Pseudokäyttäjät

Sen sijaan, että lisäisit kohteen suojausasetuksiin vain käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä, voit lisätä niihin myös nk. pseudokäyttäjiä eli käyttäjiä metatiedoista.

Voit määrittää pseudokäyttäjiä suoraan kohteelle ja käyttää heitä automaattisissa suojausasetuksissa sekä nimetyissä käyttöoikeusluetteloissa. Metatietojen kautta määriteltäviä pseudokäyttäjiä voi käyttää myös työnkuluissa, kun halutaan määritellä henkilöille tehtäviä, lähettää ilmoituksia käyttäjille tai määritellä suojausasetuksia eri tiloille.

Voit määrittää pseudokäyttäjiä ainoastaan Käyttäjät- tai Käyttäjäryhmät-arvolistaan perustuvien ominaisuuksien kautta.

Jos haluat tietää, miten tätä toimintoa tuetaan eri M-Filesin asiakasohjelmissa, katso M-Files Feature Comparison.

Esimerkki

Voit määrittää, että tietyn projektin projektipäälliköllä on aina jonkin kohteen käyttöoikeus, jos projekti on ilmoitettu kohteen metatiedoissa. Sen jälkeen projektipäällikön tiedot siirtyvät automaattisesti projektissa käytettävälle kohteelle. Lisäksi käyttäjälle annetaan kohteeseen projektipäällikön käyttöoikeudet automaattisiin suojausasetuksiin perustuen. Mikäli projektipäällikkö vaihtuu, projektipäällikön tiedot on helppo vaihtaa projektissa. Nämä tiedot siirretään dokumentteihin tai muihin kohteisiin taustatehtävänä (ks. huomio), joten niiden projektipäällikköä koskevia tietoja ei tarvitse erikseen päivittää.

Voit myös tehdä monitasoisia käyttäjämäärityksiä metatietojen kautta. Voit määritellä esimerkiksi projektipäällikön siihen liittyvän projektin ominaisuuden kautta (katso jäljempänä oleva kuva). Näin projektipäällikön tiedot pysyvät aina ajan tasalla, koska tiedot on liitetty projektiin eikä jokaiseen erilliseen dokumenttiin. Voit määrittää käyttöoikeudet näille pseudokäyttäjille kohteen mukaan tai hyödyntää heitä automaattisia suojausasetuksia määriteltäessä.



 Valitse ”Käyttäjä metatiedoista”, kun haluat määritellä pseudokäyttäjiä.

Voit määritellä automaattisia suojausasetuksia ja hyödyntää pseudokäyttäjien määrityksiä esimerkiksi Työsopimus-luokassa, jolla voidaan antaa tietyt oikeudet automaattisesti esimerkiksi työntekijän esimiehelle. Siinä tapauksessa esimies löytyy automaattisesti työntekijän tiedoilla ja esimies saa asianmukaiset oikeudet. Jos työntekijän esimies muuttuu, nämä oikeudet annetaan automaattisesti uudelle esimiehelle.

Huomaa: Kohteen suojausasetukset päivitetään asynkronisena taustatehtävänä. Kohteen suojausasetukset voidaan päivittää esimerkiksi silloin, kun muokataan nimettyä käyttöoikeusluetteloa, käyttäjää, käyttäjäryhmää tai pseudokäyttäjän arvoa (esim. projektipäällikkö). Voit seurata tehtävän etenemistä M-Files Adminissa Taustatehtävät-osiossa. Katso lisätietoja kohdasta Taustatehtävien seuranta.

Jos haluat lisätietoja automaattisista suojausasetuksista, katso Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille.