Quizás trabajes en una de las miles de organizaciones que, en los últimos años, han empezado a utilizar Microsoft Teams para reuniones, chats, videollamadas, trabajo dentro de un departamento y entre departamentos, proyectos de clientes y mucho más. O quizás tu empresa esté considerando utilizar Teams para hacer frente a la necesidad de trabajar desde casa sin dejar de ofrecer valor a los clientes.

De una forma u otra, tras el entusiasmo inicial por haber encontrado una herramienta que puede ser de gran ayuda para la comunicación y la colaboración (¡y con GIF!), probablemente hayas empezado a plantearte preguntas sobre cómo se gestionan los documentos en Microsoft Teams y cómo puedes hacer para que la creación, clasificación y archivo de dichos documentos se ajusten a las mejores prácticas y a la normativa vigente.

Hemos entrevistado a cinco profesionales de Microsoft para hablar de los retos habituales a los que se enfrentan sus clientes a la hora de utilizar Microsoft Teams para gestionar documentos, así como de sus recomendaciones para garantizar que la implantación de Teams sea un éxito. Descubre lo que estos cinco expertos de Microsoft —Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson y Sharon Weaver—tienen que decir sobre la gestión de documentos en Microsoft Teams.

Qué necesitan los empleados

Al utilizar Microsoft Teams para la gestión de documentos en tu organización, un buen punto de partida es asegurarse de que se comprenden y se tienen en cuenta las necesidades de los empleados. Según los expertos de Microsoft a los que hemos entrevistado, uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la facilidad de acceso a una amplia variedad de información.

"Según mi experiencia", afirma Sharon Weaver, CEO de Smarter Consulting, "los usuarios no quieren ir a varias ubicaciones para encontrar cosas. Es fundamental que Teams permita a los usuarios acceder fácilmente a la información desde muchos sistemas diferentes."

Un punto que también surgió durante nuestra charla con Karoliina Kettukari: "Teams es el escritorio virtual para todas las aplicaciones de Office 365, pero los trabajadores de la información tienen muchas otras aplicaciones que utilizan. Hoy en día, ya podemos integrar muchas otras aplicaciones en Teams, y creo que es el paso adelante correcto."

No se trata sólo de acceder a la información almacenada en distintos sistemas, sino también de hacerlo a tiempo y sin esfuerzo, como subraya Alan Debijadi, de Unitfly: "Tener un acceso rápido a la información cotidiana e importante siempre es útil, y el punto clave es la rapidez y la exactitud de la información. La cuestión en este sentido es: ¿Pueden los equipos cumplir eso ahora mismo? Los empleados siempre optarán por soluciones más rápidas y sencillas, y si no pueden, se quedarán con lo que les resulte más familiar".

Por supuesto, las necesidades varían de una organización a otra. No todas las empresas necesitan reunir información procedente de carpetas de red, CRM, ERP, sistemas ECM heredados y otras herramientas utilizadas en distintos departamentos. Basándose en su experiencia trabajando con clientes en Europa, Jasper Oosterveld señaló la necesidad de analizar cada situación concreta con una visión de 360 grados, al tiempo que destacó los riesgos que conlleva abordar la gestión de documentos en Microsoft Teams desde una perspectiva limitada.

«Solo hemos visto a unos pocos clientes que utilizan la función de intercambio de documentos entre Teams y, por ejemplo, un CRM . La importancia de esta función depende de los requisitos de la organización y del proceso empresarial. En mi opinión, el principal riesgo es la falta de una experiencia de búsqueda integrada dentro de Microsoft Teams en combinación con los sistemas de información externos».

Gestión de documentos en Microsoft Teams

No cabe duda de que Microsoft Teams plantea algunos retos tanto a los administradores como a los usuarios en lo que respecta a la gestión de documentos. Retos que, según Weaver, se deben principalmente a un cambio positivo con respecto al pasado.

«El mayor reto es que hay que diseñar la arquitectura en función de la relevancia del grupo, en lugar de la relevancia de la información. Teams organiza el contenido con permisos a nivel de grupo, por lo que la arquitectura debe garantizar que todos los miembros del grupo tengan acceso a ese contenido». A diferencia del enfoque tradicional, según el cual los permisos se asignan a elementos (o grupos de elementos), con Microsoft Teams la planificación debe realizarse «en torno a un grupo (o subgrupo) de miembros que necesiten acceder a la misma información, y luego agruparla por temas».

La forma en que se organiza la información dentro de cada equipo supone un reto para los administradores que están desarrollando la arquitectura de información adecuada para la implementación de Microsoft Teams. Pero también es un reto para los usuarios, a quienes les cuesta saber dónde se encuentran los documentos o cómo acceder a conversaciones anteriores con sus compañeros.

