Un ROI de casi 3 veces: Cómo la gestión inteligente de la información potencia a las empresas
En el mundo de los negocios, si pidiéramos a un grupo de ejecutivos que nombraran sus cinco principales inversiones que tienen un retorno de la inversión (ROI) positivo y medible, probablemente veríamos muchos de los mismos sospechosos habituales en sus listas: programas de publicidad, personal de ventas, sistemas de cumplimiento, infraestructura de marketing, programas de generación de leads, por citar algunos.
Eso está claro. Las inversiones en ventas y marketing suelen analizarse desde el punto de vista del retorno de la inversión, y así debe ser. Pero, ¿qué ocurre con el ROI de las inversiones en tecnología? Forbes citó recientemente once inversiones principales en TI que las empresas realizarán en 2021, y que incluyen inversiones como la migración a la nube, la automatización de las comunicaciones, el compromiso de los empleados y las experiencias digitales de los clientes.
Pero hay otro factor importante que añadir a la lista, uno que con demasiada frecuencia se ignora pero que tiene una enorme repercusión en la eficacia de la empresa: un sistema de gestión de la información de primer nivel. Tradicionalmente se ha clasificado como un intangible que presenta un beneficio significativo, pero a veces es difícil cuantificar el retorno de la inversión.
Ya no.
Estudio M-Files : Descubriendo el potencial de la gestión inteligente de la información
M-Files publicar un nuevo estudio encargado a Forrester con el fin de aplicar metodologías de investigación y responder, de una vez por todas, a la siguiente pregunta: ¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de gestión inteligente de la información para una organización de nivel empresarial?
El informe de investigación «El Total Economic Impact M-Files que se puede descargar aquí — ofrece a los directivos empresariales un marco sólido para evaluar el impacto potencial de la gestión inteligente de la información, y M-Files , en sus organizaciones.
En la película «Moneyball», que trata sobre un equipo de béisbol que adopta un enfoque analítico y basado en datos para el juego, uno de los personajes explica que evaluar a los jugadores consiste, en esencia, en reducir su valor a una sola cifra. Eso es precisamente lo que Forrester hecho Forrester a través de su investigación. Han entrevistado M-Files varios M-Files para llegar a una cifra —el retorno de la inversión (ROI) que supone la gestión M-Files de la información M-Files para estas organizaciones— y los resultados superarán sus expectativas.
Beneficios cuantificables: Mayor eficacia y ahorro de tiempo
Casi un 270% de retorno de la inversión. Empecemos por la cifra que realmente quieres.
Las entrevistas con los clientes y el análisis financiero revelaron que una organización compuesta (basada en las 5 empresas entrevistadas) experimentó unos beneficios de más de 5 millones de dólares en un periodo de tres años. En comparación con los costes asociados, la rentabilidad de la inversión fue del 267%.
Permítanme decirlo sin rodeos. Por cada dólar que una organización invierta en la gestión M-Files de la información M-Files , obtendrá potencialmente un rendimiento de casi 2,70 dólares en un plazo de tres años. No se puede subestimar el impacto que esto tiene.
Usted podría decir: "Entonces, podemos encontrar documentos más fácilmente. ¿Cómo puede eso equivaler a una cifra de ROI tan grande?".
La respuesta es sencilla: un sistema de gestión inteligente de la información de nivel empresarial como M-Files mucho más que un simple almacenamiento de documentos y una búsqueda un par de minutos más rápida que antes.
A continuación encontrará los cuatro principales beneficios cuantificables del estudio, aunque le recomendamos encarecidamente que consulte el informe para obtener un análisis completo.
Mejora del cumplimiento y reducción de los costes de auditoría
El impacto de encontrar documentos con la precisión de un rayo.
Gartner afirma que los profesionales dedican el 50% de su tiempo a buscar información y, por término medio, tardan 18 minutos en localizar cada documento. Ampliado a toda una gran organización, eso supone importantes ralentizaciones de la productividad.
¿Cuánto tiempo (y dinero) puede ahorrarse con una búsqueda más eficaz?
¿Por qué? Por varias razones.
