Yhteistoiminta eri varastojen välillä
M-Files mahdollistaa monentasoisen yhteistoiminnan eri dokumenttivarastojen välillä. Yhteistoiminnalla voit mm.
- arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon
- varmuuskopioida dataa omalle palvelimelle asennetusta varastosta pilvipalvelussa olevaan varastoon, jolloin käyttäjät voivat ottaa yhteyden välittömästi pilvipalveluun, mikäli omalle palvelimelle asennetun varaston kanssa on ongelmia
- keskittää dataa useista M-Files-varastoista yhteen varastoon
- käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin, jolloin eri varastojen sisällöt, metatietorakenteet ja suojausasetukset voidaan mukauttaa eri toimintoihin tai liiketoimintayksiköille sopiviksi
- julkaista dokumentteja erilliseen varastoon sidosryhmiä varten
- luoda suhteita eri varastoissa olevien kohteiden välille, jolloin kohteet voivat sijaita eri varastoissa yrityksen toimintojen mukaisesti.
Yhteistoiminnan avulla voit siis jakaa dokumentteja ja muita kohteita tehokkaasti eri varastojen välillä. Voit esimerkiksi määrittää tietyt dokumentit jaettaviksi yrityksen varastosta julkaisuvarastoon. Näin voit helposti tarjota aina ajan tasalla olevat hinnastot, tuotekuvaukset, esitteet ja muut tiedot asiakkaille tai yhteistyökumppaneille erillisessä julkaisuvarastossa ilman manuaalista kopiointia tai tietojen vanhentumista.
Yhteistoiminnan vaatimat asetukset
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen
Jotta voit yhdistää ja synkronoida metatietoja varastojen välillä, metatietomäärittelyiden on myös oltava yhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen.
Kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä
Metatietojen yhdistämisen lisäksi kohteet ja arvot on päivitettävä eli synkronoitava tietyin aikavälein, jotta eri varastoissa sijaitseva data olisi ajan tasalla. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Tällöin lähdevarastosta viedään dataa, joka sitten vastaavasti tuodaan toiseen varastoon.
Tämä sisällön synkronointi voidaan tehdä ajoitetuilla vienti- ja tuontitöillä. Sisältö voidaan synkronoida esimerkiksi 15 minuutin välein. Näin kohdevarastossa on aina ajan tasalla olevaa dataa. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi.
Synkronointi voi olla myös kahdensuuntaista eri varastojen välillä tai synkronointi voidaan tehdä usean eri varaston välille. Vientityötä määriteltäessä voit käyttää suodatinta, mikäli haluat viedä ja julkaista ainoastaan tietyt dokumentit tai muut kohteet kohdevarastoon.