«Toda la información escrita está a la vista, pero es fácil pasarla por alto», afirmó Alan Debijadi. «El mayor reto para Microsoft Teams tiene que ver con la capacidad de búsqueda; es decir, cómo encontrar la información adecuada y cómo encontrarla rápidamente».

Jasper Oosterveld explicó muy claramente por qué ocurre esto y cuáles son las consecuencias no deseadas: "La principal información que se comparte y almacena en los equipos son los documentos. Los equipos se dividen en muchos canales. Un canal crea automáticamente una carpeta en la biblioteca de documentos de SharePoint conectada". Aquí es donde acabas cuando haces clic en la pestaña Archivos de un espacio de trabajo de Teams. "La ausencia de una experiencia de navegación de archivos integrada impide tener una visión clara de todo el contenido almacenado en un equipo, lo que provoca la duplicación de documentos y que los miembros se pierdan información valiosa."

Documentos, imágenes, grabaciones de reuniones, conversaciones privadas -y los documentos compartidos en ellas- se almacenan en lugares diferentes. La falta de un archivo central en el que todo esté almacenado y en el que se puedan hacer búsquedas es también un problema cuando se trata de temas de gobernanza de la información como el archivo, la retención de datos y el e-discovery.

Bill Tolson, uno de los principales expertos en Microsoft y cumplimiento normativo, quien recientemente escribió un artículo en el blog de Archive360 sobre este mismo tema, señaló lo siguiente durante nuestra entrevista: «Teams no cuenta con un repositorio central en el que se puedan almacenar todos los objetos de datos de Teams. En su lugar, [estos] se almacenan en OneDrive, SharePoint, buzones privados ocultos y buzones de grupo ocultos. Debido a esto, establecer políticas de retención en el contenido de Teams puede resultar complejo, ya que cada repositorio debe tener una política de retención de Teams».

Tolson también tenía algunos consejos que compartir con quienes están a punto de empezar a utilizar Teams (o ya han empezado, y aún no han prestado atención a estos temas).

"En primer lugar, debes ser consciente de lo que el archivado integrado de Teams puede y no puede hacer. A continuación, ten en cuenta que la retención de datos de Teams se reparte entre varias aplicaciones de Office 365. Y, por último, para garantizar que los datos de Teams se archivan de una manera conforme y legalmente defendible, podría ser apropiado utilizar una herramienta de terceros creada específicamente para las necesidades de archivado de Teams."

Un último tema que suele surgir cuando se habla de la gestión de documentos en Microsoft Teams es la seguridad de la información. Como señala Karoliina Kettukari: «Todo lo que hay en Teams es visible y editable para todos los miembros del equipo y los invitados, y ese es el requisito básico del trabajo intelectual moderno».

En este contexto, para contrarrestar el riesgo de que se divulgue accidentalmente información confidencial, al menos a nivel de canal, Microsoft ha lanzado recientemente los canales privados. Entre los expertos a los que hemos entrevistado, existía un amplio consenso en que los canales privados pueden ser una buena forma de garantizar la seguridad de determinados documentos.

"Hay varias formas de gestionar permisos exclusivos, pero la más sencilla para los administradores es simplemente crear un canal privado", explica Weaver. "Esto creará un sitio SharePoint separado para dar soporte a los archivos a los que sólo una parte del equipo necesita acceder. El canal sólo será visible para los miembros del canal privado, y no aparecerá para los que no tengan acceso".

Planificar con antelación

Recientemente hemos publicado un artículo en el blog titulado «7 preguntas que debes responder para utilizar Microsoft Teams de forma eficaz en la gestión de la información». En el artículo, defendimos la importancia de implementar Teams entre su plantilla con un propósito claro y una planificación adecuada, elaborando directrices e invirtiendo tiempo y recursos en formación.

Esto es especialmente cierto en lo que respecta a la gestión de documentos en Microsoft Teams, y todos los expertos a los que hemos entrevistado también han destacado la necesidad de fomentar la adopción por parte de los usuarios mediante una estrategia adecuada.

"El mayor reto para un usuario final es cuando no hay directrices claras para la gestión básica de la información", afirma Karoliina Kettukari. "¿Cuándo debo crear un nuevo equipo? ¿Cuándo es suficiente un canal? ¿Debe ser público o privado? ¿Qué tipo de documentos puedo almacenar en Teams? ¿Qué pasa con el archivo de información y la información sensible?". Estas, y otras más, son preguntas que deben responderse mucho antes de la implementación: "Piense en la gobernanza de Teams, el aprovisionamiento de equipos y el modelo de ciclo de vida, incluidas las directrices de gestión de documentos, y téngalas en cuenta incluso antes de asignar licencias a los usuarios finales. Simplifícalo, crea directrices visuales y esfuérzate por comunicarlas".

