Redefinición de la gestión de documentos con IA

M-Files fundó con el objetivo de ayudar a los trabajadores del conocimiento a trabajar de forma más inteligente

M-Files fundó hace dos décadas partiendo de una idea sencilla: ¿y si los documentos se pudieran organizar en función de lo que son, en lugar de dónde se encuentran? ¿Y si los usuarios pudieran guardar los documentos una sola vez, pero verlos, organizarlos y encontrarlos de múltiples formas según sus necesidades específicas? Esto liberaría a las organizaciones de la necesidad de definir una estructura de carpetas que satisfaga a todo el mundo y a los usuarios de tener que recordar dónde se supone que deben guardarse los documentos.

Después de que la primera idea obtuviera alas, surgió otra idea novedosa: los documentos nunca son independientes, sino que siempre están conectados a algún contexto o proceso empresarial. ¿Y si pudiéramos aprovechar lo que ya sabemos sobre los documentos y aplicar automáticamente procesos empresariales y normas de gobernanza? Este planteamiento eliminaría el esfuerzo manual de los usuarios y ayudaría a las organizaciones a cumplir las políticas internas y las normativas externas.

Aunque M-Files seguido innovando en sus productos y ampliando sus capacidades, estas dos ideas fundamentales han seguido siendo el núcleo de nuestra empresa durante dos décadas y, en la actualidad, contamos con más de 5000 clientes en más de 100 países, a los que ayudamos a que los trabajadores del conocimiento encuentren la información más rápidamente, trabajen de forma más inteligente y garanticen la seguridad y el cumplimiento normativo. Nuestro fundador e innovador de productos sigue participando activamente, impulsándonos hacia las próximas oleadas de excelencia tecnológica, y estamos en una posición inmejorable para aprovechar la IA generativa en nuestra misión de ayudar a los trabajadores del conocimiento a trabajar de forma más inteligente.

Nuestro enfoque es único en el mercado de la gestión de la información

Todos los proveedores del mercado de la gestión documental ofrecen, en teoría, capacidades similares: todos gestionan documentos y metadatos en cierta medida y cuentan con flujos de trabajo documentales y capacidades de gestión de procesos empresariales. Sin embargo, el enfoque M-Files y basado en metadatos M-Files sigue siendo único en el mercado. A diferencia de otros proveedores, contamos con un modelo de información orientado a objetos que puede utilizarse para gestionar cualquier tipo de información empresarial, además de los documentos. Nuestra capacidad para extraer datos maestros de múltiples sistemas empresariales, crear relaciones entre objetos de negocio y documentos, e impulsar los procesos de negocio asociados en una única solución integrada es única. Esto también constituye una base perfecta para aprovechar la IA generativa (GenAI), ya que esta necesita datos seleccionados en su contexto para proporcionar respuestas precisas y relevantes.

Aunque estas capacidades crean un enorme valor para nuestros clientes, a veces son difíciles de explicar para las personas que tienen expectativas preconcebidas sobre la gestión de documentos. Las categorías de mercado ayudan a comprender los productos, permiten compararlos, crean un vocabulario común y abren las puertas a las empresas de análisis para describir los mercados o a los sitios de reseñas de software para recoger las opiniones de los usuarios finales.

Sin embargo, si los productos no son fáciles de clasificar, porque ofrecen una diferenciación competitiva, ¿cómo pueden compararse adecuadamente?

La automatización del trabajo del conocimiento describe lo que hacemos, no el segmento al que pertenecemos

La mayoría de los trabajadores modernos se están convirtiendo gradualmente en trabajadores del conocimiento, y este trabajo es altamente colaborativo e implica leer, escribir y procesar mucha información. En muchos sectores, esa información requiere una sólida gobernanza por motivos de sensibilidad, reglamentación o normativa.

