Principaux défis liés à l'adoption d'un nouveau système de gestion documentaire

L'histoire de Innisfree

Fondée en 1997, Innisfree M&A Incorporated, ainsi que sa filiale à 100 % basée à Londres Lake Isle M&A Incorporated, est une société d'engagement des actionnaires à fort enjeu qui fournit des informations sur les actionnaires, des conseils stratégiques et des services de sollicitation de procurations aux plus grandes entreprises et investisseurs du monde. Innisfree fournit des conseils d'experts sur l'activisme des actionnaires, les propositions de rémunération des cadres, les questions de gouvernance d'entreprise, les relations avec les investisseurs, et bien d'autres choses encore.

L'année dernière, Worldox, le fournisseur de systèmes de gestion de documents de Innisfree, a été racheté par NetDocuments. Après avoir utilisé ce système de gestion de documents pendant cinq ans, Cody Pannella, stratège principal en matière de données à Innisfree , a déclaré que l'entreprise avait déjà envisagé de migrer vers un nouveau système. Ce projet a été catapulté sur la liste des priorités de Cody l'année dernière, lorsque NetDocuments a annoncé qu'elle mettrait fin à Worldox.

"Nous sommes donc passés d'une possibilité à une exigence, ce qui nous a permis de nous mettre à la recherche d'un nouveau système de gestion des documents", a déclaré M. Cody.

Une approche fondée sur les métadonnées

Avec des équipes à New York, Londres, Pittsburgh et Richmond (Virginie), Innisfree des centaines de clients dans plus de 20 pays. Cody et son équipe savaient donc qu’ils devaient garantir une migration sans heurts et continuer à utiliser un système de gestion documentaire basé sur les métadonnées.
« Nous voulions nous assurer que le nouveau produit soit fortement axé sur les métadonnées et qu’il tire parti de la manière dont nous enregistrions nos fichiers », a-t-il déclaré.
Après avoir examiné 10 entreprises, Innisfree a Innisfree choisi M-Files nouvelle plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées. Ayant pris en compte les défis auxquels une équipe informatique est confrontée lors de l’adoption d’un nouveau système, Cody affirme que M-Files répondait à chacun d’entre eux, du calendrier à la facilité d’utilisation en passant par une adoption sans heurts.

Facilité d'utilisation

Grâce à M-Files, Cody et son équipe ont pu mettre en place un système qui ressemblait à l'ancienne interface tout en offrant des fonctionnalités améliorées. « [M-Files ] davantage de fonctionnalités et d'options au niveau des métadonnées que j'utilise, ce qui me permet non seulement de reproduire l'ancien système, mais aussi d'aller plus loin en corrigeant les problèmes que je rencontrais avec l'ancienne structure et en les remplaçant par les nouvelles fonctionnalités de métadonnées M-Files », a déclaré Cody.

Tout est question de timing

Alors que Cody dirige une équipe de cinq professionnels, chaque membre a dû prendre le temps non seulement de poursuivre ses tâches à temps plein, mais aussi de travailler sur les tests et la validation du concept pour le nouveau système de gestion des documents. Le timing était primordial.

"Nous voulions être sûrs de donner la priorité aux principaux éléments : Nous voulions nous assurer que nous donnions la priorité aux principaux éléments, que nous pouvions les classer par ordre de priorité et les tester - quelles sont nos principales préoccupations, quels sont nos principaux problèmes, quelles sont les principales caractéristiques que nous aimerions conserver - et que nous trouvions exactement ce qui convenait le mieux", a déclaré M. Cody.

«M-Files pour mission de nous aider à relever ce défi », a-t-il ajouté. « Nous n'avons pas vraiment perdu de temps : M-Files a su M-Files très M-Files ce qui nous convenait. Et nous n'avons même pas eu besoin d'aborder certains détails mineurs, car les points essentiels avaient été réglés d'emblée. »

Pour ce qui est de l'avenir, Innisfree espère faire passer son jeu de gestion de l'information au niveau supérieur. Cody ajoute :"L'automatisation des flux de travail est un aspect important que nous étudions actuellement pour pouvoir automatiser et parfois rationaliser certaines activités et certains processus que nous avons en interne."

Pour visionner la vidéo complète de l'histoire du client avec Innisfree, cliquez ici.