Temps de recherche de documents : Combien de temps faut-il vraiment pour trouver un fichier ?

Combien de temps faut-il pour trouver un document ?

Suivons la chronologie des réponses au cours des vingt dernières années...

2001

IDC rapporte que les travailleurs qui gèrent, créent ou éditent des documents pour une entreprise passent jusqu'à 2,5 heures par jour à chercher ce dont ils ont besoin.

2003

IDC a publié Moving Beyond Search : Advanced Data Gathering in the Enterprise, qui comprend le commentaire suivant :

"Près de 70 % des personnes interrogées (travailleurs du savoir) dans le cadre de l'enquête sur les recherches de la conférence KMWorld d'IDC ont indiqué qu'elles consacraient cinq heures ou plus par semaine à la recherche d'informations en ligne, 16 % d'entre elles indiquant qu'elles passaient 12 heures par semaine ou plus à effectuer des recherches".

2011

IDC publie Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs :

"Les enquêtes IDC révèlent que le temps consacré à la recherche d'informations est en moyenne de 8,8 heures par semaine.

2012

Selon McKinsey, les employés consacrent 1,8 heure par jour à la recherche et à la collecte d'informations.

L'enquête d'IDC sur les travailleurs de l'information indique que les travailleurs consacrent 5 heures par semaine à la recherche de documents. (Voir le graphique).

2013

Gartner indique que les professionnels consacrent 50 % de leur temps à la recherche d'informations et qu'il leur faut en moyenne 18 minutes pour localiser chaque document.

Alors, que savons-nous ?

Il semble qu'au cours des dernières décennies, le temps nécessaire à la recherche d'informations ait diminué. Cela se vérifie. En 2001, nous n'avions pas l'aptitude technologique que nous avons aujourd'hui. Il convient de mentionner que les statistiques ci-dessus sont loin d'être homogènes dans leur méthodologie, un point souligné de manière très poignante par Martin White dans son article de LinkedIn Pulse "Le temps consacré à la recherche - une chronologie du mythe et quelques recherches récentes.

Mais tout de même...

Pour l'anecdote, je sais que je passais pas mal de temps à chercher des informations avant de découvrir M-Files. Que ce soit 2 h 30 par jour ou 18 minutes par document n'a pas d'importance, car je peux vous dire que c'était bien plus de temps que nécessaire : je passais mon temps à jongler entre les dossiers de mon ordinateur portable, Salesforce et d'autres systèmes pour tenter de trouver la bonne version.

Pour les besoins de l'argumentation, supposons qu'il a fallu moins de 18 minutes, comme le suggère Gartner , pour trouver un document. Supposons qu'il faille moins de 15 minutes... moins de 12... moins de 10. Disons qu'en moyenne, il faut 8 minutes pour trouver un document.

Je peux vous dire catégoriquement et sans équivoque...

Grâce à M-Files il ne me faut désormais que 15 secondes pour trouver n'importe quelle information dont j'ai besoin M-Files peut-être 30 secondes tout au plus si elle se trouve un peu plus bas dans les résultats de recherche.

C'est loin des 8 minutes ou même des 5 minutes. Imaginez le temps que vous pourriez récupérer pour un travail plus productif si tous les documents dont vous avez besoin - créés par vous ou par quelqu'un d'autre, pour tel projet ou tel client - étaient disponibles en un seul endroit, en quelques clics seulement.

La puissance de la recherche fédérée et des résultats similaires à ceux de Google

Comme nous l'avons déjà mentionné, la recherche fédérée désigne une technologie de recherche capable d'explorer simultanément plusieurs sources d'informations. L'une des fonctionnalités les plus intéressantes M-Filesest sans doute sa capacité à offrir une véritable recherche fédérée.

Se connecter à tous les systèmes et à tous les recoins où se cachent les informations

M-Files constituent en eux-mêmes un référentiel dans lequel les utilisateurs peuvent stocker des fichiers, des documents et d'autres informations.

Mais M-Files s'intègre M-Files aux systèmes existants pour présenter les informations, quel que soit leur emplacement. Imaginez un monde où peu importe que les informations dont vous avez besoin se trouvent dans votre CRM, SharePoint, ERP, dans des dossiers réseau ou ailleurs. Cela signifie que vous pouvez déployer M-Files perturber les systèmes existants auxquels certaines divisions ou certains services sont attachés. Vous pouvez ainsi mettre en place une stratégie globale et évolutive de gestion de l'information sans avoir à procéder à une migration massive des données.

Un seul mot-clé suffit pour trouver des informations

Il suffit de taper un mot-clé pour trouver ce dont vous avez besoin. Parlons-en.

Les métadonnées. C'est ce qui est au cœur de toute la plateforme de gestion M-Files de l'information M-Files . C'est ce qui vous permet de trouver ce dont vous avez besoin à l'aide d'un simple mot-clé. C'est ce qui dissocie efficacement les informations métier de l'emplacement des fichiers et met l'accent là où il faut : sur le contenu du fichier.

Lorsqu'un fichier est enregistré, les utilisateurs sont invités à saisir des informations clés sur la fiche de métadonnées - dates, personnes, type de document, mots-clés. L 'intelligence artificielle peut même vous aider à le faire à votre place.

Le résultat est simple, mais profond : les fichiers sont très faciles à trouver.

Des résultats similaires à ceux de Google

La recherche d'informations sur Google est pour nous une seconde nature. Il suffit de taper un mot ou une phrase et hop... des pages et des pages de résultats. Les résultats sont présentés par ordre de pertinence et peuvent facilement être filtrés par date, par site web et par d'autres paramètres.

Imaginez maintenant que vous fassiez la même expérience lorsque vous recherchez des informations commerciales : il vous suffit de saisir un mot clé (et un ou deux filtres, si vous le souhaitez) et le système vous renvoie une fenêtre de recherche avec les résultats les plus pertinents en haut de la page.

Voici comment cela fonctionne dans M-Files. Encore une fois, quel que soit l'endroit où vos informations sont stockées, M-Files l'ensemble de votre écosystème d'informations pour vous présenter les résultats de recherche les plus pertinents.

Entre nous, M-Files de fonctionnalités incroyables qui transforment votre entreprise en une machine bien huilée. Mais quand mes amis et ma famille me demandent ce que fait mon entreprise, c'est ce que je leur réponds systématiquement. Je leur explique ce concept de recherche fédérée, et là, ils comprennent tout d'un coup.

C'est puissant. C'est simple. C'est une expérience que chaque employé de bureau devrait vivre sur son lieu de travail. Je ne sais pas comment j'arrivais à être productif avant, quand il me fallait plus de quelques secondes pour trouver ce dont j'avais besoin pour faire mon travail.