Como padre de un niño de 13 años, a menudo me maravillo de lo diferentes que somos cuando se trata de usar la tecnología. Llámame anticuado, pero mi hijo lo tiene bien.

Hábitos basados en aplicaciones y el declive de las carpetas

Casi todo lo que consume digitalmente es fácil de encontrar, a la carta, se puede controlar con la voz o con el pulgar, es contextual en función de sus preferencias, y lo que no encuentra, teclea por adelantado o navega en carrusel se puede recuperar rápidamente en cuestión de segundos, cuando quiera y esté donde esté (siempre que esté en una zona WiFi sólida).

Piénsalo: su generación nació después de la aparición del iPhone. Netflix ya estaba pasando del DVD al streaming de vídeo. Las consolas de videojuegos empezaron a introducir los primeros conceptos de juegos de realidad virtual. Y mientras que los PC domésticos ya eran la norma, basta pensar en todos los avances que hemos visto a lo largo de los años en gráficos, usabilidad, búsqueda y gestión de datos. Quizá esto explique por qué cuando pasa por mi despacho en casa, llama "museo" a mi mesa, ya que todavía tengo una impresora, alguna memoria USB por ahí, un montón de cables de alimentación y un disco duro de reserva. Qué tonta soy.

Por eso, el reciente reportaje de Monica Chin en The Verge titulado "File Not Found: A Generation that grew up on Google is forcing professors to rethink their lesson plan" resonó tanto en mí, ya que veo esta nueva forma de buscar, organizar y ver contenidos casi todos los días en mi casa - y hay que admitir que es refrescante saber que no estamos solos. En este informe, Chin describe cómo los educadores de STEM han tenido que ajustar su riguroso plan de estudios técnicos basándose en una sorprendente revelación: sus alumnos tienen dificultades y se sienten muy confusos cuando se les pide que busquen, almacenen y recuperen su trabajo en directorios de carpetas. Entienden conceptos muy técnicos, pero ¿el concepto básico de archivos y carpetas? No tanto...

Flujo de trabajo centrado en la búsqueda y recomendaciones de contenidos

Y no es de extrañar, dado que las generaciones más jóvenes se han acostumbrado a utilizar tecnología basada en aplicaciones y esperan que esto sea coherente con todo lo demás que utilizan a diario.

Por eso, niños como mi hijo, que han crecido en la era digital, consideran que todo el concepto de crear directorios de carpetas y subcarpetas para organizar sus contenidos carece de sentido. En lugar de construir árboles de carpetas profundos y verticales para almacenar sus datos y documentos en sus PC, prefieren el método de "manchas de datos" de escritorios dispersos o listas cada vez más largas de contenido en la misma ubicación.

Gracias en parte a la forma en que utilizan aplicaciones como Netflix y Spotify, junto con la forma en que utilizan los Chromebooks de la escuela para los proyectos, la necesidad de directorios profundos se está convirtiendo en una cosa del pasado. Los consumidores más jóvenes están acostumbrados a tener un árbol de categorías plano, horizontal y en carrusel (a la Netflix) para encontrar contenidos por los que pueden navegar a su propio ritmo en lugar de profundizar en una vista jerárquica vertical anidada de carpetas y subdirectorios.

Y si no encuentran lo que buscan, desde luego no quieren perder el tiempo buscando el contenido (piense en un largo suspiro saliendo de la boca de un adolescente frustrado). Por el contrario, si no lo encuentran rápidamente, seguirán adelante, a menos que una búsqueda similar a la de Google les proporcione resultados inmediatos. Por eso las recomendaciones de contenidos, las sugerencias y las decisiones guiadas son tan importantes para su flujo de trabajo: es a lo que están acostumbrados y funciona.

El auge de la gestión de la información impulsada por la IA

Lo que quizá no sepan las generaciones más jóvenes es la enorme influencia que ejercen en el diseño general de la usabilidad de la gestión de contenidos, incluida su forma única de acceder a los contenidos y clasificarlos según sus propios criterios. Este tipo de flujo de trabajo ha influido en la forma en que se diseñan ahora las soluciones de gestión de contenidos empresariales de nueva generación para trabajar de forma más rápida y eficaz.

Aprovechar la IA y el aprendizaje automático para la eficiencia

Aprovechar tecnologías integradas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y la automatización de procesos es ahora la norma cuando se trata de mejorar la productividad de los trabajadores del conocimiento. Se trata de hacer menos clics para llegar a los resultados de la forma más eficiente posible. Y para ello, la tecnología tiene que trabajar al unísono para proporcionar ese nivel personalizado de experiencia, ayudando a guiar las siguientes mejores decisiones a lo largo del camino que esperan los consumidores.

Una experiencia informativa personalizada para los trabajadores del conocimiento

Y aquí es donde la experiencia del consumidor de la Generación Z ha allanado el camino para nuevas y mejores experiencias digitales contextuales y de autoservicio para sistemas de gestión de contenidos empresariales como M-Files. Disponer de datos y documentos relevantes en el momento adecuado para una experiencia personalizada es muy similar a la forma en que la generación más joven consume contenidos, ya que no quieren salir a buscarlos, sino que quieren que los contenidos vengan a ellos.

M-Files: Un puente hacia la gestión moderna de la información

El artículo de Monica Chin en Verge valida por completo la forma de pensar de M-Files en lo que respecta a la gestión de la información. M-Files enfoque único para gestionar la afluencia de datos y documentos no debería basarse en la anticuada búsqueda de carpetas y archivos. Los trabajadores del conocimiento de hoy exigen mucho más para poder centrarse en lo que importa, y no seguir perdiendo un tiempo valioso gestionando sus vastos árboles de directorios para encontrar lo que buscan.

Búsqueda contextual y entrega de contenidos

Como ejemplo de este nuevo cambio en el trabajo, piense en cómo han cambiado nuestros métodos de comunicación en la última década. ¿Sería seguro suponer que ahora envía correos electrónicos y llama a la gente con menos frecuencia? La mensajería, los mensajes de texto y los chats de Slack están cambiando nuestra forma de comunicarnos, ¿por qué? porque es más fácil y rápido. Ya hemos visto que este cambio toma un camino similar con la forma en que eventualmente accederemos, almacenaremos y categorizaremos nuestros datos y documentos. Personalmente, creo que debemos agradecérselo a la Generación Z.

Una solución de futuro para un lugar de trabajo en evolución

Volviendo a mi hijo de 13 años, sé que nunca utilizaré la tecnología como él. No soy tan ágil como él cuando se trata de deslizar el pulgar en dispositivos pequeños o de recordar exactamente dónde están las cosas para acceder a ellas con facilidad. Sin embargo, él me ha enseñado algunas cosas y, como tecnólogos, siempre deberíamos estar abiertos a nuevas formas de trabajar, sobre todo si somos más productivos con nuestro tiempo... ¡Abróchate el cinturón y disfruta del viaje a la gestión de la información 2.0!

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