Jasper Oosterveld recomienda organizar un taller preliminar en el que participen las distintas partes interesadas. «Recomiendo encarecidamente comenzar con un taller sobre gobernanza. El resultado de este taller será una estrategia de gobernanza para la implementación de Microsoft Teams en la organización, con el fin de garantizar la calidad de Microsoft Teams en la misma».

Una vez establecido el plan de gobernanza, Sharon Weaver ofrece algunos consejos muy interesantes sobre cómo comunicarlo. Implemente una mezcla de formación grabada y en directo junto con un seguimiento y horas de oficina dedicadas a las preguntas y respuestas para asegurarse de que sus usuarios entienden cómo va a utilizar Teams su empresa".

"Además, empieza con unos cuantos equipos piloto que tengan una gran actitud y cuenten a todo el mundo su éxito. Al mostrar a tus usuarios ejemplos de formas en que otros utilizan Teams con éxito en el marco de los planes de gobernanza implantados, les permite ver que pueden acceder rápidamente a la información que necesitan y limitar el acceso a la información que no necesitan."

Reflexiones finales

Cuando se trata de mantener informados a los compañeros de trabajo, organizar una videollamada o acordar los próximos pasos a seguir en un proyecto con un cliente, Microsoft Teams resulta bastante intuitivo y probablemente no requiera una planificación ni una formación exhaustivas. Al fin y al cabo, encaja perfectamente en la tendencia actual de las herramientas de comunicación a las que nos hemos ido acostumbrando cada vez más, y cuyo objetivo principal es facilitar a los empleados la colaboración y el intercambio de información, sin los obstáculos de los sistemas más tradicionales.

Sin embargo, es probablemente esta misma familiaridad e intuitividad lo que convierte a Teams en un reto tanto para los administradores como para los usuarios finales a la hora de garantizar que los documentos y la información se gestionan de acuerdo con las normas internas y externas.

Los empleados no siempre entienden que lo que dicen o comparten en un chat privado con un colega puede exponer a su organización a distintos tipos de riesgo. Al mismo tiempo, como dice Bill Tolson, siguen operando principalmente bajo el supuesto de que sus datos de trabajo son suyos, "y los controlan localmente haciéndolos casi invisibles para los abogados y aumentando drásticamente los costes de cobro."

Por eso es importante que los directivos y los responsables de TI tomen la iniciativa y planifiquen cuidadosamente la implantación de Teams (y de otras herramientas), involucren a las partes interesadas desde el principio en una conversación sobre las necesidades y lo que hay que tener, e inviertan en formación inicial y continua.

Los cinco expertos de Microsoft a los que hemos entrevistado no han dejado pasar la oportunidad de compartir su punto de vista al respecto con nuestro público, y les estamos profundamente agradecidos por su tiempo y sus aportaciones. Para terminar, con un brillante recordatorio compartido por Karoliina Kettukari, es importante tener en cuenta que, a falta de una mejor comprensión y de directrices claras, «los empleados acabarán trabajando con los métodos y las herramientas de siempre, porque es lo que conocen. Lo desconocido y lo que no está claro siempre da más miedo».

Acerca de los expertos de Microsoft

Alan Debijadi

Alan Debijadi es cofundador y Director de Operaciones de Unitflyuna empresa que conecta la tecnología adecuada y los negocios. Ha sido arquitecto de software sénior en una de las principales empresas croatas de TI y ha trabajado en la integración y automatización de diferentes sistemas empresariales, soluciones locales y en la nube.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari es consultora de adopción de Teams y MVP de Microsoft. Acompaña a las empresas en su proceso de transformación digital y ayuda a las organizaciones a desarrollar un trabajo en equipo moderno y a mejorar las comunicaciones internas con la ayuda de Teams y otras herramientas de Office 365.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld trabaja como consultor para una empresa neerlandesa llamada InSpark. En su puesto, asesora a los clientes en la implementación, la gestión y la adopción de Microsoft Teams. Además, ha sido nombrado seis veces MVP de Microsoft en la categoría de Aplicaciones y Servicios de Office.

Bill Tolson

Bill Tolson es Vicepresidente de Cumplimiento Global y eDiscovery en Archive360. Cuenta con más de 20 años de experiencia en los sectores del archivado, el gobierno de la información y el eDiscovery. Es ponente habitual en eventos del sector jurídico y del gobierno de la información y autor de cuatro libros electrónicos sobre el tema.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, presidenta y directora ejecutiva de Smarter Consulting, es formadora certificada por Microsoft y experta en Microsoft Office 365, mejora de procesos y productividad. Sharon imparte charlas profesionales en eventos locales, nacionales e internacionales e imparte cursos sobre temas como Office 365, análisis empresarial, Six Sigma y liderazgo.