Metatietomäärittelyiden yhdistäminen

Metatietojen välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Kohdevarastoa voidaan käyttää arkistointiin, replikointiin, varmuuskopiointiin ja julkaisuun. Tämän takia ennen mahdollisen kohdevaraston luontia kannattaa käydä läpi, mikä on toteutukseltaan helpoin ja paras tapa luoda haluttu kohdevarasto.

Mikäli yhdistäminen ja synkronointi tehdään kahden tai useamman olemassa olevan varaston välillä, tarkista metatietomäärittelyiden yhdistäminen ja määrittele ajoitetut vienti- ja tuontityöt varastojen välille.

M-Files yhdistää metatietoja oletusarvoisesti seuraavilla tavoilla (merkitysjärjestyksessä):

1. Sisäänrakennetut metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti riippumatta siitä, miten varastojen metatietorakenteet on luotu tai miten yhdistäminen tehdään. Tällaisia metatietomäärittelyitä ovat Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan haluta piilottaa jotakin näistä. Esimerkiksi dokumentin luojaa ei välttämättä haluta näyttää julkaisuvarastossa. Näitä sisäänrakennettuja metatietoja voidaan muokata julkaisukäyttöön sopivaksi rekisteri- ja oikeusasetuksilla.
2. Kaikilla arvoilla on GUID-tunniste (globally unique identifier). Jos varastojen välillä GUID-tunnisteet täsmäävät, metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti.
3. Jos varastojen välillä aliakset täsmäävät, tehdään aina metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Alias on määritettävä manuaalisesti jokaisessa varastossa erikseen kyseiselle metatietomäärittelylle. Katso lisätietoja luvusta Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle.
4. Jos sekä metatietomäärittelyn ID että nimi täsmäävät, tehdään metatietojen yhdistäminen automaattisesti. Tätä oletusasetusta voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. Huomaa myös, että jos metatietorakenteet on luotu erillisinä eri varastoissa, ID:t eivät tällöin ole samat ja yhdistäminen on tehtävä aliaksia käyttäen.
5. Voit myös käyttää tuodun metatietomäärittelyn nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole käytettävissä. Siinä tapauksessa sinun on määritettävä alias ainoastaan kohdevarastoon käyttämällä lähdevaraston metatietomäärittelyn nimeä. Jos haluat lisätietoja, katso Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla kohdasta Tuo sisältöä.
6. Jos edellä mainittujen lisäksi halutaan tehdä yhdistäminen pelkän nimen mukaan, voidaan tämä määritys ottaa mukaan rekisteriasetuksissa. Tällöin metatietomäärittelyn nimen, esim. Puhelinnumeron, on oltava sama eri varastoissa. Oletusasetuksia käytettäessä pelkkä nimi ei riitä yhdistämään metatietoja. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä.

Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja GUID-tunnisteen tai ID:n ja nimen osalta toisiaan vastaavat metatietomäärittelyt yhdistetään automaattisesti, pitää muiden metatietomäärittelyiden yhdistäminen tehdä aliaksia käyttäen.

Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis merkitykseltään vastaaviin metatietoihin eri varastoissa. Toisin sanoen alias on yhteinen tunniste samalle metatietomäärittelylle eri varastojen välillä.

Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojen välille.

Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.

Tarkista, että kaikille haluamillesi metatietomäärittelyille löytyvät riittävät määrittelyt yhdistämistä varten. Tarkista seuraavat: kohdetyypit, arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, luokat ja luokkaryhmät, työnkulut ja työnkulun tilat, käyttäjäryhmät sekä nimetyt käyttöoikeusluettelot. Löydät näiden metatietomäärittelyiden ominaisuuksista Lisäasetukset-välilehden, jossa voit määritellä aliaksen tai aliaksia metatietomäärittelylle.

Esimerkiksi lähdevarastossa on ominaisuusmäärittely Puhelinnumero, jonka varastokohtainen ID on 1001. Merkitykseltään vastaava ominaisuusmäärittely on myös kohdevarastossa, mutta varastokohtainen ID on 1005 (nimi voi oletuskielellä olla sama Puhelinnumero tai eri, kuten Puhelin tai Puhelinnumero). Jos haluat yhdistää nämä, määritä molempiin varastoihin ko. ominaisuusmäärittelyille yhteinen alias. Alias voi olla mitä tahansa, mitä haluat, esimerkiksi Telephone number or dc.PhoneNumber. Alias ei kuitenkaan voi sisältää sekä pisteitä että välilyöntejä.

Alias ei näy käyttäjille M-Files Desktop -ohjelmiston puolella, eli käyttäjät näkevät varastokohtaisen ominaisuusmäärittelyn nimen kuten ennenkin.

Kohdevaraston käyttötarkoituksesta riippuen kohdevaraston käyttäjät voivat olla samoja tai täysin eri käyttäjiä kuin lähdevaraston käyttäjät. Jos haluat antaa tietyille käyttäjille oikeudet molempiin varastoihin, synkronoida metatiedot Käyttäjät-arvolistan osalta tai tehdä molemmat, luo käyttäjille samannimiset käyttäjätilit molempiin varastoihin. Käyttäjätilejä ei siis automaattisesti synkronoida varastojen välillä.

Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Myös tällöin kohteiden kohdetyypit pitää olla yhdistettävissä, mutta kohteiden synkronointia (sisällön replikointia) ei tarvitse tehdä, koska kohteita ei siirretä varastosta toiseen. Katso lisätietoja artikkelista Eri varastoissa olevien kohteiden väliset suhteet.