Gestión de contenidos empresariales (ECM) frente a otros sistemas: Gestión de documentos, CMS, DAM y más
La gestión de contenidos empresariales (ECM) suele compararse con otras plataformas que gestionan información. Los sistemas de gestión de documentos (DMS), los sistemas de gestión de contenidos (CMS), las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) y los sistemas de gestión de activos digitales (DAM) desempeñan un papel importante, pero ninguno cubre todo el alcance de ECM. Estas son las diferencias.
¿Cuál es la diferencia entre ECM y gestión de documentos?
Un DMS almacena y organiza documentos digitales como contratos, hojas de cálculo y PDF. Mejora la búsqueda, el control de versiones y la seguridad de los equipos que dependen en gran medida de los archivos.
ECM va más allá de la gestión de documentos. Gestiona todo tipo de contenidos (documentos, registros, correos electrónicos, imágenes, vídeos, etc.) al tiempo que aplica normas de retención, automatiza los flujos de trabajo y vincula los contenidos directamente a los procesos empresariales para mejorar la eficiencia y ofrecer un retorno de la inversión medible.
- Un SGD se centra en los documentos.
- ECM gestiona el ciclo de vida completo de los contenidos en toda la organización.
Las pequeñas empresas pueden utilizar sólo un DMS. Las grandes empresas suelen necesitar ECM para gestionar la variedad de contenidos y el cumplimiento a escala.
¿Es lo mismo ECM que un sistema de gestión de contenidos (CMS)?
No. Un CMS gestiona el contenido digital de sitios web e intranets. Ayuda a los equipos a crear, editar y publicar páginas y medios en línea.
ECM gestiona el contenido empresarial interno. Gobierna documentos como facturas, archivos de RRHH, contratos y registros de cumplimiento. Mientras que un CMS impulsa el contenido de cara al público, ECM controla la información que respalda las operaciones internas de la empresa.
Ambos pueden coexistir. Un CMS gestiona su sitio web. ECM garantiza que sus conocimientos y registros internos estén estructurados, seguros y sean fáciles de encontrar.
¿Cuál es la diferencia entre ECM y ERP?
Los sistemas ERP gestionan datos estructurados para procesos empresariales básicos como las finanzas, los recursos humanos y la cadena de suministro. Gestionan transacciones, calendarios y nóminas.
ECM gestiona el contenido no estructurado que sirve de soporte a esos procesos. Por ejemplo, ERP registra un pedido de compra. ECM almacena la factura, el contrato y el rastro de correo electrónico relacionados.
Juntos, ERP y ECM ofrecen las dos caras de la moneda: ERP rastrea los datos, mientras que ECM gestiona los documentos de apoyo.
¿Cuál es la diferencia entre ECM y gestión de activos digitales (DAM)?
Un sistema DAM está diseñado para medios ricos como imágenes, vídeo, audio y archivos creativos. Permite a los equipos de marketing y diseño organizar y compartir activos de marca con funciones como previsualizaciones, conversiones y etiquetado.
La ECM abarca una gama más amplia de contenidos, pero no está especializada en medios de comunicación. Regula contratos, registros de cumplimiento y documentos operativos, al tiempo que es capaz de almacenar archivos multimedia. Muchas organizaciones utilizan ambos: DAM para flujos de trabajo creativos y ECM para el gobierno de la información empresarial.
¿Incluye un ECM funciones de automatización de flujos de trabajo o BPM?
Sí. La mayoría de las plataformas ECM incluyen automatización de flujos de trabajo para enviar documentos a revisión, aprobación o firma. Muchas ofrecen también herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) para automatizar procesos interdepartamentales de mayor envergadura.
Esto es lo que diferencia a ECM del simple almacenamiento de archivos. No solo mantiene los documentos a salvo, sino que garantiza que siguen el proceso correcto y se gestionan de forma coherente.
¿Cuál es la diferencia entre ECM cloud-first e híbrido?
Un ECM cloud-first se ejecuta completamente en la nube. Ofrece una rápida implantación, escalabilidad y actualizaciones gestionadas por el proveedor.
Un ECM híbrido combina servicios en la nube con repositorios locales. Este enfoque funciona bien para las organizaciones que quieren la flexibilidad de la nube pero deben mantener los datos sensibles o regulados en servidores locales.
Cloud-first es fácil de gestionar. El híbrido ofrece más control para los sectores con necesidades de cumplimiento estrictas.
Elegir ECM para una gestión de contenidos más inteligente y unificada
La gestión de contenidos empresariales ofrece capacidades más amplias que cualquier sistema por sí solo. Mientras que las herramientas DMS, CMS, ERP y DAM desempeñan cada una una función, ECM unifica la gestión de contenidos en toda la empresa mediante la gobernanza, la automatización y la integración. Para las organizaciones que gestionan volúmenes crecientes de información, ECM es la base de unas operaciones coherentes, conformes y eficientes.
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