La aparición de la GenAI ha creado nuevas e importantes oportunidades en la forma en que la automatización basada en software puede transformar los procesos empresariales que implican documentos e información no estructurada. Según nuestra experiencia, las expectativas de los clientes han empezado a ir más allá de la gestión tradicional de documentos, la colaboración y los casos de uso transaccional para incluir la necesidad de automatizar la mayor parte posible del trabajo del conocimiento. De este modo, los trabajadores del conocimiento pueden centrarse en el trabajo que importa y no tienen que cargar con tareas administrativas. Hemos adoptado el concepto de automatización del trabajo del conocimiento en el núcleo de nuestro posicionamiento, ya que habla del hecho de que podemos permitir a los clientes automatizar todos los aspectos del trabajo del conocimiento con la ayuda de las tecnologías existentes y emergentes. Para nosotros, hablar a nuestros clientes potenciales y a nuestros clientes de una manera que resuene es nuestra prioridad.

Gartner reconoce nuestra capacidad de ejecución e innovación

Gartner es la firma de análisis más referenciada que cubre el mercado de la gestión de documentos. Debido a la percepción de estancamiento del mercado, Gartner decidió interrumpir su Cuadrante Mágico de Plataformas de Servicios de Contenido en 2021. GenAI creó una oleada de innovación en ese mercado y, en respuesta, Gartner reintrodujo el Cuadrante Mágico como Cuadrante Mágico de Gestión Documental.

M-Files figurado en el Cuadrante Mágico de CSP durante más de una década. Gartner M-Files el Cuadrante Mágico de 2024 para la gestión de documentos, y obtuvimos una puntuación alta en nuestra «Capacidad de ejecución» gracias a nuestra madurez en los aspectos que los clientes valoran, entre los que se incluyen: producto/servicio, experiencia del cliente, capacidad de respuesta al mercado, viabilidad de la empresa y trayectoria. Gartner nos elogió por nuestra capacidad para ejecutar y llevar innovaciones al mercado. Nuestras capacidades integradas de IA fueron reconocidas en un Cuadrante Gartner independiente para la gestión del conocimiento mediante IA generativa y la productividad general, donde M-Files posicionó como líder.

Durante el proceso de evaluación, nos quedó claro que existían lagunas en la comprensión que tenían los analistas de nuestra visión y estrategia. Tal y como se ha comentado, M-Files único en el mercado, lo que supone un reto a la hora de encajarnos en el molde diseñado para la gestión tradicional de documentos. Esta falta de alineación afectó a nuestras puntuaciones en las categorías de «Conocimiento del mercado» y «Estrategia», lo que dio lugar a que se nos clasificara como «Retador» en lugar de como «Líder».

La orientación al cliente es un valor fundamental para M-Files

M-Files tres valores fundamentales: «Hacerlo realidad», «Ayudar a los demás» y «Amar a los clientes». La orientación al cliente ha sido un valor fundamental para nosotros desde el principio, y nuestras tasas de retención y puntuaciones de satisfacción del cliente, las mejores de su clase, demuestran que seguimos haciendo lo correcto por nuestros clientes. Interactuamos con los clientes de forma regular a través de paneles de investigación de usuarios, conferencias de usuarios globales y regionales, y programas de acompañamiento de clientes. Escuchar a los clientes y tener en cuenta sus comentarios para nuestra hoja de ruta de productos se refleja claramente en nuestra capacidad de ejecución.

Aunque siempre es un honor recibir el reconocimiento y los premios de terceros, nuestra mayor recompensa proviene de nuestros clientes. Sus comentarios nos ayudan a centrarnos en lo que realmente importa y su fidelidad constante hace que nuestro negocio siga creciendo. Cualquiera que se interese por M-Files conocer la opinión de nuestros clientes; ellos comprenden nuestro valor y lo confirman con gusto. Echa un vistazo a nuestra Voice of the Customer para ver que el 96 % de los clientes recomendaría M-Files. O consulta nuestros casos de estudio para conocer a clientes de distintos sectores y regiones, y el valor que han obtenido.

Estamos a la cabeza de la automatización del trabajo del conocimiento, y sabemos que muchos otros nos seguirán.

Si quiere saber más:

• La voz del cliente
• Gartner Informe Magic Quadrant