Comment Microsoft et M-Files révolutionnent ensemble la gestion de contenu

Ian Story de Microsoft et Antti Nivala de M-Files expliquent comment leur collaboration vise à apporter le meilleur de la gestion de contenu aux utilisateurs.

Pendant des années, les dirigeants de Microsoft et du fournisseur de plateformes de gestion documentaire M-Files se sont croisés dans les allées lors d'événements industriels, souvent en tant que concurrents. Aujourd'hui, l'histoire a changé. Les deux entreprises sont désormais partenaires et collaborent à l'élaboration de solutions intégrées pour aider les entreprises à travailler de manière plus productive et plus sûre.

"Toutes les années où nous nous sommes vus à différents événements, nous étions en compétition", se souvient Ian Story, architecte principal pour OneDrive et SharePoint chez Microsoft"Je suis ravi d'être assis ici en tant que partenaires.

Pour Antti Nivala, fondateur et PDG de M-Files, ce partenariat s'inscrit dans le droit fil de sa vision initiale lors de la création de M-Files.

"Dès le départ, mon idée maîtresse était d'offrir la meilleure expérience possible aux utilisateurs finaux", explique-t-il. "La plupart des clients avec lesquels nous travaillons utilisent les outils Microsoft comme lieu de travail numérique. Il était donc important pour moi de m'assurer que M-Files s'intègre aux outils Office, au système d'exploitation Windows et, aujourd'hui, à Microsoft 365 dans le cloud."

Cette intégration a atteint un nouveau niveau puisque M-Files permet aux utilisateurs de co-écrire et d'éditer des documents simultanément dans les applications bureautiques de Microsoft 365 tandis que la plateforme M-Files organise l'information, guide les processus métier et automatise la sécurité et la conformité.

"La co-création est très importante pour les utilisateurs de M-Files ", déclare Nivala. "M-Files sert au mieux ses clients lorsqu'il n'est pas seulement le système d'enregistrement, mais aussi le système de travail. La conformité devient automatique. Vous pouvez vous contenter de faire votre travail pendant que tout le reste se passe en coulisses.

M. Story ajoute : "Il fournit 100 % des fonctionnalités de coécriture natives de Microsoft 365 - commentaires, mentions, prise en compte de la présence, travail avec Copilot - et non des fonctionnalités partielles."

À la base de ces capacités se trouve Sharepoint Embedded, une solution API qui permet aux développeurs d'applications d'utiliser les fonctionnalités de stockage de fichiers et de documents de Microsoft 365.

"La solution utilise la technologie de stockage de base, les capacités de conformité et de sécurité de SharePoint, mais pas l'interface utilisateur", explique M. Story. "Les utilisateurs n'interagissent qu'à travers l'interface utilisateur de M-Files. C'est le meilleur des deux mondes".

La coécriture marque le début de ce que Nivala et Story envisagent comme une collaboration beaucoup plus approfondie, le travail de développement que les deux entreprises ont déjà effectué ouvrant de nouvelles voies à l'innovation.

"Nous disposons désormais d'une intégration étroite entre M-Files et Microsoft 365, utilisant essentiellement le stockage de Microsoft 365 pour le contenu", explique M. Nivala. "Cela ouvre de nombreuses possibilités. Il y a tellement de cas d'utilisation qui sont idéaux pour M-Files - de la simple synchronisation et du partage à la gestion de documents haut de gamme. Ce partenariat est tout à fait logique."

Pour Nivala, la véritable valeur de ce nouveau partenariat pour les clients de Microsoft réside dans les informations contextuelles que M-Files peut fournir.

"Nous intégrons des systèmes d'entreprise tels que SAP et Salesforce, et utilisons ces objets d'entreprise comme contexte pour les documents", explique-t-il. "Il ne s'agit pas seulement de gestion de documents. Qu'il s'agisse de données clients ou de données relatives aux usines et aux équipements, il est possible de tout regrouper grâce aux métadonnées dans Microsoft 365. C'est tout à fait unique à M-Files".

Les clients de M-Files pourront désormais utiliser les fonctionnalités de Sharepoint à travers l'interface de M-Files .

L'IA ajoute une nouvelle couche d'opportunités à explorer pour Microsoft et M-Files .
"L'accès natif au contenu par Copilot est une perspective passionnante, déclare Nivala. En exposant le contexte commercial et les documents de M-Files à Copilot, ainsi qu'au Microsoft Graph, on arrive vraiment à la bonne conclusion, quels que soient les besoins de l'utilisateur.
Story prévoit également que les deux entreprises collaborent au développement d'agents d'intelligence artificielle spécialisés.

"Je peux imaginer de futurs agents pour la fiscalité et la comptabilité, l'ingénierie ou les sciences de la vie", dit-il. "Avec le contexte des objets d'entreprise de M-Files et les données de collaboration de Microsoft Teams et du courrier électronique dans le Microsoft Graph, c'est une combinaison vraiment puissante.
La sécurité et la conformité resteront au cœur de la collaboration.

"Un exemple très pratique est celui des étiquettes de sensibilité", explique Nivala. "Désormais, grâce à l'intégration, nous pouvons créer automatiquement des étiquettes de sensibilité avec des métadonnées. Si un document est lié à un projet confidentiel, les métadonnées peuvent déclencher le cryptage et empêcher le partage excessif."

L'article met en évidence les avantages en matière de conformité pour les clients qui travaillent sur Microsoft 365 par le biais de la plateforme M-Files .

"Il est très simple de savoir que tous les contenus sont regroupés en un seul endroit", explique-t-il. "Vous n'en avez pas une partie dans Microsoft 365 et une autre ailleurs. Il est protégé par Microsoft Purview, avec des certifications telles que FedRAMP, SOC 2 et HIPAA. Si les clients demandent s'ils ont accès à Microsoft Defender ou à Advanced Threat Protection, la réponse est oui - c'est comme n'importe quel autre contenu dans Microsoft 365. Tout cela est intégré nativement dans Word, Excel et même Acrobat. Pas de plugins, pas d'outils supplémentaires - ça marche, c'est tout".

Nivala et Story considèrent que les intégrations actuelles ne sont qu'un début.

"L'association de Microsoft 365 et de M-Files ne vise pas seulement à résoudre les problèmes d'aujourd'hui, mais aussi à jeter les bases de la collaboration de demain", déclare M. Story. "Avec l'IA, la conformité et la coécriture transparente intégrées, nous aidons les clients à évoluer vers un lieu de travail où le contenu est toujours disponible, toujours sécurisé et toujours en contexte."

Nivala est d'accord : "C'est le début d'un voyage beaucoup plus important. Plus nous introduisons d'intelligence et d'automatisation dans le flux de travail quotidien, plus nous nous rapprochons d'une gestion de l'information sans effort. Telle est notre vision, et nous ne faisons que commencer.