Maintenance du coffre

Recommandations de maintenance

Récapitulatif des opérations de maintenance recommandées :

La maintenance régulière du coffre garantit de hautes performances, y compris pour les coffres contenant un grand nombre d’objets. Le sous-menu Maintenance d'un coffre dans M-Files Admin contient les commandes permettant de vérifier et d'optimiser l'intégrité de la structure de la base de données interne. Il contient également des commandes permettant de reconstruire l’index de recherche plein texte et de rafraîchir les vignettes dans le coffre. Il est également important de contrôler régulièrement l’intégrité de votre coffre et des sauvegardes de la base de données principale. Reportez-vous également à Optimisation manuelle.

Optimisation de la base de données

Le but de l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) est d'améliorer les performances de la base de données du coffre. Cette opération défragmente les index, actualise les statistiques de base de données et comprime l'index de recherche plein texte.

M-Files exécute automatiquement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) une fois par semaine. Vous n'avez normalement pas à le faire vous-même. Si toutefois le coffre répond de façon anormalement lente, il peut être nécessaire d'exécuter cette opération. Cela peut arriver après qu’un grand nombre d’objets a été importé dans le coffre (par exemple, si le nombre d’objets dans un coffre utilisant Firebird comme gestionnaire de base de données augmente rapidement de 0 à 10 000 objets).

Vous pouvez d'abord exécuter cette opération en mode rapide, mais nous recommandons d’utiliser le mode approfondi dans la plupart des cas.

Les tâches suivantes sont réalisées lorsque vous exécutez l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) :
  1. Mise du coffre hors ligne (pour les coffres qui utilisent Firebird ou Microsoft SQL Server comme gestionnaire de base de données)
  2. Reconstruction de l'index des métadonnées
  3. Recalcul du score des objets
  4. Nettoyage des listes de contrôle d'accès inutilisées
  5. Purge des journaux de modification des types d'objets
  6. Mise à niveau de la base de données du coffre pour améliorer les performances
  7. Sauvegarde des métadonnées (uniquement pour les coffres qui utilisent Firebird comme gestionnaire de base de données)
  8. Restauration des métadonnées (uniquement pour les coffres qui utilisent Firebird comme gestionnaire de base de données)
  9. Reconstruction de l'indexation de la base de données
  10. Mise à jour des statistiques des objets de la base de données
  11. Compression des index de recherche plein-texte
  12. Finalisation de l'opération
  13. Mise du coffre en ligne (uniquement pour les coffres qui utilisent Firebird comme gestionnaire de base de données)
Les tâches suivantes sont réalisées lorsque vous exécutez l'opération Optimiser la Base de Données (Rapide) :
  1. Reconstruction de l'index des métadonnées
  2. Recalcul du score des objets
  3. Purge des journaux de modification des types d'objets
  4. Mise à jour des statistiques des objets de la base de données

Mise à jour de l'état de cryptage des fichiers existants

La sélection du paramètre Activer le chiffrement des données au repos dans les Propriétés Avancées du Coffre de documents a un effet sur le fonctionnement de l'opération Actualiser·l'Etat·de·Chiffrement·des·Fichiers·Existants :
  • Si l’option Activer le chiffrement des données au repos est sélectionnée, tous les fichiers du coffre qui n'étaient pas chiffrés sont désormais chiffrés.
  • Si l'option Activer le chiffrement des données au repos n'est pas sélectionnée, le chiffrement de tous les fichiers chiffrés du coffre est supprimé.

Reconstruction de l'index de la recherche plein-texte

Cette opération reconstruit entièrement l’index de recherche plein texte et peut prendre beaucoup de temps dans les grands référentiels. Par exemple, dans les coffres ayant des dizaines de giga-octets de données, l’opération peut prendre plusieurs jours.

Nous recommandons d’exécuter cette opération si vous pensez que l’index de recherche est corrompu ou si les opérations de recherche sont plus lentes que d’habitude. Dans les grands référentiels, en particulier si les objets sont fréquemment modifiés, nous recommandons d’exécuter cette opération deux fois par an.
Remarque : Généralement, l’opération désactive les fonctions de recherche dans le coffre. Consultez Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index dans la base de connaissances de M-Files pour obtenir des instructions sur la façon de procéder à la reconstruction sans désactiver les fonctions de recherche pendant la durée de l’opération.

Rafraîchissement des vignettes

Vous pouvez réinitialiser le cache des vignettes pour le coffre si vous utilisez la vue vignette dans M-Files Desktop et si les images ne fonctionnent pas correctement. Cela peut arriver, par exemple, après avoir installé un logiciel capable d’afficher des vignettes qui ne pouvaient pas être affichées précédemment.

Utilisation de Vérifier et Réparer

Vous pouvez utiliser cette opération pour vérifier que la base de données est intacte et que toutes les données ont été enregistrées correctement dans M-Files.

Si des erreurs sont détectées, M-Files en répare certaines automatiquement, mais certaines erreurs nécessitent des actions de la part de l'utilisateur. S’il y a des erreurs qui ne peuvent pas être résolues automatiquement ou que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, contactez notre service client à l'adresse [email protected].

Les tâches suivantes sont réalisées lorsque vous exécutez l'opération Vérifier et Réparer :
  1. Vérification des informations du coffre
  2. Vérification des enregistrements spéciaux
  3. Vérification des données
  4. Vérification des fichiers physiques de données
  5. Vérification des fichiers
  6. Vérification des liens de fichier
  7. Vérification des versions d'objet
  8. Vérification des propriétés d'objet (contrôles sommaires d'intégrité)
  9. Vérification des propriétés d'objet (contrôles approfondis d'intégrité)
  10. Finalisation de l'opération

L'opération Vérifier et Réparer (Approfondi) peut prendre du temps pour les grands coffres. Nous vous recommandons donc d'utiliser cette opération en mode rapide deux fois par an.

Les étapes réalisées au cours des opérations Vérifier et Réparer (Rapide) et Vérifier et Réparer (Approfondi) sont les mêmes sauf pour la vérification des fichiers physiques de données (étape 4). Lors de cette étape, le mode approfondi vérifie si les checksums des fichiers physiques dans l’emplacement des fichiers du coffre correspondent à ceux rapportés par la base de données des métadonnées.

Nettoyage des coffres

Lorsque vous nettoyez les coffres, vous libérez de l'espace disque pour de nouveaux objets.

Pour nettoyer un coffre :
  1. Dans M-Files Admin, exportez le contenu que vous souhaitez supprimer du coffre.
    Exemple de filtre :
    • Onglet Etat : Supprimé défini sur Non
    • Onglet Propriétés : Propriété Créé avec l'opérateur <= et la valeur définie sur une date
  2. Dans M-Files Desktop, supprimez les objets que vous avez déjà exportés et activez Détruire définitivement.
    Remarque : Lorsque vous recherchez les objets à supprimer et à détruire, utilisez les mêmes filtres qu'à l'étape 1. Vous serez ainsi assuré de ne détruire que le contenu que vous avez exporté.
  3. Dans M-Files Admin, optimisez manuellement la base de données.

    Activez Supprimer les fichiers des objets détruits.

    Remarque : L'optimisation automatique planifiée ne supprime pas les fichiers détruits.