Créer un utilisateur

Réalisez les étapes suivantes pour créer un nouvel utilisateur dans un coffre sélectionné :

  1. Ouvrez M‑Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M‑Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Cliquez sur Utilisateurs.
    Conseil : Si la liste comporte un grand nombre d’éléments, vous pourriez avoir envie de la filtrer. Pour filtrer la vue, ouvrez le menu Vue et cliquez sur Filtre. Saisissez un texte de votre choix pour filtrer le contenu de la colonne.
  6. Cliquez sur Nouvel Utilisateur dans le volet de commandes.
    Résultat :La boîte de dialogue Nouvel Utilisateur s’ouvre.
  7. Utilisez le menu déroulant Compte de Connexion pour sélectionner un compte pour l’utilisateur ou sélectionnez Nouveau Compte de Connexion... dans le même menu déroulant pour créer un nouveau compte de connexion pour l'utilisateur.
    Pour plus d’instructions sur la création d’un nouveau compte de connexion, veuillez consulter Créer un compte de connexion.
    Résultat :Le champ Nom complet est mis à jour avec les données concernant le nom complet du compte de connexion sélectionné.
  8. Utilisez le menu déroulant Langue du coffre pour sélectionner la langue du coffre par défaut pour l’utilisateur dans la liste des langues disponibles.
    Pour obtenir des instructions sur l’ajout d’une nouvelle langue de coffre, consultez Langues et Traductions.
  9. Configurez les propriétés et les droits d’administration du nouvel utilisateur dans le coffre sélectionné en cochant ou en décochant les cases pertinentes :
    OptionDescription
    Utilisateur externe

    Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et utilisateurs internes. Un utilisateur peut être défini comme utilisateur externe en cochant l'option Utilisateur externe. Les utilisateurs externes ne peuvent pas consulter ou accéder aux documents autres que ceux spécifiquement marqués pour eux. Par défaut, ils n'ont la permission de ne voir aucun document. Par exemple, vous pouvez définir vos clients comme utilisateurs externes et leur donner accès aux documents du coffre spécifiquement pour les clients.

    Comme indiqué précédemment, les utilisateurs externes n'ont, par défaut, aucun droit d'accès aux documents. Pour partager un document avec un utilisateur externe, les droits d'accès doivent être explicitement définis au niveau des autorisations du document.
    Remarque : Les autorisations des objets sont mises à jour en tant que tâche d’arrière-plan asynchrone. Les autorisations des objets peuvent être mises à jour si, par exemple, une liste de contrôle d’accès, un utilisateur, un groupe d’utilisateurs ou la valeur d’un pseudo-utilisateur (comme un chef de projet) sont modifiés. Vous pouvez contrôler la progression de la tâche dans M‑Files Admin, dans la rubrique Tâches d'arrière-plan. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Contrôle des tâches d'arrière-plan.
    Compte utilisateur désactivé

    Lorsque le compte est désactivé, l'utilisateur ne peut pas accéder au coffre. La connexion au coffre est désactivée, mais les informations relatives à l'utilisateur sont conservées. Le compte peut facilement être réactivé en décochant la case en cas de besoin. Par exemple, pour des raisons de sécurité, vous pourriez désactiver un compte employé pendant ses congés.

    L'utilisateur ne peut pas créer de document ou d'objet

    L'utilisateur ne peut pas créer de documents ou d'objets dans le coffre mais peut, par exemple, les consulter s'il en a l'autorisation.

    L'utilisateur ne peut pas créer ou modifier de dossier traditionnel

    L'utilisateur ne peut pas créer de dossier traditionnel ou modifier des dossiers traditionnels existants dans le coffre.

    L'utilisateur ne peut créer/modifier de vue privée ou de règle de notification L'utilisateur ne peut pas créer ou modifier de vue privée ou de règle de notification privée. Les vues et les règles de notification privées ne sont visibles que par l'utilisateur qui les a créées alors que les vues et les règles de notification communes sont visibles par tous les utilisateurs du coffre.
    Contrôle total du coffre

    Cette option donne à l’utilisateur tous les droits d'administration du coffre.