M-Files a todos los sistemas y rincones donde se esconde la información. Se trata del problema de los «datos ocultos» —es decir, los activos de información que una organización recopila, procesa y almacena durante sus actividades comerciales habituales, pero que, por lo general, no utiliza para otros fines, como el análisis de datos. En definitiva, se trata de contenido importante para una empresa que se ha vuelto invisible porque no se puede localizar de forma eficaz. M-Files a los sistemas existentes para presentar la información independientemente de dónde se encuentre. Imagina un mundo en el que no importe si la información que necesitas está en tu CRM, SharePoint, ERP, carpetas de red o en cualquier otro lugar.
Solo necesitas una palabra clave para encontrar información. Los metadatos son la base de toda la plataforma de gestión M-Files de la información M-Files y son los que te permiten encontrar lo que necesitas con solo una palabra clave.
Encuentra contenido con resultados similares a los de Google. En M-Files, solo tienes que introducir una palabra clave (y uno o dos filtros, si lo deseas), y el sistema te mostrará una ventana de búsqueda con los resultados más relevantes en la parte superior. Una vez más, independientemente de dónde esté almacenada tu información, M-Files todo tu ecosistema de información para presentarte los resultados de búsqueda más relevantes.
Clasificación y recuperación de documentos mejoradas
El impacto de la mejora de los procesos de cumplimiento y auditoría.
En caso de auditoría o problema de cumplimiento, buscar archivos en los portátiles de los empleados y en los temidos archivos en papel puede suponer un gasto importante de recursos y tiempo.
Total Economic Impact Forrester revela que M-Files las organizaciones M-Files mejorar sus procesos de cumplimiento normativo y auditoría hasta en un 25 %, con un ahorro superior a 583 000 dólares.
Además de ofrecer seguridad de nivel empresarial para proteger la seguridad y la privacidad de los datos de una organización, M-Files registros de auditoría completos para cada documento, que revelan quién ha accedido al documento y qué acciones ha realizado. M-Files pueden consultar el ciclo de vida completo de un documento con solo un par de clics, para cada archivo de su ecosistema.
En los sectores regulados, las auditorías de cumplimiento pueden resultar exhaustivas y exigentes. Huelga decir que el impacto de mejorar los procesos de cumplimiento con M-Files, especialmente en caso de auditoría, es considerable. Los usuarios pueden localizar y acceder a toda la documentación necesaria en cuestión de minutos, en lugar de días.
Generación de ingresos y gestión racionalizada de clientes
El impacto de clasificar correctamente los documentos empresariales.
¿Y si lo que importara no fuera dónde se encuentra un documento, sino únicamente qué es ese documento? Eso es lo que las organizaciones obtienen con M-Files se trata de una potente funcionalidad. El «qué es» constituye el núcleo de la plataforma de gestión M-Files de la información M-Files .
Cada archivo tiene metadatos asociados: descripciones significativas que sirven para clasificar e indexar dichos archivos. De un solo vistazo, los usuarios pueden determinar de qué trata un documento, a qué se refiere y otros datos importantes sobre ese archivo. Y no solo eso, sino que M-Files funciones de inteligencia artificial y automatización en el núcleo de la solución, lo que automatiza el proceso de categorización e indexación de documentos en todos los departamentos. De hecho, en una M-Files reciente M-Files , el 82 % de los trabajadores afirmó que dedica demasiado tiempo a buscar documentos. M-Files este problema de frente, garantizando que los documentos se clasifiquen correctamente y se puedan recuperar con facilidad.
Liberar todo el potencial de la gestión de la información
Total Economic Impact Forrester destaca cómo M-Files transformar su negocio mejorando la eficiencia, el cumplimiento normativo y la gestión documental. Las ventajas son evidentes: un ahorro significativo de costes, una mayor productividad y un retorno de la inversión considerable.
¿Estás listo para aprovechar todo el potencial de la gestión inteligente de la información y multiplicar por casi tres el retorno de la inversión? ¡ Descarga hoy mismo tu copia gratuita del M-Files Forrester Total Economic Impact M-Files ! ¡Pide una demostración gratuita o empieza hoy mismo una prueba gratuita!
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