Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque vous pensez à l'automatisation ? Pour beaucoup, il s'agit d'images de grandes chaînes de montage automobile. Déployant des bras robotisés et d'autres merveilles modernes, ces installations de fabrication sont des monuments au pouvoir de l'automatisation.

Cependant, la véritable révolution de l'automatisation se produit aujourd'hui en dehors de l'atelier de fabrication. Dans les bureaux du monde entier, les logiciels d'automatisation transforment le travail intellectuel, en particulier les solutions qui intègrent l'intelligence artificielle (IA).

L'état de l'IA et de l'automatisation

Les chatbots d'IA, tels que ChatGPT, attirent l'attention, en particulier dans les médias sociaux. Les chatbots utilisent de grands modèles de langage (LLM), le traitement du langage naturel (NLP) et l'apprentissage automatique (ML) pour générer des réponses utiles à des questions rédigées en langage simple.

Dans les domaines des services professionnels, tels que le travail juridique, les organisations doivent aborder l'automatisation de l'IA avec prudence. Lors d'une bévue très médiatisée, un avocat new-yorkais s'est vu infliger des sanctions pour avoir soumis une motion générée par un chatbot d'IA qui citait une jurisprudence inexistante.

Les technologies telles que l'automatisation des documents - améliorée par l'IA - profiteront le plus aux services professionnels et aux travailleurs du savoir en général.

Définir l'automatisation des documents

L'automatisation des documents est l'utilisation stratégique de logiciels pour aider à la création et à la gestion de documents électroniques.

Le processus commence par l'identification des éléments et fonctions communs dans les documents d'une organisation. Ensuite, les organisations utilisent des systèmes d'automatisation des documents pour créer des modèles et des modules auxquels les utilisateurs peuvent accéder pour générer des documents individuels.

Les avantages de l'automatisation des documents

L'avantage le plus important de l'automatisation des documents est le gain de temps pour les travailleurs intellectuels.

Dans le domaine juridique et dans d'autres domaines, les travailleurs intellectuels créent, modifient, révisent, signent et approuvent couramment des documents dans le cadre de leurs fonctions. La possibilité de créer rapidement de nouveaux documents à partir de modèles préexistants leur permet de consacrer plus de temps à la résolution de problèmes complexes et à la prise de décisions de haut niveau.

Le déploiement de systèmes d'automatisation des documents pour l'automatisation des connaissances favorise également la cohérence et garantit que les documents internes et externes contiennent des informations actualisées.

Automatisation des documents : Comment cela fonctionne-t-il ?

Pour les utilisateurs avertis, l'accès à un système d'automatisation des documents est simple :

• À partir de l'interface du système d'automatisation des documents, les utilisateurs sélectionnent un modèle correspondant au type de document qu'ils souhaitent créer. Les modèles de documents peuvent aller de l'appel d'offres aux documents de location.
• Après que l'utilisateur a répondu à une série de questions de type interview, le système d'automatisation des documents crée une première version modifiable du document. Certains champs conditionnels peuvent déjà être remplis ; d'autres peuvent nécessiter l'intervention de l'utilisateur. La structure et, dans de nombreux cas, l'essentiel de la formulation seront créés pour eux.
• À partir de là, les utilisateurs peuvent modifier et réviser le document créé selon leurs besoins. Ils peuvent également partager des informations et les exporter vers des formats de fichiers numériques courants tels que Microsoft Word ou Microsoft Excel.

Automatisation des documents dans le domaine juridique

L'automatisation des documents dans le domaine juridique est particulièrement importante étant donné le rôle essentiel que jouent les documents dans les procédures judiciaires.

La numérisation des documents juridiques a pris du retard - même aujourd'hui, des piles massives de documents papier restent un spectacle courant dans la plupart des cabinets d'avocats. Les cabinets qui adoptent la transformation numérique réalisent des gains de temps considérables grâce à la gestion numérique des documents.

Les systèmes d'automatisation des documents sont la suite logique de l'automatisation du travail de connaissance. Les systèmes de gestion des connaissances aident les avocats et les autres membres du personnel juridique à rédiger des accords, des formulaires, des lettres et d'autres documents juridiques plus rapidement que les traitements de texte ou les outils PDF seuls.

Automatisation des documents et contrôle des documents

Le contrôle des documents est un terme général qui désigne les processus par lesquels les organisations gèrent la création, la révision, la modification et le partage des documents.

L'automatisation des documents s'inscrit dans le cadre des composantes de création et de gestion des documents du contrôle des documents. Mais les systèmes de contrôle des documents ne se limitent pas à l'automatisation des documents. Parmi les fonctions essentielles du contrôle des documents, on peut citer

• Identification des documents
• Stockage des documents
• Contrôle des versions
• Examen et approbation des documents
• Distribution
• Archivage des documents
• Recherche de documents et contrôle d'accès
• Conservation et suppression des documents
• Formation et sensibilisation

L'automatisation et le contrôle des documents sont des aspects importants de la gestion et du partage des connaissances au sein d'une organisation.

Comment choisir un système d'automatisation des documents

La facilité d'utilisation est l'une des considérations les plus importantes lors de l'évaluation des produits et services d'automatisation des documents. Une interface d'automatisation visuelle, sans code, permet aux travailleurs intellectuels de configurer facilement les données des documents et simplifie l'automatisation des documents pour les utilisateurs non techniques.

L'utilisation de l'intelligence artificielle devient rapidement un facteur de différenciation entre les fournisseurs. De nombreuses fonctions importantes de l'automatisation des documents peuvent bénéficier de l'IA, notamment :

• Classification automatique des documents
• Évaluation automatique des documents
• Fonctionnalité d'auto-encodage des documents
• Marquage automatique des documents

Pour optimiser les outils de gestion des connaissances, les organisations devraient poser aux fournisseurs des questions sur la manière dont ils utilisent l'IA ou les modèles d'apprentissage automatique pour les solutions de gestion des connaissances.

FAQ

Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?

Les entreprises utilisent des logiciels d'automatisation des documents pour gagner du temps lors de la création de nouveaux documents conformes à tous les niveaux de complexité.

Avec un logiciel d'automatisation des documents, les organisations peuvent créer une bibliothèque de clauses ou de modules à utiliser dans les modèles. Cela leur permet de créer, d'enregistrer et d'organiser facilement les meilleures pratiques et d'intégrer leur cahier des charges à une collection de clauses réutilisables.

Les logiciels d'automatisation des documents peuvent permettre aux utilisateurs non techniques, tels que les professionnels des ressources humaines, d'automatiser des documents sans l'aide d'équipes d'assistance informatique. Les logiciels modernes d'automatisation des documents offrent une interface visuelle facile à utiliser. Les fournisseurs peuvent également proposer d'autres outils en libre-service. Par exemple, ils peuvent proposer des widgets qui permettent de publier du contenu automatisé n'importe où ou de générer de nouveaux documents directement à partir de données provenant de tiers.

Quels sont les avantages de l'automatisation pour les travailleurs intellectuels ?

Un travail efficace dans le domaine de la connaissance exige une réflexion soutenue et de haut niveau. Tout travail qui interrompt le flux des travailleurs du savoir est une perte de productivité et un gaspillage des ressources de l'organisation. L'automatisation des documents et les autres solutions logicielles de gestion des connaissances permettent aux travailleurs du savoir de gagner du temps sur des tâches banales et de se consacrer à nouveau à la résolution de problèmes et à la création de valeur.