M-Files Admin

M-Files Admin est un outil qui sert à gérer et maintenir les coffres M-Files et les connexions M-Files Server.

M-Files Server est le cœur de l'architecture du système M-Files. Il enregistre tous les objets (ex : documents, employés et clients), contrôle les droits d'accès, enregistre les modifications effectuées sur les objets (historique des versions) et permet à l'administrateur de configurer des connexions avec des systèmes tiers (ex : base clients). En bref, M-Files Server enregistre et contrôle toutes les informations liées au système M-Files.

Techniquement, M-Files Server, comme M-Files Desktop, est un service. Cela signifie que M-Files Server démarre automatiquement lorsque l'ordinateur du serveur démarre. Le logiciel M-Files Server est donc exécuté même si aucun utilisateur n'est connecté sur l'ordinateur exécutant le logiciel M-Files Server.



La fenêtre principale M-Files Admin affiche les différents niveaux d'un coffre.

Terminologie M-Files Admin

Compte de connexion

Le M-Files Server compte de connexion qui est utilisé pour se connecter à M-Files Server et sur la base duquel de nouveaux utilisateurs peuvent être déclarés pour accéder à un coffre.

Métadonnées

Dans M-Files Admin, vous pouvez modifier la structure des métadonnées (par exemple liste de valeurs, définitions de propriétés, classes de documents et groupes de classes de documents) et créer de nouvelles métadonnées. Lors de l'utilisation courante de M-Files, vous spécifiez seulement les valeurs de ces métadonnées. Comparez à Terminologie M-Files.

Type d'Objet

Parallèlement aux documents, vous pouvez gérer d'autres objets tels que les clients et les projets. Ces définitions d'ensembles de données sont des types d'objets. Document est un type d'objet.

Définition de propriétés

Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminer les propriétés associées aux classes de documents. Une définition de propriété est utilisée pour définir le nom de la propriété (qui doit être descriptif) et le type de données, qui détermine le type de données saisies (en rapport avec la propriété).

Rôle

Les rôles sont utilisés pour attribuer aux utilisateurs des droits qui concernent principalement l'administration de M-Files Server. Les autorisations obtenues par le biais de rôles prennent toujours l'ascendant sur les autorisations attribuées aux documents et objets. Si un utilisateur a tous les droits d'administration d'un coffre, il peut accéder à tous les documents, même si l'autorisation d'accès à des documents particuliers a été refusée spécifiquement à cet utilisateur.

Administration système

Un administrateur système est un utilisateur à qui a été attribué le rôle d'administrateur système. Un administrateur système a systématiquement toutes les autorisations pour tous les coffres ; il peut donc exécuter toutes les commandes de M-Files. Un administrateur système peut attribuer le rôle d'administrateur système à tout autre utilisateur. Cependant, un administrateur système ne peut pas se connecter à un coffre s'il n'a pas été déclaré comme utilisateur de ce coffre.

Utilisateur

Utilisateur de M-Files qui, au niveau du serveur, peut être soit un utilisateur courant, soit un administrateur système. Les utilisateurs peuvent être ajoutés aux coffres souhaités et leurs droits d'administration des coffres dépendent du rôle qui leur est attribué au niveau de chaque coffre. Au niveau du coffre, les rôles déterminent principalement les droits d'administration des documents. Des droits standards pour les utilisateurs courants sont également attribués par l'intermédiaire de rôles.

Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et utilisateurs internes. Par exemple, vous pouvez définir vos clients comme des utilisateurs externes. Les utilisateurs externes ne peuvent que consulter et accéder aux documents et objets spécifiquement marqués comme accessibles par eux. Par défaut, ils n'ont la permission de ne voir aucun document.

Groupe d'utilisateurs

Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs sur le serveur M-Files auquel des utilisateurs individuels peuvent être ajoutés. Chaque utilisateur appartient automatiquement au groupe Tous les utilisateurs internes et externes. En outre, chaque utilisateur interne appartient automatiquement au groupe Tous les utilisateurs internes. Les groupes d'utilisateurs sont définis au niveau du coffre. Des groupes d’utilisateurs peuvent être utilisés pour définir les autorisations attribuées à un objet, c'est-à-dire, pour spécifier quels utilisateurs peuvent y accéder.

Liste de valeurs

Une liste de valeurs est une liste contenant diverses valeurs, comme les noms de tous les clients. La même liste de valeurs peut être utilisée dans plusieurs propriétés différentes.

Coffre

Le coffre de documents est géré par M-Files Admin. C'est ce composant qui vous permet d'ajouter des utilisateurs au coffre, de modifier la structure des métadonnées des objets et de configurer des vues pour tous les utilisateurs. Reportez-vous également à Terminologie M-Files.

Workflow

Les flux de travail définissent la manière dont l'organisation gère un processus. Un exemple de flux de travail est le traitement des factures. Le flux de travail a des états et des définitions pour les acteurs exécutant les tâches, les autorisations et les transitions d'étapes.