Association des définitions de métadonnées

Les définitions de métadonnées doivent pouvoir être associées entre les différents coffres afin de pouvoir associer et synchroniser les objets et leurs métadonnées entre les différents coffres.

Les associations entre les définitions de métadonnées peuvent être faites de plusieurs manières selon l'usage des coffres. Certaines définitions de métadonnées sont toujours automatiquement associées. Quelques-unes sont automatiquement associées selon la structure du coffre mais il faut l'effectuer manuellement pour certaines avec les alias.

Objet du coffre / Associations de métadonnées

Les associations entre les métadonnées peuvent être créées de plusieurs manières selon l'usage des coffres. Le coffre de destination peut être utilisé pour l'archivage, la réplication, les sauvegardes et la publication. De ce fait, vous devez réfléchir à la meilleure implémentation pour la création du coffre souhaité avant sa création proprement dite, s'il va être utilisé en tant que coffre de destination.

Si l'association et la synchronisation sont effectuées entre deux ou plusieurs coffres existants, vérifiez l'association des définitions de métadonnées et définissez l'exportation et l'importation planifiées entre les coffres.

Copie parfaite (réplication, archivage et sauvegarde par exemple)

Si vous voulez que les coffres soient des copies parfaites (complètes) l'une de l'autre en termes de métadonnées et de contenus, vous devez d'abord créer un coffre de destination en sauvegardant ou en copiant le coffre concerné, et définir ensuite l'exportation et l'importation. Ainsi, les définitions de métadonnées correspondent automatiquement aux noms et identifiants, et il est inutile de réaliser une définition séparée des alias.

Remarque : Les définitions de métadonnées créées après l'établissement du coffre doivent être manuellement associées entre les coffres via l'utilisation d'alias.

Partiellement la même structure de métadonnées et partiellement les mêmes contenus (des coffres conçus pour différentes utilisations dans l'entreprise par exemple)

Si vous voulez que les métadonnées correspondent en grande partie les unes aux autres entre les coffres, vous devez d'abord penser à créer la structure de métadonnées du coffre de destination via l'exportation de la structure de métadonnées (voir Exporter la structure) et ensuite définir l'exportation et l'importation. Vous devez ensuite vérifier que la structure de métadonnées dans le coffre de destination correspond à son utilisation.

Remarque : Les métadonnées créées après l'établissement du coffre doivent être manuellement associées entre les coffres via l'utilisation d'alias.

Différentes structures de métadonnées mais partiellement le même contenu (publication de certains objets d'un coffre dans un autre par exemple)

Si vous voulez publier seulement certains objets et métadonnées dans le coffre dit "de publication", vous devez créer la structure de métadonnées du coffre de publication séparément de celle du coffre d'origine.

Dans ce cas, les alias doivent alors être définis pour toutes les autres structures de métadonnées hormis celles intégrées pour que les métadonnées puissent être associées lorsque la synchronisation est exécutée.

Association de métadonnées

Par défaut, M‑Files associe les métadonnées à l'aide des méthodes suivantes (par ordre de pertinence) :

  1. Les définitions de métadonnées intégrées sont toujours associées automatiquement, indépendamment du mode de création des structures de métadonnées du coffre ou des méthodes choisies pour l'association. Ces définitions de métadonnées peuvent être Nom ou Titre, Créé par, Dernière modification par, Mots-clés, etc. Vous voudriez peut-être en cacher quelques-unes pour la publication. vous ne voulez pas afficher le créateur du document dans le coffre de publication, par exemple. Vous pouvez modifier les métadonnées intégrées pour les adapter à l'opération de publication à l'aide des paramètres et des autorisations du registre.
  2. Un GUID (identifiant global unique) a été attribué à tous les éléments. Lorsqu'une correspondance GUID est établie dans les coffres, les définitions de métadonnées sont toujours automatiquement mises en correspondance.
  3. Si les alias correspondent entre les coffres, l'association des définitions de métadonnées est toujours réalisée. L'alias doit être défini manuellement dans chaque coffre pour la définition de métadonnée en question. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Alias pour l'association de métadonnées entre les coffres.
  4. Si l'identifiant et le nom de la définition de métadonnées correspondent tous les deux, l'association de la métadonnée est effectuée automatiquement. Ce paramètre par défaut peut être modifié dans les paramètres du registre. Veuillez noter que lorsque l'association est réalisée avec le nom, les noms conformes aux langues par défaut des coffres sont utilisés. Veuillez noter également que si les structures de métadonnées ont été créées séparément dans différents coffres, les identifiants sont différents et l'association doit être effectuée par les alias.
  5. Vous pouvez également utiliser le nom de la définition de métadonnées importée comme alias si aucun autre alias n'est disponible. Dans ce cas, l'alias doit être uniquement défini dans le coffre de destination en utilisant le nom de la définition de métadonnées dans le coffre d'origine. Pour davantage d'informations, reportez-vous à Utiliser le nom d'un élément importé comme alias si aucun autre alias n'est disponible sous Importation du Contenu.
  6. Si, outre celles précitées, vous voulez établir des associations avec le nom seulement, vous pouvez inclure cette définition dans les paramètres du registre. Ensuite, le nom de la définition de métadonnée –telle que Numéro de téléphone –doit être identique dans tous les coffres. Lorsque les paramètres par défaut sont utilisés, le nom seul n'est pas suffisant pour associer les métadonnées. Veuillez noter que lorsque l'association est réalisée via le nom, les noms conformes aux langues par défaut des coffres sont utilisés.

