Uusi ominaisuusmäärittely

Uudessa ominaisuusmäärittelyssä pitää ominaisuuden nimeämisen jälkeen määritellä tietotyyppi. Esimerkiksi jos luot Dokumentin päiväys -nimisen ominaisuuden, sille on loogista määritellä tietotyypiksi Päiväys.

Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit


Teksti	Mikä vain kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko. Tämän tyyppiselle ominaisuudelle voi kirjoittaa käyttöliittymän kautta enintään 100 merkkiä. Voit kirjoittaa enemmän merkkejä M-Files APIn kautta, mutta yli 100 merkkiä olevat arvot katkaistaan ja arvo kokonaisuudessaan menetetään.
Teksti (monirivinen)	Mikä vain kirjoitettu teksti. Teksti voi jatkua useammalle riville. Tämän tyyppiselle ominaisuudelle voi kirjoittaa käyttöliittymän kautta enintään 10 000 merkkiä. Voit kirjoittaa enemmän merkkejä M-Files APIn kautta, mutta tämä voi aiheuttaa sen, ettei arvo näy kokonaan. Tästä voi olla seurauksena myös muuta ei-toivottua käyttäytymistä käyttöliittymässä. Esimerkiksi jos yrität kirjoittaa 10 000 merkkiä pidemmän ominaisuusarvon Microsoft Office -dokumenttiin, tulee virhe.
Valitse listasta	Voit valita yhden arvon arvolistan vaihtoehdoista.
Valitse listasta (monivalinta)	Voit valita useita arvoja arvolistan vaihtoehdoista.
Päiväys	Voit valita päivämäärän. M-Files Ehdottaa oletusarvoisesti meneillään olevaa päivämäärää.
Aika	Voit määrittää ajan.
Aikaleima	Voit valita päivämäärän ja ajan.
Numero (kokonaisluku)	Voit kirjoittaa halutun kokonaisluvun. Arvo voi olla mitä tahansa väliltä -2 147 483 648 ja 2 147 483 647.
Numero (reaaliluku)	Voit kirjoittaa halutun reaaliluvun. Arvo voi olla mitä tahansa väliltä -1,79 x 10³⁰⁸ ja 1,79 x 10³⁰⁸. Voit syöttää arvon muodossa XEY, missä X on kerrottava numero, E edustaa pohjalukua 10 ja Y on eksponentti. Esimerkiksi syöttämällä -12E3 saat tulokseksi arvon -12,000. Huomaa: Tämä tietotyyppi voi edustaa laajempaa numeroaluetta kuin Numero (kokonaisluku), mutta tarkkuuden kustannuksella. Sen vuoksi Numero (reaaliluku) ei tulisi olla käytössä, jos numeroarvon on oltava ehdottoman tarkka, kuten rahaa edustavien arvojen kohdalla. Tällaisissa tapauksissa suositellaan käyttämään tietotyyppinä valintaa Numero (kokonaisluku).
Boolen arvo (kyllä/ei)	Voit määrittää totuusarvon kyllä tai ei halutulle muuttujalle.

Tietotyyppi kuvastaa, minkälaisesta ominaisuudesta on kyse. Jos esimerkiksi luot uuden ominaisuuden nimeltä Luottamuksellinen ja annat sille tietotyypiksi Totuusarvo (kyllä/ei), täyttäessäsi metatietokortin Luottamuksellinen-kohtaa sinun pitää valita joko kyllä tai ei. Näin tapahtuu vain, jos Luottamuksellinen-ominaisuus on liitetty siihen dokumenttiluokkaan (esimerkiksi Raportti, Muistio, Pöytäkirja), johon luomasi dokumentti kuuluu.

Kun olet luonut tämän ominaisuuden, voit luoda uuden näkymän, johon on listattu dokumentit sen mukaan, ovatko ne luottamuksellisia vai eivät. Voit ryhmitellä dokumentit näkymähierarkian avulla Kyllä- ja Ei-ominaisuuskansioihin.

Arvolistat ovat tehokkaasti hyödynnettävissä ominaisuusmäärittelyissä. Esimerkiksi Asiakkaat-arvolistaa hyödynnetään lukuisissa M-Files-esimerkkivaraston ominaisuusmäärittelyissä.

Kun määritellään vaikkapa Laatijaorganisaatiota, haetaan vaihtoehdot arvolistasta Asiakkaat, johon on helppo lisätä uusia arvoja (asiakkaita). Näin samoja yritysten nimiä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan, vaan sen sijaan hyödynnetään jo olemassa olevaa listaa. Listavalinnat vähentävät syötevirheitä ja tehostavat toimintaa.

