Connexions aux Sources Externes

M-Files propose des méthodes flexibles pour la présentation des informations ainsi que pour le transfert depuis des sources externes. Par exemple, des bases de données sont requises pour prendre en charge les connexions OLE DB ou Open Database Connectivity (ODBC). La connexion à la base de données peut être en lecture seule ou lecture-écriture. Avec une connexion en lecture seule, M-Files peut lire les informations d'une base de données externe, comme une base de données client, mais vous ne pourrez pas y ajouter de nouvelles données via M-Files. Avec une connexion en lecture-écriture, les modifications et les ajouts effectués dans M-Files sont enregistrés dans la base de données externe.

Un bon exemple de connexion à une base de données externe est celui de la connexion entre M-Files et une base de données Clients externe. Plusieurs organisations possèdent déjà une grande base de données clientèle comportant des tables renseignées avec les informations relatives aux clients. Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle proposition dans M-Files, il est normal que les informations existantes relatives au client soient également renseignées. M-Files peut être configuré en vue d’importer les informations sur les clients depuis une base de données externe. Il est ensuite possible d'accéder directement aux informations, par exemple, depuis la fiche de métadonnées, lorsqu'un nouveau document est créé.

Vous pouvez aussi importer et lier des fichiers existants depuis des objets externes. Cela facilite et accélère le déploiement de M-Files, car tous les fichiers existants sont accessibles depuis M-Files sans nécessiter de transfert fastidieux. Si vous accédez aux fichiers via M-Files, il convient de les enrichir simultanément avec des métadonnées. De plus, un historique des versions est notamment créé dans M-Files. Une modification simultanée est évitée et, grâce aux tâches programmées de M-Files, les sauvegardes sont faciles à gérer. L'ajout de métadonnées vous permet également de mieux tirer parti des possibilités de recherche de M-Files.