    Voir et lire tous les objets (y compris les objets supprimés)

    Quelles que soient les autorisations accordées pour un document ou un objet, un utilisateur ayant ces droits peut voir et lire tous les objets, y compris ceux qui ont été supprimés.

    Afficher et récupérer les objets supprimés

    L’utilisateur est autorisé à restaurer les documents et autres objets marqués comme supprimés.

    Détruire les objets

    L’utilisateur est autorisé à détruire définitivement les objets.

    Forcer le déverrouillage (annuler les modifications)

    Ce droit permet d'annuler le verrouillage effectué par un autre utilisateur. Par exemple, si un utilisateur a oublié de publier un document que d'autres doivent pouvoir modifier, tout utilisateur disposant de ce droit peut publier le document. Dans ce cas, les modifications apportées au document pendant le verrouillage ne seront pas enregistrées sur le serveur.

    Modifier les autorisations pour tous les objets
    L’utilisateur peut modifier les autorisations de n’importe quel objet qu’il a le droit de voir. Vous pouvez modifier les droits pour un objet, par ex. supprimer l'autorisation d'écrire sur un document pour les autres utilisateurs.
    Remarque : L’utilisateur doté de cette autorisation peut obtenir des droits de modification pour les documents qu’il ne devrait normalement que pouvoir lire.
    Modifier la structure des métadonnées
    L'utilisateur est autorisé à modifier les métadonnées d'un coffre, comme ajouter de nouvelles classes de document ou listes de valeurs. Par exemple, si vous voulez modifier la classe de document Facture de manière à ce que la propriété Projet soit renseignée pour chaque facture, vous pouvez effectuer la modification si vous y êtes autorisé. Même si l'utilisateur n'en a pas l'autorisation, il peut ajouter de nouveaux champs de métadonnées aux objets à l'aide de la fiche de métadonnées.
    Remarque : À l’aide de cette autorisation, les utilisateurs peuvent avoir le droit de visualiser les éléments de la structure des métadonnées et d’autres informations sur le coffre qu’ils ne seraient sinon pas censés visualiser, comme les listes de valeurs, les types d’objets et les listes de contrôle d’accès.
    Gérer les workflow

    Cette autorisation permet à l'utilisateur de créer, éditer et supprimer des workflows dans M‑Files Admin.

    Gérer les comptes utilisateurs

    L’utilisateur est autorisé à gérer des comptes de connexion dans le coffre sélectionné. Avec cette autorisation, vous pouvez par exemple ajouter ou supprimer des utilisateurs du coffre.

    Gérer les vues partagées et les règles de notification
    Avec cette autorisation, vous pouvez créer des vues visibles par tous les utilisateurs du coffre. Vous pouvez également définir des règles de notification partagées. Vous pouvez créer des règles de vues et de notifications partagées dans M‑Files Desktop.
    Remarque : Pour plus de renseignements sur les vues partagées, consultez Utiliser les vues. Pour plus de renseignements sur les règles de notification communes, consultez Modifier des paramètres de notification dans M‑Files Desktop.
  10. Optionnelle : Dans l'onglet Autorisations, spécifiez les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui peuvent voir cet utilisateur.
    L'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voient tous les utilisateurs du coffre.
    1. Dans la liste Utilisateurs et Groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs pour lequel vous souhaitez configurer les autorisations lui permettant de voir cet utilisateur.
      Si l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne se trouvent pas dans la liste, cliquez sur Ajouter... pour ajouter l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs à la liste Utilisateurs et Groupes d’utilisateurs.
    2. Cochez soit la case Autoriser soit la case Refuser afin de modifier les autorisations de l’utilisateur sélectionné.
  11. Cliquez sur OK après avoir terminé.
Un nouvel utilisateur est créé ; on peut le voir dans la liste Utilisateurs. Le nouvel utilisateur peut désormais accéder au coffre sélectionné avec les autorisations que vous avez définies.
Remarque : Vous pouvez également importer des utilisateurs de domaines dans M‑Files. Consultez Importation d'utilisateurs pour obtenir les instructions.