Valeurs automatiques de définition de propriétés

Une valeur automatique peut être affectée à une propriété. Par exemple, les factures peuvent être numérotées de manière séquentielle. Une valeur automatique peut également contenir du texte, par exemple dans le cas d'une concaténation de propriétés. Par exemple, les propriétés Proposition/Mach20A/ESTT Corporation peuvent être utilisées pour générer automatiquement l'intitulé des propositions au format Classe/Produit/Client.

Les valeurs automatiques accroissent les possibilités de classement et de recherche des documents et de l'information. De plus, l'utilisation des valeurs automatiques permet une dénomination plus cohérente des documents et des objets, et évite ainsi toute saisie manuelle répétée.

Les valeurs automatiques sont particulièrement utiles pour nommer les objets (pour davantage d'informations, veuillez consulter la section Nouvelle Classe) et pour insérer automatiquement des données dans le contenu des documents (pour davantage d'informations, veuillez consulter la section Ajouter M-Files Propriété).

Numéros et valeurs automatiques

Un numéro automatique ou une valeur automatique peuvent être attribués à une propriété.

Les numéros automatiques sont calculés une seule fois et ne sont pas recalculés ensuite. La numérotation automatique est utile, par exemple, pour les processus internes de l'entreprise et pour l'archivage des données.

Une valeur automatique peut contenir d'autres propriétés, généralement en concaténant deux ou plusieurs propriétés. Par exemple, un nom de document (valeur automatique) peut être défini comme prenant la valeur de la concaténation de propriétés Classe (Client), par exemple, Proposition (ESTT). La valeur automatique est recalculée quand l'objet est modifié. Si la valeur automatique est créée en utilisant la classe et le nom de client (Proposition (Client A)), la valeur automatique change quand un autre client est sélectionné (Proposition (Client B)).



Définition des propriétés avec numérotation automatique.

L'exemple ci-dessus illustre une propriété avec numérotation automatique par incréments de numéro entier simple (incrément : 1). La dernière valeur utilisée est définie sur 1 000. Pour cette raison, l'objet suivant qui utilisera cette propriété sera numéroté 1 001. La valeur d'ordre de calcul est 100 (voir Ordre de calcul ci-dessous).

Numérotation automatique simple

Génère une valeur numérique d'incrémentation. L'incrément peut aussi être spécifié dans le champ (Incrément). La valeur par défaut est un (1).

Numérotation automatique personnalisée (VBScript)

Génère un numéro automatique pouvant contenir des lettres, des chiffres ou les deux à la fois. La génération d'un numéro automatique personnalisé est spécifiée par l'usage de l’API M-Files et des propriétés communes de VBScript.

Les variables M-Files suivantes peuvent être utilisées dans ce script : PropertyDef, Output, LastUsed, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo, PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la section Variables VBScript disponibles.

La valeur personnalisée souhaitée est assignée à la variable Output, par exemple Output = "Valeur automatique". Pour en savoir plus sur la définition de la numérotation automatique personnalisée, consultez Spécification d’une valeur de propriété automatique à l’aide de VBScript.

Concaténation simple de propriétés

Concatène les propriétés sélectionnées (par ex. Proposition/Dispositif/Client). N'importe quel caractère ou texte peut être inséré entre les propriétés sélectionnées. Par exemple : Proposition : Client (Projet) ou Proposition, Client, Projet.

Une liste de variables disponibles peut être ouverte au moment de spécifier une valeur automatique pour une propriété. Le bouton Ajouter une variable… permet d'ouvrir la liste de définitions de propriétés et d'autres variables disponibles.

Vous pouvez sinon ajouter manuellement les variables dans le champ. Elles peuvent être utilisées en les encadrant avec le caractère %. Par exemple, %PROPERTY_23% (%PROPERTY_21%) pourrait donner "John Smith (09/25/2016 12:39 PM)", en supposant que 23 est l’identifiant de la propriété Modifié par et 21 l’identifiant de la propriété d’horodatage Modifié le.

Hormis l’ID, vous pouvez également ajouter les variables à l’aide d’alias. En vue de définir une variable d’alias, utilisez la syntaxe %PROPERTY_{Property.Definition.Alias}%. Pour davantage d'informations sur la façon de définir les alias, veuillez vous reporter à Désigner des alias pour les définitions de métadonnées.

Variables indirectes

Les variables indirectes sont des métadonnées indirectement associées à un objet. Par exemple, lorsqu'un contrat est associé à un objet Client, le pays du client constitue alors une métadonnée indirecte pour le document.

