La transformation numérique par l'intelligence artificielle (IA) fait référence à l'utilisation de l'intelligence des machines pour aider à résoudre les problèmes et à travailler plus efficacement. Selon Xerox, 46 % des employés des petites et moyennes entreprises perdent encore quotidiennement du temps dans des flux de travail inefficaces liés au papier. Cela signifie que les systèmes de gestion documentaire intelligents peuvent faire beaucoup pour améliorer ces processus.

Les entreprises qui utilisent déjà des systèmes de gestion documentaire sophistiqués bénéficient d'un avantage concurrentiel. La bonne nouvelle, c'est que ces outils intelligents peuvent s'avérer particulièrement utiles lorsque les organisations n'ont pas beaucoup misé sur la technologie par le passé et doivent rattraper leur retard. Mieux encore, les systèmes de gestion documentaire intelligents sont devenus accessibles et utiles pour toutes les tailles et tous les types d'entreprises.

5 gains d'efficacité vitaux apportés par l'IA dans la gestion documentaire

De nombreuses organisations et industries sont encore confrontées aux documents papier. Même si l'entreprise ne les génère pas, elle peut être amenée à utiliser des formulaires papier émanant de l'administration ou de partenaires commerciaux. Par ailleurs, certaines entreprises ont abandonné le papier physique. Dans le même temps, elles peuvent n'avoir fait qu'un petit pas vers la numérisation en joignant des feuilles de calcul ou des formulaires scannés à des courriers électroniques et en les stockant sur divers lecteurs de disques de manière aléatoire et désorganisée. Toutes ces pratiques font perdre du temps parce qu'elles peuvent entraîner une mauvaise gestion des données qui se traduit par des documents redondants, incorrects, perdus et non sécurisés.

En revanche, il suffit de considérer quelques façons révolutionnaires dont l'utilisation de l'IA dans les systèmes de gestion de documents tels que M-Files peut accélérer et améliorer l'intégrité des pratiques commerciales courantes :

Automatiser les processus manuels. Après la numérisation ou la saisie du document, le système d'IA peut automatiser une grande partie des tâches fastidieuses tout en appliquant de bonnes normes. Il peut par exemple utiliser des systèmes intelligents pour aider à classer et à étiqueter les entrées, afin qu'elles soient faciles à retrouver la prochaine fois. Cette capacité peut accélérer les efforts initiaux de numérisation et faciliter les tâches futures. Lorsque les employés utilisent le système, des recherches efficaces reposent souvent sur un étiquetage et une catégorisation corrects des documents, mais il s'agit d'un domaine qui est souvent négligé au moment de la saisie des informations. Même si le système ne procède pas automatiquement au marquage et à la catégorisation, il peut appliquer des règles prédéfinies pour s'assurer que les employés effectuent ce travail supplémentaire lorsqu'ils soumettent de nouveaux documents.

Accélérer la veille stratégique : Les systèmes intelligents peuvent accélérer la veille stratégique. Par exemple, l'IA peut repérer des modèles dans de très grands ensembles de données beaucoup plus rapidement que l'homme. Par exemple, un responsable du recrutement peut consulter des CV à l'aide d'un système intelligent qui trouvera des mots clés associés à des personnes ayant réussi dans le passé ou sur la base de règles préétablies. Un autre exemple pourrait être la recherche de tendances de ventes saisonnières à partir de factures ou de commandes antérieures.

Appliquer une structure à des données non structurées. Les informaticiens sont habitués à voir les données organisées dans des bases de données ou des rapports formatés. Personne ne peut s'attendre à une telle organisation dans la plupart des documents. Au lieu de cela, la communication arrive souvent sous la forme de courriels, de messages textuels, de lettres ou de formulaires d'une autre organisation. Dans le passé, les gens devaient passer au peigne fin ces types de communication pour en extraire des informations et les organiser. Aujourd'hui, la gestion intelligente des données peut se charger d'une grande partie du travail. À titre d'exemple, le blogAdobe mentionne un superbe cas d'utilisation :

"Dans un exemple plus spectaculaire, certaines entreprises utilisent l'IA et l'apprentissage automatique pour parcourir les courriels, les textes et d'autres communications avec les clients afin de comprendre les mots, la sémantique et les sentiments, et de relier ces données à l'historique de la facturation et des services pour prédire qui achètera quels produits et quels services. Le plus remarquable, c'est que ces modèles surpassent régulièrement ceux qui n'utilisent que des données structurées."

Rationaliser la préparation des documents. Au lieu d'apprendre aux employés à formater correctement divers documents, l'IA peut simplement demander les informations nécessaires à l'élaboration de nouveaux documents uniques. Par exemple, le système peut générer automatiquement un contrat de travail pour les nouveaux employés, sur la base du nom de l'employé et d'autres informations dont il dispose déjà lors du processus de recrutement.

Renforcer la sécurité des documents. La capacité de l'IA à sécuriser les informations pourrait s'avérer l'un de ses plus grands avantages. Le système de gestion des documents peut automatiquement rechercher des informations sensibles et signaler tout document qui en contient. Mieux encore, le logiciel peut détecter les demandes inhabituelles de données privées et en empêcher l'accès ou alerter les équipes de sécurité. Selon Market Watch, la plupart des cybermenaces actuelles proviennent d'emplois internes, intentionnellement ou non. L'IA peut constituer une arme puissante contre toutes sortes de menaces pour la sécurité des données.

Améliorer la qualité des données. Le système de gestion documentaire intelligent peut contribuer à réduire la redondance des données, à détecter les erreurs de saisie et à éviter que les fichiers ne soient égarés. Les entreprises ont besoin de données de qualité pour prendre des décisions efficaces et traiter les affaires, et c'est une autre caractéristique que l'IA peut fournir.

La transformation numérique basée sur les documents peut rationaliser la plupart des entreprises

Qu'il s'agisse d'équipes juridiques ayant besoin d'analyser des documents de divulgation ou de magasins de détail qui doivent prévoir les tendances des ventes, l'IA dans la gestion des documents peut améliorer l'efficacité de manière révolutionnaire. Elle peut mettre de l'ordre dans le chaos, fournir des informations utiles et même aider à prévenir des événements aussi courants que les erreurs de saisie de données. Pour tirer le meilleur parti de vos précieuses données, vous devriez envisager d'obtenir l'aide d'un système de gestion documentaire intelligent.