La transformación digital mediante inteligencia artificial (IA) se refiere al uso de la inteligencia de las máquinas para ayudar a resolver problemas y trabajar de forma más eficiente. Según Xerox, el 46% de los empleados de pequeñas y medianas empresas siguen perdiendo tiempo diariamente en flujos de trabajo ineficientes relacionados con el papel. Esto significa que los sistemas inteligentes de gestión de documentos pueden hacer mucho para mejorar estos procesos.

Las empresas que ya emplean sofisticados sistemas de gestión de documentos obtienen una ventaja competitiva. La buena noticia es que estas herramientas inteligentes pueden ayudar más cuando las organizaciones no han confiado mucho en la tecnología en el pasado y necesitan ponerse al día. Y lo que es aún mejor, los sistemas inteligentes de gestión de documentos se han vuelto accesibles y útiles para empresas de todos los tamaños y tipos.

5 mejoras vitales de la eficiencia de la IA en la gestión de documentos

Muchas organizaciones e industrias siguen luchando con los documentos en papel. Aunque la empresa no los genere, es posible que necesite utilizar formularios en papel de la Administración o de socios comerciales. Además, algunas empresas se han alejado del papel físico. Al mismo tiempo, puede que sólo hayan dado un pequeño paso hacia la digitalización adjuntando hojas de cálculo o formularios escaneados a los correos electrónicos y almacenándolos en varias unidades de disco de forma aleatoria y desorganizada. Todas estas prácticas suponen una pérdida de tiempo porque pueden dar lugar al tipo de gestión de datos deficiente que provoca documentos redundantes, incorrectos, perdidos e inseguros.

Por el contrario, considere sólo algunas formas revolucionarias en que el uso de la IA en sistemas de gestión de documentos como M-Files puede acelerar y mejorar la integridad de las prácticas empresariales habituales:

Automatizar los procesos manuales. Una vez escaneado o introducido el documento, el sistema de IA puede automatizar muchas de las tareas más pesadas y, al mismo tiempo, aplicar buenas normas. Algunos ejemplos son el uso de sistemas inteligentes para ayudar a categorizar y etiquetar las entradas, de modo que sean fáciles de encontrar la próxima vez. Esta capacidad puede acelerar los esfuerzos iniciales de digitalización y ayudar en tareas futuras. A medida que los empleados utilizan el sistema, las búsquedas eficaces suelen depender del correcto etiquetado y categorización de los documentos, pero éste es un aspecto que suele descuidarse en el momento de introducir la información. Aunque el sistema no etiquete y clasifique automáticamente, puede aplicar normas preestablecidas para garantizar que los empleados realicen este trabajo adicional cuando envíen nuevos documentos.

Acelerar la inteligencia empresarial: Los sistemas inteligentes pueden acelerar la inteligencia empresarial. Por ejemplo, la IA puede detectar patrones en grandes conjuntos de datos mucho más rápido que las personas. Por ejemplo, un responsable de contratación puede buscar en currículos con un sistema inteligente que encuentre palabras clave asociadas a personas contratadas con éxito en el pasado o basadas en reglas preestablecidas. Otro ejemplo podría ser la búsqueda de tendencias de ventas estacionales a partir de facturas o pedidos anteriores.

Aplicar una estructura a los datos no estructurados. Los informáticos están acostumbrados a ver los datos organizados en bases de datos o informes formateados. Nadie puede esperar ese tipo de organización en la mayoría de los documentos. En cambio, la comunicación suele llegar en forma de correos electrónicos, mensajes de texto, cartas o formularios de otra organización. En el pasado, había que rebuscar entre este tipo de comunicaciones para extraer y organizar la información. Hoy en día, la gestión inteligente de datos puede hacer gran parte del trabajo pesado. Como ejemplo, el blogAdobe menciona un magnífico caso de uso:

"En un ejemplo más dramático, algunas empresas están utilizando la IA y el aprendizaje automático para recorrer correos electrónicos, textos y otras comunicaciones con los clientes para entender las palabras, la semántica y los sentimientos, y conectar esos datos con la facturación y el historial de servicios para predecir quién comprará qué productos y servicios. Lo más sorprendente es que estos modelos superan con regularidad a los que solo utilizan datos estructurados."

Agilizar la preparación de documentos. En lugar de tener que enseñar a los empleados a formatear correctamente varios documentos, la IA puede simplemente solicitar la información para documentos únicos y nuevos. Por ejemplo, el sistema puede generar automáticamente un contrato de trabajo para las nuevas contrataciones, basándose en el nombre del empleado y otra información que ya tiene del proceso de contratación.

Mejorar la seguridad de los documentos. La capacidad de la IA para proteger la información puede ser una de sus mayores ventajas. El sistema de gestión de documentos puede buscar automáticamente información confidencial y marcar los documentos que la contengan. Aún mejor, el software puede detectar solicitudes inusuales de datos privados e impedir el acceso o alertar a los equipos de seguridad. Según Market Watch, muchas de las ciberamenazas actuales proceden de trabajos internos, intencionados o no. La IA puede ofrecer un arma poderosa contra todo tipo de amenazas a la seguridad de los datos.

Mejorar la calidad de los datos. El sistema inteligente de gestión de documentos puede ayudar a reducir la redundancia de datos, detectar errores de introducción y evitar que los archivos se extravíen. Las empresas necesitan buenos datos para tomar decisiones y procesar el negocio con eficacia, y esa es otra característica que la IA puede aportar.

La transformación digital basada en documentos puede agilizar la mayoría de las empresas

Desde los equipos jurídicos que necesitan analizar los documentos de descubrimiento hasta las tiendas minoristas que deben predecir las tendencias de ventas, la IA en la gestión de documentos puede mejorar la eficiencia de forma revolucionaria. Puede poner orden en el caos, ofrecer información útil e incluso ayudar a evitar incidentes tan comunes como los errores en la introducción de datos. Para sacar el máximo partido de sus valiosos datos, debería considerar la posibilidad de obtener ayuda de un sistema inteligente de gestión de documentos.