Esisuodatus ominaisuuksille

Voit määritellä esisuodatuksen ominaisuusmäärittelylle, joka näyttää kohteita. Tällä tavoin voidaan rajata listaa näytettävistä kohteista tietyillä kriteereillä, jolloin käyttäjä löytää nopeammin etsimänsä kohteen, esimerkiksi lisätessään haluamansa asiakkaan metatietokorttiin.

Esisuodatuksella voidaan esimerkiksi jakaa:

asiakkaat prospekteihin ja varsinaisiin asiakkaisiin
asiakkaat tilaajiin ja toimittajiin
asiakkaat henkilöasiakkaisiin ja yrityksiin
projektit sisäisiin ja ulkoisiin
projektit voimassa oleviin ja päättyneisiin.

Asiakkaan luokkaa voidaan käyttää myös esisuodattimena asiakaslistaukselle. Vastaavasti esimerkiksi projektin luokkaa voidaan käyttää esisuodattimena projektilistaukselle.

Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa

Voit määrittää arvolistaan perustuvan ominaisuuden suodatettavaksi toisen ominaisuuden perusteella. Tällöin metatietokortin arvot suodatetaan dynaamisesti käyttäjän valintojen mukaisesti.

Esimerkki

Käyttäjä lisää metatietokorttiin ominaisuudet Asiakas ja Yhteyshenkilö. Arvo, jonka käyttäjä valitsee kohdassa Asiakas muuttaa kohtaa Yhteyshenkilö siten, että se sisältää vain valitun asiakkaan yhteyshenkilöt. Ominaisuus Asiakas käyttää arvolistaa Asiakkaat ja ominaisuus Yhteyshenkilö arvolistaa Yhteyshenkilöt. Arvolista Yhteyshenkilöt on asetettu suodattumaan ominaisuuden Asiakas perusteella.

Voit myös valita automaattisen suodattimen, jolloin M-Files käyttää ominaisuudelle parasta suodatinta. Esimerkiksi arvolistojen kaksisuuntainen suodatus postinumeroiden ja kaupunkien välillä toimii käyttäjäystävällisesti: Voit valita metatietokortissa ensin postinumeron, jolloin M-Files valitsee automaattisesti sopivan kaupungin listasta. Jos valitset ensin kaupungin, M-Files suodattaa valittavissa olevat postinumerot automaattisesti kaupungin mukaan.

Näytä metatietokortilla vain suodatetut arvot

Ota tämä asetus käyttöön varmistaaksesi, että metatietokortin arvolista on suodatettu tiukasti kohdan Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa mukaisesti. Muussa tapauksessa luettelo voi sisältää myös muiden ominaisuuksien perusteella suodatettuja arvoja, jotka 1) ovat kohteen metatiedoissa ja 2) näyttävät saman luettelon arvoja.

Esimerkki

Ominaisuus Projektipäällikkö näyttää arvolistan Työntekijät arvot ja se suodatetaan Ulkoinen projekti -ominaisuuden mukaan. Projektikohde sisältää arvon ominaisuuksille Projektipäällikkö, Ulkoinen projekti ja Sisäinen projekti. Jos tämä asetus on käytössä, ominaisuudelle Projektipäällikkö voidaan valita vain ulkoisten projektien hallinnoijia. Muussa tapauksessa voidaan valita ulkoisten ja sisäisten projektien hallinnoijia.

Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen

Voit määrittää, onko ominaisuusmäärittelyssä käytettävä arvolista kasvava vai laskeva.

Salli tämän ominaisuuden käyttäminen tietyn kohdetyypin kanssa

Tarvittaessa voit myös rajoittaa ominaisuuden käytön vain tiettyyn kohdetyyppiin.

Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta

Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia ominaisuuden kautta, sinun on sallittava tämä ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Luokka-ominaisuusmäärittelylle automaattiset suojausasetukset ovat oletuksena käytössä.

Kun olet lisännyt jollekin arvolle, arvolistalle tai kohdetyypille automaattisia suojausasetuksia, M-Files ilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön ja missä ei. Tarkista, että haluamassasi ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettu käyttöön.

Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle, jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset.

Salli tämän ominaisuuden käyttö näkymän ryhmittelytasona

Ota tämä toiminto käyttöön, jotta ominaisuutta voidaan käyttää ryhmittelytason määrittelyyn näkymän sisällä. On suositeltavaa poistaa vaihtoehto käytöstä ominaisuuksilla, jotka saattavat sisältää luottamuksellista tietoa.

Salli kohteiden etsiminen tämän ominaisuuden perusteella

Jos poistat tämän toiminnon käytöstä, valitun ominaisuuden arvoihin perustuvat haut eivät tuota tuloksia. Huomaa, että ominaisuus saattaa silti näkyä laajennettujen ominaisuusehtojen luettelossa. Voit myös ottaa toiminnon käyttöön ja käyttää Älä etsi kohteiden vanhoja versioita -alitoimintoa, jolloin käyttäjät voivat etsiä vain kohteiden uusimpia versioita tämän ominaisuuden arvojen perusteella.

