Ominaisuuksiin perustuvat ehdot

Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, jotka sille määritellään metatietokortissa. Näiden ominaisuusarvojen avulla voidaan dokumentteja löytää täsmällisesti. Dokumentin ominaisuutena voi olla esimerkiksi Projekti, ja tämän ominaisuuden arvona Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Jos teet näillä määrittelyillä laajennetun haun, saat hakutulokseksi kaikki ne dokumentit, joille on määritelty Projekti-ominaisuudessa arvoksi Pirkanmaan sairaalan lisärakennus.

Määritä ominaisuuskohtainen ehto napsauttamalla Lisää ehto Lisähakuehdot-valintaikkunan Ominaisuudet-välilehdellä. Poistaaksesi valitun ominaisuusehdon napsauta Poista hakuehto. Huomaa, että ominaisuuden nimen vieressä oleva valintaruudulla ei voi lisätä tai poistaa ehtoja, vaan ruutu määrittää sen, onko hakuehto käytössä vai ei.

Huomaa: Kaikki käytöstä poistetut ehdot poistetaan automaattisesti, kun suljet ikkunan.

Ominaisuudet

Ominaisuus-sarakkeessa määritetyt ehdot voivat viitata joko 1) tietyn yksittäisen ominaisuuden arvoon tai 2) arvoon, joka on kaikilla ominaisuuksilla, jotka on määritetty näyttämään arvoja tietystä arvolistasta (katso esimerkki alla).

Mitä mikä tahansa ominaisuus tarkoittaa ominaisuuden nimessä?

Monissa ominaisuuksissa on mukana ilmaus mikä tahansa ominaisuus. Jos käytät tämäntyyppistä ominaisuutta hakuehtona, se tarkoittaa, että hakutulokset sisältävät kaikki kohteet, joissa ominaisuusarvo vastaa hakutermiäsi, siitä huolimatta, mikä ominaisuuden nimi on, kunhan se on määritetty näyttämään arvot määritetystä listasta. Esimerkki selventää asiaa:

Esimerkki

Jos olet asentanut M-Filesin koekäyttöön, esimerkkivaraston ominaisuudet Esimies ja Projektipäällikkö näyttävät molemmat arvoja listasta Työntekijät. Jos nyt valitset hakuehdoksi Työntekijä (mikä tahansa ominaisuus), saat hakutulokseksi kaikki kohteet, joissa ominaisuuksien Esimies tai Projektipäällikkö arvona on haettu arvo. Jos taas käytät hakukriteerinä Esimies-ominaisuutta, saat hakutulokseksi vain kohteet, joiden sisältämällä Esimies-ominaisuudella on määritetty arvo.

Operaattorit

Operaattori-kentällä voit määrittää muitakin kriteereitä kuin yhtäsuuruuden. Seuraavassa taulukossa esitellään käytettävissä olevat operaattorit.


Operaattori	Kuvaus
=	Yhtäsuuri
!=	Erisuuri
>	Suurempi kuin Tämä operaattori on käytännöllinen, jos valittavana on jokin numeroita sisältävä arvo. Löydät helposti kaikki arvot, jotka ovat suurempia kuin määrittelemäsi raja-arvo. Esimerkiksi jos dokumenttivarastossasi on Osasto-ominaisuuden tietotyyppi numeroina, hakukriteerillä > 10 löydät ne dokumentit, joiden Osasto-ominaisuuden arvo on suurempi kuin 10.
>=	Suurempi tai yhtä suuri kuin
<	Pienempi kuin
<=	Pienempi tai yhtä suuri kuin
Yksi joukosta	Voit valita hakua varten joitakin ominaisuuden arvoja, eli esimerkiksi vain joitakin projekteja, mutta ei kaikkia. Tällöin saat hakutulokseksi vain ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuudella on yksi niistä arvoista, jotka valitsit Yksi joukosta -operaattorin avulla. Esimerkiksi Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin Projekti-ominaisuutena on Pirkanmaan sairaalan lisärakennus.
Ei yksi joukosta	Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
Sisältää	Kun haluat hakea dokumentteja kirjainyhdistelmien, esim. sanan, mukaan, voit käyttää Sisältää-operaattoria. Jos esimerkiksi haluat etsiä Esimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuuden arvossa esiintyy kirjainyhdistelmä maa, saat hakutulokseksi muun muassa Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin, jonka Projekti-ominaisuutena on Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Sanassa Pirkanmaan on hakukriteeriksi määritelty kirjainyhdistelmä maa. Jos haluat sisällyttää hakuehtoosi jokerimerkkejä, käytä Vastaa jokerimerkkijonoa -vaihtoehtoa.
Ei sisällä	Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
Alkaa	Alkaa-toiminto toimii lähes samalla tavalla kuin Sisältää-toiminto. Tässä sanan tulee alkaa annetulla arvolla.
Ei ala	Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
Vastaa jokerimerkkijonoa	Vastaa jokerimerkkijonoa -toimintoa voit käyttää jokerimerkkien ? ja * avulla. ?-merkin tilalle voidaan kuvitella mikä tahansa yksittäinen merkki ja *-merkin tilalle mitä tahansa merkkejä kuinka monta tahansa. Katso esimerkki alla.
Ei vastaa jokerimerkkijonoa	Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
On tyhjä	Joskus dokumentin ominaisuuksilla ei ole mitään arvoa. Näin tapahtuu, jos metatietokorttia täytettäessä kyseiselle ominaisuudelle ei määritellä mitään arvoa, esimerkiksi Projekti-ominaisuudelle ei ole syötetty mitään arvoa. On tyhjä -operaattorissa on kyse tämän puuttumisen hyödyntämisestä haussa. Voit esimerkiksi kätevästi hakea kaikki ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuudelle ei ole määritelty arvoa.
Ei ole tyhjä	Päinvastainen hakutoiminto edelliselle

