Integración del software de gestión documental
El software empresarial es sinónimo de eficacia. Las distintas soluciones deben poder "hablar" entre sí. Muchos procesos empresariales deben integrar o interactuar con datos de varios programas de software. Los trabajadores del conocimiento necesitan completar estos procesos sin tener que volver a introducir o reformatear los datos.
ERP, CRM, y sistemas de gestión de documentos
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son universales en los ámbitos empresarial, no lucrativo y público.
Los ERP eficaces ayudan a los trabajadores del conocimiento en muchas funciones, desde la contabilidad a los RRHH o las compras. Los ERP les permiten trabajar de forma más inteligente. Los ERP han sido los principales impulsores de la automatización de los procesos empresariales. En los últimos 30 años, también han sido uno de los principales agentes de la transformación digital y la mejora de la eficiencia.
Los ERP más populares son:
- SAP
- NetSuite
- Microsoft Dynamics 365
Los programas informáticos de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) son otra solución informática habitual. Gestionan los datos de los clientes para contribuir al éxito de las ventas y el marketing. Son un motor clave de la automatización del trabajo del conocimiento y de la automatización de la información en la pila tecnológica.
Los CRM más populares son:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
- HubSpot
- Lunes.com
Los programas de gestión de documentos son comunes en organizaciones que tienen muchos procesos centrados en documentos. Entre estas organizaciones se encuentran bufetes de abogados, servicios profesionales y empresas de ingeniería. El tipo de documento utilizado varía desde Microsoft Word hasta documentos de diseño asistido por ordenador (CAD).
Un sistema de gestión documental (SGD) utiliza metadatos para que los usuarios del conocimiento encuentren, utilicen y compartan los documentos más fácilmente. Son como archivadores digitales, pero con más funciones. Los sistemas de gestión de documentos también ayudan a automatizar los flujos de trabajo.
Integración del software de gestión documental: Consideraciones y ventajas
La integración hace que los datos de un programa informático se combinen con los de otros programas. Los directivos consideran que la integración de datos es un motor esencial de la automatización de la información.
¿Por qué es tan importante la integración con otras plataformas para la gestión documental? Para las organizaciones que utilizan este tipo de soluciones, los CRM, los ERP y el software de gestión del conocimiento interactúan de muchas maneras.
Por ejemplo, los CRM producen más documentos de los que las organizaciones pueden rastrear. Se trata de propuestas, presentaciones, contratos, órdenes de compra y correos electrónicos.
Los CRM como Salesforce y Microsoft Dynamics 365 optimizan la gestión de contactos y la generación de informes. Sin embargo, cuando se trata de gestionar documentos, algunas organizaciones prefieren una solución inteligente de procesamiento de documentos que ofrezca ventajas tangibles más allá de las capacidades integradas de almacenamiento de archivos electrónicos.
Las soluciones especializadas, como los sistemas de software de gestión de documentos en la nube, suelen ser más adecuadas para los procesos centrados en los documentos. Utilizan un método de gestión de documentos basado en metadatos que aumenta la productividad y elimina el caos de la información.
Con funciones de control como la configuración granular de permisos, el software de gestión documental protege la seguridad de los documentos. También ayuda a cumplir la normativa.
Integración del software de gestión documental con CRM
Un mismo proceso empresarial puede utilizar varios programas de software. Las integraciones básicas garantizan que los trabajadores no tengan que volver a introducir los datos cuando pasan de un sistema a otro. Las integraciones superiores permiten a los usuarios completar tareas dentro de una única interfaz de usuario. Esto normalmente requeriría navegar entre varias aplicaciones.
Las integraciones mejoran el proceso de revisión del sistema de gestión de documentos de cualquier organización. Cualquier proveedor de software de calidad debería ofrecer integración con un sitio web preferido CRM.
Las organizaciones que utilizan Salesforce deben asegurarse de que el contenido de Salesforce se puede encontrar, acceder y gestionar fácilmente en todo el sistema de gestión de documentos digitales. Esta integración simplifica la recuperación de documentos.
Las organizaciones orientadas al futuro deben asegurarse de que las integraciones funcionan en todas las direcciones. Las soluciones de gestión de documentos de extremo a extremo permiten a los usuarios ver y modificar contenido desde un sistema y con datos de otros sistemas y repositorios. Y esto debe ocurrir dentro de la interfaz de usuario de Salesforce.
Integración del software de gestión documental con el ERP
Al igual que los CRM, los ERP no suelen ser un sistema de archivo digital óptimo. Los programas de gestión especializados ofrecen una gama completa de funciones de control documental.
Los usuarios de ERP que aborden procesos centrados en documentos deben asegurarse de que el software de gestión documental que elijan ofrezca integraciones de primer nivel. De este modo, podrán utilizar la solución de gestión documental para almacenar documentos para el ERP según lo previsto.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué pueden ganar los trabajadores del conocimiento con la gestión de documentos?
Los sistemas de gestión de documentos ofrecen a las organizaciones una reducción de costes y un aumento de la productividad.
Además, las soluciones de gestión de documentos ahorran tiempo a los trabajadores en todas las categorías de trabajo del conocimiento. Los trabajadores del conocimiento dedican menos tiempo a tareas mundanas o repetitivas. El software de gestión de documentos también reduce los errores humanos. Esto libera más tiempo para centrarse en el pensamiento de alto nivel y la resolución de problemas complejos.
¿Qué es un documento controlado?
Unos mecanismos de control documental suficientes, como los permisos basados en funciones, son una medida de seguridad fundamental para proteger los documentos confidenciales frente a las filtraciones de datos. El software de control de documentos garantiza que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a cualquier archivo. ¿Cómo? Limitando el acceso a los documentos. Este acceso puede basarse en funciones, grupos o propiedades de metadatos del documento.
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