Jos ominaisuus on mielestäsi relevantti hakuehto, tämän toiminnon tulee olla käytössä. Muussa tapauksessa se kannattaa pitää poissa käytöstä, jotta haku toimisi optimaalisesti.

Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)

Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ominaisuusmäärittelylle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Erota useat aliakset toisistaan puolipisteillä (;).

Kun automaattiset aliakset on käytössä ja kirjoitat Yleiset-välilehdelle nimen, Lisäasetukset-välilehden Aliakset-kenttä täytetään automaattisesti. Aliaksen muoto on <ennakkoon määritetty etuliite>.<nimi>. Määritä automaattiset aliakset varastollesi kohdassa Advanced Vault Settings.

Uuden ominaisuusmäärittelyn luonti

Avaa M-Files Admin.
Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
Laajenna Dokumenttivarastot.
Laajenna varasto.
Laajenna Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse sitten Ominaisuusmäärittelyt.
Tulos:Ominaisuusmäärittely-lista avautuu oikeanpuoleiseen paneeliin.
Napsauta Uusi ominaisuusmäärittely... tehtäväalueella.
Tulos:Ominaisuusmäärittelyn ominaisuudet -ikkuna avautuu.
Kirjoita uuden ominaisuusmäärittelyn nimi Nimi-kenttään.
Nimi näytetään metatietokortissa, kun lisäät tämän ominaisuuden metatietokorttiin.
Valitse uuden ominaisuusmäärittelyn tietotyyppi Tietotyyppi-pudotusvalikosta.
Katso lisätietoja tietotyypeistä kohdasta Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit.
Valinnainen: Jos valitsit tietotyypiksi Teksti tai Teksti (monirivinen), valitse tekstitietotyypin sisältötyyppi Sisältö-pudotusvalikosta.
Valinnainen: Jos valitsit tietotyypiksi Valitse listasta tai Valitse listasta (monivalinta), suorita vaiheet 10.a – 10.e:
1. Kohdassa Näytä arvot seuraavasta listasta valitse arvolista, josta ominaisuuden arvo valitaan.
  Voit myös napsauttaa Suodata ja asettaa ehdot arvoluettelossa olevien arvojen suodattamiseksi.
2. Valinnainen: Kohdassa Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa voit valita ominaisuuden, jonka mukaan käytettävissä olevat arvot suodatetaan. Jos et halua suodattaa arvoja, valitse (ei suodatusta).
  Katso lisätietoja kohdasta Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa.
3. Valinnainen: Ota käyttöön Näytä metatietokortilla vain suodatetut arvot varmistaaksesi, että metatietokortin arvolista on suodatettu tiukasti kohdan Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa mukaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Näytä metatietokortilla vain suodatetut arvot.
4. Valinnainen: Valitse Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen -pudotusvalikosta arvojen lajittelujärjestys.
5. Valinnainen: Valitse Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta -vaihtoehto, jos haluat sallia automaattiset suojausasetukset tälle ominaisuudelle.
  Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille.
Valitse Salli tämän ominaisuuden käyttäminen seuraavan kohdetyypin kanssa -pudotusvalikosta kohdetyyppi, jonka kanssa tätä ominaisuutta käytetään, tai valitse Kaikki kohdetyypit -vaihtoehto, jos et halua rajata ominaisuuden käyttöä tiettyyn kohdetyyppiin.
Valinnainen: Merkitse Salli tämän ominaisuuden käyttö näkymän ryhmittelytasona -valintaruutu, jotta ominaisuutta voidaan käyttää ryhmittelytason määrittelyyn näkymän sisällä.
On suositeltavaa poistaa vaihtoehto käytöstä ominaisuuksilla, jotka saattavat sisältää luottamuksellista tietoa.
Valinnainen: Merkitse Salli kohteiden etsiminen tämän ominaisuuden perusteella -valintaruutu, jos haluat, että tämän ominaisuuden arvoja voidaan käyttää ehtoina etsittäessä kohteita ja kohdeversioita.
1. Valinnainen: Merkitse Älä etsi kohteiden vanhoja versioita -valintaruutu, jos haluat, että tämän ominaisuuden arvoja voidaan käyttää ehtoina vain etsittäessä kohteiden uusimpia versioita.

Juuri tekemäsi uusi ominaisuusmäärittely lisätään Ominaisuusmäärittelyt-listaan, ja ominaisuus voidaan lisätä kohteiden metatietoihin M-Filesissa.