Au-delà de SharePoint : Pourquoi les services professionnels ont besoin d'un DMS dédié

Par : Ville Somppi, vice-président, Solutions de services professionnels, M-Files

Selon une nouvelle enquête mondiale sur les technologies de l'information* menée par M-Files, près de 70 % des entreprises de services professionnels utilisent aujourd'hui des systèmes de gestion de documents et de contenu. Ces systèmes permettent de faciliter la recherche, la gestion et l'utilisation des documents, ce qui améliore la productivité et réduit les frustrations.

Cependant, il arrive souvent que les cabinets de services professionnels se contentent trop facilement de la solution Microsoft par défaut, SharePoint, et en oublient de se poser la question suivante : SharePoint correspond-il vraiment à nos besoins ?

Les défis de la gestion de l'information avec SharePoint

La plupart des entreprises ont recours à la suite Microsoft 365, tout simplement parce que lorsque l'on achète les applications de base Microsoft Word, Excel et PowerPoint, les autres applications sont incluses dans le même abonnement. Et les solutions Microsoft sont, dans l'ensemble, excellentes : ces outils sont faciles à utiliser dès le départ et ne nécessitent pas beaucoup de configuration ni de formation.

Cependant, alors que ces outils de productivité continuent de s'améliorer et deviennent de plus en plus faciles à utiliser, le défi de gérer efficacement la production qui en résulte ne fait que s'accentuer. Les risques de prolifération des documents, d'informations cloisonnées et de lacunes en matière de conformité augmentent à mesure qu'il devient plus facile pour n'importe quel membre de l'organisation de créer, dupliquer et partager rapidement du contenu.

Capacités limitées en matière de conformité

Ajoutez à cela un grand cabinet de services professionnels aux besoins plus exigeants, et c'est là que les vrais problèmes commencent. Par exemple, les cabinets de services professionnels opèrent souvent dans des secteurs réglementés soumis à des règles strictes en matière de confidentialité et de conservation des données. Même si Microsoft propose, dans ses abonnements haut de gamme, des fonctionnalités permettant de répondre à certaines de ces exigences, très peu d'entreprises maîtrisent leur mise en œuvre. Et si une entreprise investit dans la gestion des documents, par exemple, elle souhaite disposer d'un outil spécialement conçu à cet effet.

Avantages d'un système de gestion documentaire dédié (SGD)

L'autre défi majeur lié à l'utilisation des applications Microsoft pour la gestion de l'information tient au fait que Microsoft ne met pas l'accent sur l'organisation des données. Les informations sur Microsoft 365 ont tendance à se disperser très facilement entre les comptes OneDrive personnels, Teams et les dossiers. Lors de la création de nouveaux documents et de leur enregistrement sur Microsoft 365, il n’est pas facile de savoir où chaque élément d’information doit être classé. Et comme il n’y a généralement aucune règle imposant où stocker les informations, celles-ci se perdent souvent, ce qui entraîne des doublons et un véritable cauchemar en matière de gestion des versions. Ajoutez à cela des lecteurs réseau hérités et d’autres applications métier comme CRM, et vous vous retrouvez face à un véritable chaos informationnel.

Fonctionnalité d'organisation et de recherche améliorée

La morale de l'histoire ? Ce n'est pas parce que SharePoint est inclus gratuitement dans votre abonnement à Microsoft 365 qu'il constitue nécessairement la meilleure solution pour la gestion de vos documents. SharePoint ne sera probablement pas en mesure de s'adapter à l'évolution des besoins de votre entreprise sans que vous n'investissiez massivement dans des développeurs pour le modifier ou y ajouter des fonctionnalités — une solution non viable qui ne manquera pas de vous décevoir.

En effet, les résultats de l'enquête mondiale sur les technologies de l'information M-Files ont révélé que seuls 35,6 % des professionnels du secteur des services étaient très satisfaits de leur solution de gestion des documents et des contenus.

Fonctionnalités améliorées en matière de conformité et de sécurité

Les solutions spécialisées dans la gestion de l'information, telles que M-Files, sont spécialement conçues pour renforcer les capacités des travailleurs du savoir, améliorer la cohérence, réduire les erreurs et optimiser l'expérience des collaborateurs.

M-Files de classer les informations de manière fluide et de les étiqueter facilement pour faciliter leur recherche, tout en garantissant le respect des règles métier et des politiques de sécurité. Il exploite les métadonnées pour optimiser l'organisation, la recherche et le partage des documents, en apprenant automatiquement et en aidant à les étiqueter, ce qui permet aux employés de se concentrer sur leur travail.

Intégration transparente avec Microsoft 365

Le plus gros avantage ? M-Files parfaitement à la suite Microsoft 365, offrant ainsi un moyen plus efficace de stocker les informations dans différents référentiels. Nos clients sécurisent leurs processus de gestion de l'information et garantissent la conformité sans pour autant renoncer aux gains de productivité liés à leur investissement dans Microsoft 365.

M-Files: votre partenaire idéal pour la gestion de l'information

Trente-trois pour cent des cabinets de services professionnels interrogés dans le cadre de l'enquête mondiale M-Files sur les technologies de l'information ont indiqué que leur entreprise s'appuyait sur des intégrations entre systèmes. Cela confirme la nécessité de disposer de plateformes de gestion documentaire qui s'intègrent facilement aux principales plateformes de travail numérique actuelles, permettant ainsi aux employés d'effectuer leurs tâches quotidiennes en utilisant leurs applications préférées.

Optimisez votre efficacité et assurez votre conformité avec M-Files

Les cabinets de services professionnels qui utilisent M-Files complément de la suite Microsoft 365 :

• Résoudre le problème du cloisonnement des informations et du contrôle des versions
• Automatiser les processus qui capturent l'ensemble du cycle de vie des documents - en tenant compte de l'évolution des groupes de parties prenantes - sans dupliquer le contenu.
• Maintenir une structure de gestion de l'information au service de l'ensemble de l'organisation et capable d'évoluer en fonction des besoins.
• Veiller au respect des exigences en matière d'indexation, de formation, de conservation et d'autres exigences relatives à la gestion des documents.
• Sécuriser les informations avec des droits d'accès dynamiques au niveau des documents qui permettent un accès temporaire vérifiable sans copie du contenu.
• Éviter les doublons et la "gestion de contenu fantôme" grâce à des outils de collaboration
• S'intégrer à des applications métier hors de l'écosystème Microsoft afin de relier et d'enrichir les documents avec leurs équivalents dans les bases de données (par exemple, la documentation « tel que construit » avec les balises ERP correspondantes)

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*L'enquête M-Files 2022 sur les technologies de l'information a été menée auprès de participants en Amérique du Nord, en Europe occidentale et en Asie-Pacifique, dans des secteurs tels que la recherche et le conseil scientifique et technique, les services financiers, les services d'investissement et la gestion de patrimoine, le conseil en gestion et la comptabilité.