Alias pour l'association de métadonnées entre les coffres

Comme les définitions de métadonnées intégrées et celles qui correspondent aux GUID ou aux identifiants et aux noms sont les seules à être automatiquement associées, l'association des autres définitions de métadonnées doit être réalisée via l'utilisation d'alias.

Les alias peuvent être utilisés pour identifier des métadonnées sémantiquement équivalentes. Par exemple, lors de l'importation d'objets d'un autre coffre, leurs propriétés Date et Description peuvent être mises en correspondance avec les propriétés équivalentes du coffre de destination via les alias, même si les ID et/ou noms internes des propriétés sont différents. Ainsi, les alias se réfèrent à des métadonnées sémantiquement équivalentes dans différents coffres. En d'autres termes, l'alias est un identifiant commun pour la même définition de métadonnées entre plusieurs coffres.

L'alias est défini comme étant un identifiant commun avec le même nom dans les coffres d'origine et de destination.

Pour définir un alias, vous pouvez utiliser plusieurs standards d'archive et de type de données externes tels que SÄHKE2, MoReq2 et Dublin Core.

Vérifiez que les définitions de toutes les définitions de métadonnées souhaitées sont suffisantes afin d'exécuter l'association. Veuillez vérifier ce qui suit : les types d'objet, les listes de valeurs, les définitions de propriété, les classes et les groupes de classes, les workflow et les étapes de workflow, les groupes d'utilisateurs et les listes de contrôle d'accès nominatives. Vous trouverez l'onglet Avancé dans les propriétés de ces définitions de métadonnées et vous pourrez y définir les alias des définitions de métadonnées.

Par exemple, le coffre d'origine possède la définition de propriété Numéro de téléphone dont l'identifiant spécifique au coffre est 1001. La définition de propriété sémantiquement équivalente figure également dans le coffre de destination, mais l'identifiant spécifique au coffre est 1005 ; le nom peut être identique (Numéro de téléphone) ou différent (Téléphone et Numéro de tél par exemple) dans la langue par défaut. Si vous voulez les associer, vous devez définir un alias commun pour cette définition de propriété dans les deux coffres. L’alias peut être tout ce que vous souhaitez, par exemple Telephone number ou dc.PhoneNumber. En revanche, il ne peut contenir ni points ni espaces.

L'alias n'est pas montré aux utilisateurs de M‑Files Desktop, c'est-à-dire que les utilisateurs voient le nom de la définition de propriété spécifique au coffre comme auparavant.

Remarque : Si plusieurs définitions de métadonnées ont le même alias dans le coffre de destination, leur association est contournée et les données ne seront pas importées dans le coffre de destination.

Désigner des alias pour les définitions de métadonnées

  1. Ouvrez M‑Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M‑Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Déployez Structure des Métadonnées (Vue Classique) et sélectionnez le type de définition de métadonnées, par exemple Définitions de propriétés, auquel vous souhaitez affecter un ou plusieurs alias.
    Résultat :La liste de définitions de métadonnées est ouverte dans le panneau droit.
  6. Depuis la liste, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le cas auquel vous souhaitez assigner un alias et sélectionnez Propriétés depuis le menu contextuel.
    Résultat :La boîte de dialogue des Propriétés pour la définition de métadonnées sélectionnées est ouverte.
  7. Rendez-vous dans l’onglet Avancé.
  8. Dans le champ des Alias, saisissez le nom de l’alias pour la définition de métadonnées sélectionnée.
    Utilisez les mêmes alias pour les métadonnées équivalentes d’un point de vue sémantique aussi bien dans le coffre source que dans le coffre de destination.
  9. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue des Propriétés.
L’alias est affiché dans la colonne des Alias du listage des définitions des métadonnées.

Comptes de Connexion

Selon l'utilisation du coffre de destination, ses utilisateurs peuvent être les mêmes ou entièrement différents de ceux du coffre d'origine. Si vous voulez accorder certaines autorisations d'utilisateur pour les deux coffres, synchroniser les métadonnées pour la liste de valeurs Utilisateurs ou encore effectuer les deux, vous devez créer des comptes d'utilisateur avec les mêmes noms pour ces utilisateurs dans les deux coffres. Les comptes d'utilisateur ne sont pas automatiquement synchronisés entre les coffres.