Pour spécifier le pays du client en tant que variable indirecte, la syntaxe %PROPERTY_1079.PROPERTY_1090% est utilisée, 1079 représentant l'identifiant de définition de propriété pour Client et 1090 représentant l'identifiant de définition de propriété pour Pays.

Vous pouvez sinon ajouter des variables indirectes à l’aide d’alias. Dans l’exemple précédent, la syntaxe avec alias serait %PROPERTY_{PD.Customer}.PROPERTY_{PD.Country}%, où PD.Customer est l’alias pour la définition de la propriété Client et PD.Country est l’alias pour la définition de la propriété Pays.

Valeur calculée (VBScript)

La définition d'une valeur automatique peut être effectuée de manière plus détaillée en utilisant M-Files API et les propriétés communes de VBScript.

Les variables M-Files suivantes peuvent être utilisées dans ce script : PropertyDef, Output, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo, PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la section Variables VBScript disponibles.

La valeur personnalisée souhaitée est assignée à la variable Output, par exemple Output = "Valeur automatique". Pour en savoir plus sur la définition des valeurs calculées, consultez Spécification d’une valeur de propriété automatique à l’aide de VBScript.

Dernière valeur utilisée

Valeur de démarrage pour la numérotation séquentielle ou les valeurs. La valeur par défaut est zéro (0). La valeur peut être modifiée ; par exemple la numérotation séquentielle peut démarrer à 3 000.

Ordre de calcul

L'ordre de calcul détermine l'ordre dans lequel les valeurs automatiques sont calculées (de la plus petite à la plus grande). Ceci est particulièrement important lorsque plusieurs valeurs automatiques sont utilisées, et que leurs combinaisons génèrent de nouvelles valeurs automatiques.

Par exemple, l'ordre de calcul est essentiel si le nom d'un objet est une valeur de propriété automatique constituée de deux autres valeurs automatiques. Ces deux valeurs automatiques doivent être calculées d'abord et leur valeur concaténée ensuite.

Les valeurs elles-mêmes ne changent rien, excepté le fait que l'ordre de calcul va du plus petit au plus grand. Les valeurs d'ordre de calcul des différentes propriétés peuvent être, par exemple, 10, 12, 17 et 20. La propriété avec le numéro d'ordre de calcul 10 est donc calculée en premier, suivie de la propriété ayant le numéro d'ordre de calcul 12, et ainsi de suite.

Recalculer

La commande Recalculer est disponible dans le volet de commandes de M-Files Admin (ou en cliquant, à l'aide du menu bouton droit, sur une propriété de la liste Définitions de Propriétés et en sélectionnant Recalculer) lorsqu'une propriété ayant une valeur automatique est sélectionnée. Vous pouvez choisir de recalculer des valeurs vides ou de recalculer toutes les valeurs.

Recalculer les valeurs vides

Calcule la valeur des propriétés qui n'ont pas été encore calculées. C'est l'option par défaut pour les valeurs automatiques. Les modifications de configuration s'appliquent uniquement aux nouvelles valeurs. Par exemple, si vous modifiez le champ Dernière valeur utilisée, seuls les nouveaux objets appliqueront la nouvelle valeur. Les anciennes valeurs seront préservées ; une fois attribuée, une valeur ne change pas.

Recalcul de Toutes les Valeurs

Recalcule les valeurs automatiques de toutes les propriétés. Recalculer toutes les valeurs recalcule également les valeurs précédemment définies. Par exemple, si la numérotation séquentielle est utilisée et que la Dernière valeur utilisée est modifiée, cette commande renumérote tous les objets existants.

Nommer un modèle sans utiliser les valeurs automatiques

Les modèles de documents se comportent différemment en cas d'utilisation de valeurs automatiques. Les métadonnées des modèles n'appliquent pas le calcul automatique des valeurs. Les valeurs d'une propriété automatique se comportent comme si elles n'étaient pas automatiques. Leurs valeurs peuvent être définies normalement et le serveur ne calcule pas de valeur automatique pour la propriété.

Par exemple, les objets dans la classe Proposition peuvent utiliser des valeurs automatiques dans leur intitulé (telles que <numéro> de proposition - <nom de client>). Cependant, il est recommandé de nommer les modèles de la classe Proposition de manière à les identifier facilement comme modèles ; l'usage de valeurs automatiques pour l'intitulé est pertinent pour les vraies propositions, pas pour les modèles. Le modèle peut ainsi s'appeler Modèle de proposition alors que les vraies propositions sont créées en étant basées sur le modèle et auront un intitulé généré à partir de valeurs automatiques, par exemple Proposition 35 - ESTT.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Utilisation des modèles et Nouvelle Classe.