Arvot

Valitse Arvo-sarakkeessa valitun ominaisuuden arvo, jota käytetään hakuehtona. Voit suodattaa saatavien arvojen luetteloa napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Suodatin: * ja valitsemalla pikavalikosta Aseta suodatin. Syötä soveltuva suodatinsana Aseta listaan suodatin -ikkunassa. Huomaa, että voit syöttää tekstikenttään ainoastaan yhden suodatusarvon. Jos sinun on valittava useita arvoja Arvo-sarakkeessa, voit koettaa laajentaa suodatintasi käyttämällä jokerimerkkejä. Jos se ei ole mahdollista, arvot on valittava ilman suodatinta.

Huomaa: Huomaa, että voit valita useita ominaisuuksia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla arvoja.

Kun esimerkiksi etsit projekteja Vastaa jokerimerkkijonoa -operaattorilla ja ????koulu*-hakulauseella, saat hakutuloksiksi kaikki kohteet, joiden Projekti-ominaisuusarvo alkaa millä tahansa nelimerkkisellä merkkijonolla, jota seuraa sana koulu ja minkä tahansa pituinen merkkijono. Jos varastossa on dokumentti, jonka Projekti-ominaisuus on ERP-koulutus / henkilökunta, se näytetään hakutuloksissa.

Jos hakuehdoksi määritellään hierarkkiseen arvolistaan perustuva ominaisuusmäärittely, voidaan myös valita, sisällytetäänkö määritellyn arvon ali- ja pääarvoja mukaan hakuun.

Valinnat

Jos hakuehtosi sisältävät ominaisuuden, jossa on aikaleima, voit tarkentaa hakuasi valitsemalla vaihtoehdon Valinnat-sarakkeesta, valitsemalla operaattorin ja syöttämällä sopivan arvon Arvo-kenttään. Voit esimerkiksi hakea kaikki dokumentit, jotka on luotu lähiaikoina. Aseta hakukriteeriksi Luotu < 7” ja valitse vaihtoehto PäiviäKulunut(). Haun tuloksena näytetään kaikki viikon aikana luodut dokumentit. Seuraavassa taulukossa on esitetty saatavana olevat vaihtoehdot aikaleiman ominaisuuksille ja niiden kuvaukset.


Valinta	Esimerkki	Kuvaus
Päiväys()	Luotu = 18.12.2021	Palauttaa kohteet, joiden aikaleimaominaisuus sisältää annetun päivän.
PäiviäKulunut()	Luotu < 7	Palauttaa kohteet, joiden aikaleimaominaisuus sisältää päivämäärän annetun päivien lukumäärän sisällä ennen nykyistä päivämäärää. Voit käyttää myös negatiivisia lukuja. Esimerkiksi: PäiviäKulunut > 5 on sama kuin PäiviäJäljellä < -5. PäiviäKulunut < 5 on sama kuin PäiviäJäljellä > -5.
PäiviäJäljellä()	Voimassaoloaika < 10	Palauttaa kohteet, joiden aikaleimaominaisuus sisältää päivämäärän annetun päivien lukumäärän sisällä nykyisen päivämäärän jälkeen. Voit käyttää myös negatiivisia lukuja. Esimerkiksi: PäiviäKulunut > 5 on sama kuin PäiviäJäljellä < -5. PäiviäKulunut < 5 on sama kuin PäiviäJäljellä > -5.
Kuukausi()	Luotu = 05	Palauttaa kohteet, joiden aikaleimaominaisuus sisältää päivän annettuna kuukautena. Käytä muotoa KK.
Vuosi()	Dokumentin päiväys = 2022	Palauttaa kohteet, joiden aikaleimaominaisuus sisältää päivän annetulta vuodelta. Käytä muotoa VVVV.
VuosiJaKuukausi()	Luotu = 2021-12	Palauttaa kohteet, joiden aikaleimaominaisuus sisältää päivän annettuna vuotena ja kuukautena. Käytä muotoa VVVV-KK.

Tutustu myös hakuehtojen alisteisuuteen sekä epäsuoriin hakuihin osiossa Hakusuodattimet. Epäsuoruutta voit hyödyntää aina, kun määrittelet ominaisuuksia suodatinasetuksissa.