, mejora de la productividad y un ROI sustancial.

¿Está preparado para liberar el poder de la gestión inteligente de la información y conseguir un ROI de casi 3 veces? Descargue hoy mismo su copia gratuita del estudioForrester Total Economic Impact de M-Files . Programe una demostración gratuita o inicie una prueba gratuita hoy mismo.