En julio, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) publicó un documento de orientación con gran cantidad de información basada en pruebas sobre las posibles ganancias de productividad derivadas del teletrabajo en la era posterior a COVID-19.

TL;DR La eficiencia de los trabajadores mejora con niveles bajos de teletrabajo pero disminuye con un "teletrabajo excesivo", lo que implica un "punto óptimo" en el que la eficiencia de los trabajadores - y por tanto la productividad - se maximiza a niveles intermedios de teletrabajo.

En primer lugar, cuatro temas clave del artículo, respaldados por datos y pruebas:

• El trabajo a distancia puede ser un elemento permanente después de COVID-19.
• El trabajo a distancia varía sustancialmente entre países, sectores, profesiones y empresas.
• A largo plazo, el trabajo a distancia tiene potencial para mejorar la productividad y el bienestar de los trabajadores, pero conlleva cierta ambigüedad y riesgo en su impacto global.
• Para minimizar el riesgo de perjudicar la innovación a largo plazo y el bienestar de los trabajadores, el trabajo a distancia debe ser una opción y no "exagerarse".

Hemos querido dedicar un momento a ofrecerles una breve sinopsis de algunas de las conclusiones más interesantes y prácticas.

El trabajo a distancia afecta a la productividad en estos 2 canales principales

Quizás una de las secciones más convincentes del informe, expone los dos factores principales que determinan el impacto del teletrabajo en las empresas y el personal.

El teletrabajo puede mejorar u obstaculizar el rendimiento de la empresa, y su efecto global depende en gran medida de dos canales principales:

1. Un canal directo afecta a los resultados de la empresa al modificar la eficacia, la motivación y la creación de conocimientos de los trabajadores.
2. Un canal indirecto es que el teletrabajo facilite reducciones de costes que liberen recursos para la innovación y la reorganización que aumenten la productividad.

El camino hacia el aumento de la productividad está trazado en este modelo:

¿El trabajo a distancia mejorará o perjudicará a su empresa? Estos son los 4 factores determinantes

Según el modelo anterior, hay cuatro factores principales que determinarán si el trabajo a distancia ayudará o perjudicará a la productividad de su empresa:

1 | Satisfacción de los trabajadores

Éste puede romperse de dos maneras diferentes. "El teletrabajo puede mejorar el rendimiento de la empresa al aumentar la satisfacción de los trabajadores y, por tanto, su eficiencia, por ejemplo, mediante un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, menos desplazamientos o menos distracciones que lleven a un trabajo más concentrado o a un menor absentismo. Sin embargo, también es posible que la satisfacción del trabajador disminuya con el teletrabajo, por ejemplo, debido a la soledad, a las horas extras ocultas y a la fusión de la vida privada y laboral, o a un entorno de trabajo inadecuado en casa."

Por eso es importante dar a los trabajadores la opción de trabajar a distancia y ofrecer un entorno laboral flexible en el que los empleados puedan elegir lo que más les convenga.

2 | Reducción de costes

El teletrabajo también puede mejorar el rendimiento de la empresa al facilitar la reducción de costes. Esto ocurre de varias maneras:

• Menores costes de capital al reducir el espacio de oficinas y los equipos que necesita la empresa.
• Los costes laborales pueden reducirse, ya que el teletrabajo amplía el número de trabajadores entre los que pueden elegir las empresas.
• Los costes de contratación pueden disminuir si la mayor satisfacción de los trabajadores reduce las bajas voluntarias y la rotación.
• Atraer potencialmente a trabajadores con salarios más bajos que los que tendrían de otro modo -en particular si se combinan con otras medidas que mejoran el equilibrio entre la vida laboral y personal, como la flexibilidad horaria-, en la medida en que los trabajadores estén dispuestos a renunciar a un salario más elevado a cambio de estas comodidades.

3 | Comunicación

El informe señala que la reducción de las interacciones en persona -y de la calidad de la comunicación, en general- puede mermar la productividad. "Numerosos datos avalan la idea de que las reuniones personales permiten una comunicación más eficaz que otras formas más remotas como el correo electrónico, el chat o las llamadas telefónicas. Por ejemplo, se ha demostrado que la comunicación personal es más convincente, atrae más la atención o permite observar mejor las pistas sociales. Las formas de comunicación perturbadoras pueden surgir para compensar la falta de comunicación personal, por ejemplo, el aumento del tráfico de correos electrónicos o las reuniones virtuales."

Sin embargo, como hemos mencionado en artículos anteriores, al incorporar herramientas de comunicación como Slack, Microsoft Teams y otras, las empresas deben tener cuidado con las implementaciones chapuceras que ignoran las ramificaciones para la seguridad de la información y la gobernanza.

4 | Flujos de conocimiento

Este factor nos es muy cercano en M-Files. La falta de interacción personal puede disminuir los flujos de conocimiento entre los empleados. En M-Files, algunas de las piedras angulares de nuestra solución de gestión de la información son:

• La posibilidad de compartir información fácilmente con los compañeros
• Mejorar la visibilidad de la información crítica y útil
• El flujo de información entre individuos, departamentos, unidades de negocio y partes externas.

Los trabajadores aprenden de los encuentros en persona con sus colegas -charlas en la fuente, pasarse por el despacho de un compañero- y no hay que subestimar esa interacción. El informe afirma: "La innovación depende en gran medida de que se compartan los conocimientos: 'Lo que sabe cada individuo es menos importante. Lo que cuenta es el conocimiento colectivo'".

Para compensar en un entorno de trabajo remoto, las empresas deben reorientar sus esfuerzos de digitalización para promover el intercambio de conocimientos en ausencia de compromiso interpersonal. Y para ello, las herramientas de gestión de la información como M-Files son absolutamente fundamentales para garantizar un flujo de conocimientos saludable.

En los entornos de trabajo a distancia, hay un punto de rendimiento decreciente

El informe continúa explicando que, efectivamente, existe un punto de rendimiento decreciente con el teletrabajo. En resumen, la satisfacción de los trabajadores aumenta en un entorno de trabajo a distancia, lo suficiente como para compensar los efectos potencialmente negativos sobre la comunicación, los flujos de conocimiento y la supervisión directiva.

"A su vez, es probable que la fuerza relativa de estos canales dependa de la intensidad del teletrabajo: el efecto negativo debido a la falta de interacciones personales probablemente se hace más fuerte con la intensidad del teletrabajo, ya que disminuyen las oportunidades de comunicación en persona, mientras que la satisfacción del trabajador mejora con niveles bajos de teletrabajo, pero puede resentirse con un teletrabajo "excesivo", por ejemplo, debido a la soledad o a la fusión de la vida privada y profesional."

Por tanto, existe un punto óptimo para maximizar la productividad. No ofrecer trabajo a distancia es malo. Demasiado trabajo a distancia también es malo.

En última instancia, las empresas deben determinar por sí mismas dónde está ese punto de rendimiento decreciente y aspirar a crear un lugar de trabajo más flexible en el que los empleados tengan la opción de elegir el volumen de trabajo a distancia que más les convenga.

Y para mantener la productividad, necesitan estar equipados con soluciones digitales como la comunicación, la colaboración y la gestión de la información, como mínimo.