Käyttäjän luonti

Käyttäjän luonti M-Files Cloudissa

Jos käytät M-Files Cloudia, voit luoda käyttäjän M-Files Managessa. Katso ohjeet M-Files Managen käyttöoppaan sivulta Creating Users.

Käyttäjän luonti muissa M-Files-ympäristöissä

Luodaksesi käyttäjän valittuun varastoon:

  1. Avaa M-Files Admin.
  2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
  3. Laajenna Dokumenttivarastot.
  4. Laajenna varasto.
  5. Valitse Käyttäjät.
    Vihje: Jos luettelo sisältää suuren määrän kohteita, voi olla kannattavaa käyttää suodatustoimintoa. Avaa Näkymä-valikko ja napsauta Suodatin suodattaaksesi näkymän. Syötä haluamasi teksti suodattaaksesi sisältöjä.
  6. Valitse tehtäväalueella Uusi käyttäjä.
    Tulos:Uusi käyttäjä -ikkuna avautuu.
  7. Valitse Käyttäjätili-pudotusvalikosta käyttäjälle käyttäjätili tai luo käyttäjälle uusi käyttäjätili valitsemalla Uusi käyttäjätili... samasta pudotusvalikosta.
    Jos haluat lisätietoja uuden käyttäjätilin luomisesta, katso Käyttäjätilin luonti.
    Tulos:Koko nimi -kenttään päivittyvät valitun käyttäjätilin täydet nimitiedot.
  8. Valitse Varaston kieli -pudotusvalikosta käyttäjälle varaston oletuskieli luettelossa käytettävissä olevista varaston kielistä.
    Katso ohjeet uuden varaston kielen lisäämiseksi kohdasta Kielet ja käännökset.
  9. Määritä uudelle käyttäjälle ominaisuudet ja järjestelmänvalvojan oikeudet valittuun varastoon merkitsemällä asianmukaiset valintaruudut tai poistamalla niistä merkintä:
    ValintaKuvaus
    Ulkoinen käyttäjä

    Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Käyttäjä voidaan määritellä ulkoiseksi käyttäjäksi ottamalla käyttöön Ulkoinen käyttäjä -vaihtoehto. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Tällainen käyttäjä voisi olla esimerkiksi asiakas, joka halutaan päästää tarkastelemaan yrityksen dokumenttivarastossa olevia kyseiseen asiakkaaseen liittyviä dokumentteja.

    Ulkoinen käyttäjä ei siis oletusarvoisesti näe mitään dokumentteja. Dokumentit, jotka halutaan jakaa ulkoisen käyttäjän kanssa, tulee erikseen määritellä dokumenttikohtaisten suojausasetusten kautta.
    Huomaa: Kohteen suojausasetukset päivitetään asynkronisena taustatehtävänä. Kohteen suojausasetukset voidaan päivittää esimerkiksi silloin, kun muokataan nimettyä käyttöoikeusluetteloa, käyttäjää, käyttäjäryhmää tai pseudokäyttäjän arvoa (esim. projektipäällikkö). Voit seurata tehtävän etenemistä M-Files Adminissa Taustatehtävät-osiossa. Katso lisätietoja kohdasta Taustatehtävien seuranta.
    Käyttäjätili on poissa käytöstä

    Kun tili on poissa käytöstä, käyttäjä ei voi käyttää dokumenttivarastoa. Tällöin sisäänkirjautuminen dokumenttivarastoon on estetty, mutta käyttäjän tiedot säilyvät. Tarvittaessa käyttäjätili voidaan ottaa uudelleen käyttöön helposti poistamalla merkintä tästä valintaruudusta. Esimerkiksi loman ajaksi työntekijän käyttäjätili voidaan haluta tietoturvasyistä poistaa käytöstä.
    Käyttäjä ei voi luoda dokumentteja tai muita kohteita

    Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon dokumentteja tai muita kohteita, mutta voi esimerkiksi lukea niitä, jos hänellä on siihen oikeudet.
    Käyttäjä ei voi luoda tai muokata perinteisiä kansioita

    Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita eikä muokata olemassa olevia perinteisiä kansioita.
    Käyttäjä ei voi luoda tai muokata yksityisiä näkymiä tai ilmoitussääntöjä Käyttäjä ei voi luoda tai muokata yksityisiä näkymiä tai yksityisiä ilmoitussääntöjä. Yksityiset näkymät ja ilmoitussäännöt näkyvät vain käyttäjälle, joka on luonut ne. Sen sijaan yhteiset näkymät ja ilmoitussäännöt näkyvät kaikille varaston käyttäjille.
    Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus

    Tämän ominaisuuden myötä käyttäjä saa käyttöönsä kaikki dokumenttivaraston hallintaoikeudet.
    Lukuoikeus kaikkeen varaston sisältöön (myös poistetut kohteet)

    Riippumatta dokumentille tai kohteelle määritellystä suojauksesta tämän oikeuden haltija näkee ja voi lukea kaikkia kohteita – poistetuksi merkityt mukaan lukien.
    Näkee poistetut kohteet ja voi kumota poiston

    Käyttäjällä on oikeus nähdä ja palauttaa poistetuiksi merkittyjä dokumentteja sekä muita kohteita.
    Kohteiden tuhoaminen

    Käyttäjällä on oikeus tuhota dokumentteja ja muita kohteita lopullisesti.
    Pakotettu muokkauksen peruminen

    Tämän oikeuden käyttäjä voi perua toisen käyttäjän muokkausvarauksen. Jos käyttäjä on esimerkiksi unohtanut palauttaa muokkauksesta dokumentin, jota muiden pitäisi päästä muokkaamaan, voidaan tällä oikeudella ottaa tuo varattu dokumentti käyttöön. Tällöin muokkausvarauksen aikana dokumenttiin tehdyt muutokset eivät tallennu palvelimelle.
    Kaikkien kohteiden suojausasetusten muuttaminen
    Käyttäjällä on oikeus muuttaa niiden kohteiden suojausasetuksia, jotka hänellä on oikeus nähdä. Voit muokata kohteen käyttöoikeuksia eli esimerkiksi poistaa muilta käyttäjiltä kirjoitusoikeuden dokumenttiin.
    Huomaa: Tämä oikeus sallii käyttäjän hankkia muokkausoikeudet dokumentteihin, joita hän normaalisti pystyisi vain lukemaan.
    Metatietojen rakenteen muuttaminen
    Käyttäjällä on oikeus muokata dokumenttivaraston metatietoja, kuten lisätä uusia dokumenttiluokkia tai arvolistoja. Jos esimerkiksi haluat muuttaa Lasku-dokumenttiluokkaa siten, että jokaiseen laskuun täytyy täyttää myös Projekti-ominaisuuden kenttä, voit tehdä muutoksen tällä oikeudella. Tämän oikeuden puuttuminen ei estä käyttäjää lisäämästä yksittäisiin kohteisiin uusia metatietokenttiä metatietokortin avulla.
    Huomaa: Tämän oikeuden avulla käyttäjät voivat saada luvan tarkastella metatietorakenteen arvoja ja muita varaston tietoja, joita heillä ei muuten olisi oikeutta tarkastella, kuten arvolistoja, kohdetyyppejä ja nimettyjä käyttöoikeusluetteloita.
    Työnkulkujen hallinta

    Tällä oikeudella käyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa työnkulkuja M-Files Adminissa.
    Käyttäjätilien hallinta

    Käyttäjällä on oikeus hallita käyttäjätilejä valitussa dokumenttivarastossa. Tällä oikeudella voit esimerkiksi lisätä tai poistaa käyttäjiä dokumenttivarastosta.
    Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus
    Tällä oikeudella voit luoda näkymän, joka näkyy kaikille varaston käyttäjille. Voit myös määrittää yhteisiä ilmoitussääntöjä. Voit luoda yhteisiä näkymiä ja ilmoitussääntöjä M-Files Desktopissa.
    Huomaa: Katso lisätietoja yhteisistä näkymistä kohdasta Näkymien käyttö. Katso lisätietoja yhteisistä ilmoitussäännöistä kohdasta Ilmoitusasetusten muokkaaminen M-Files Desktopissa.
  10. Valinnainen: Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä käyttäjät tai käyttäjäryhmät, jotka saavat nähdä tämän käyttäjän.
    Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen dokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät.
    1. Valitse Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listasta käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jolle haluat määrittää oikeudet nähdä tämä käyttäjä.
      Jos haluttu käyttäjä tai käyttäjäryhmä ei ole listassa, lisää käyttäjä tai käyttäjäryhmä Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listaan napsauttamalla Lisää...
    2. Muokkaa valitun käyttäjän suojausasetuksia merkitsemällä joko Salli- tai Estä-valintaruutu.
  11. Kun olet valmis, napsauta OK.
Uusi käyttäjä on luotu, ja se näkyy Käyttäjät-listassa. Uusi käyttäjä voi nyt käyttää valittua dokumenttivarastoa määrittämilläsi oikeuksilla.
Huomaa: Voit myös tuoda toimialueen käyttäjiä M-Filesiin. Katso ohjeet kohdasta Käyttäjien tuonti.