Haku

Paras tapa löytää kohteita on haun käyttäminen. Se kannattaa erityisesti, jos tiedät kohteesta vain yhden yksityiskohdan. Esimerkiksi luontipäivän tai dokumentin luoneen käyttäjän.

Hakuasetukset ja suodattimet

Hakuasetuksien ja suodattimien avulla voit määrittää lisää hakuehtoja.

Hakutulosten lajittelu

M-Files näyttää hakutulokset järjestyksessä alkaen äskettäin tai usein käytetyistä kohteista. Näin käyttäjä näkee itselleen tärkeimmät kohteet. M-Files käyttää näitä ehtoja järjestyksen luomisessa:

  • milloin kohde luotiin
  • koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on muokattu
  • koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on käsitelty
  • kuinka monta kertaa hakulauseke löytyy metatiedoista tai tiedostosisällöstä:
    • kohteen nimestä tai otsikosta
    • muista metatiedoista kuin otsikosta
    • tiedostosisällöstä.

M-Files jättää huomiotta metatietoja, jotka heikentävät hakutulosten tarkkuutta. Hakutulosten järjestyksen kannalta metatiedot ovat aina tärkeämpiä kuin tiedostosisältö.

Vihje: Jos M-Files-järjestelmänvalvojasi on ottanut käyttöön kohteiden otsikoiden kääntämisen, voit käyttää käännettyjä kohteiden otsikoita hauissa. Käännetyt otsikot näytetään myös metatietokortin otsikkoalueella, listausalueella, ilmoituksissa ja arvolistoissa.

Osuvuuden perusteella tehtävän lajittelun poistaminen käytöstä

M-Files-järjestelmänvalvoja voi ottaa pois käytöstä oletusarvoiset osuvuusasetukset, jolloin jokainen käyttäjä voi itse järjestää tulokset. Katso lisätietoja kohdasta Hakutulosten osuvuuden perusteella tehdyn lajittelun poistaminen käytöstä.

Hakutulosten ryhmittely

M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin.

Jos hakutuloksia on yhdessä ryhmässä paljon, M-Files näyttää vain osan hakutuloksista. Näet lisää hakutuloksia napsauttamalla Näytä lisää tuloksia. Muuta sivulla näkyvien tulosten määrää napsauttamalla listausalueen tyhjää kohtaa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Näyttötila > Kohteita ryhmässä.

Hakusanan painottaminen tuloksissa

Hakusanasi korostetaan keltaisella listausalueella ja metatietokortissa. Kun esikatselua käytetään, hakusanat korostetaan myös tiedostosisällössä.

Esikatselu-välilehdellä korostetaan näiden tiedostotyyppien sisältöä:

  • Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)
  • HTML-tiedostot ja WWW-arkistot (htm, html, mht, mhtml)
  • Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)
  • PDF-tiedostot
  • RTF-tiedostot
  • Tekstitiedostot (txt)
Huomaa: Jos haet tarkalla vastaavuudella käyttämällä haussa lainausmerkkejä, esimerkiksi "dat sports", myös osittaiset vastaavuudet korostetaan. Katso lisätietoja kohdasta Tarkka vastaavuus.

Järjestelmänvalvojan tuki

Lisää teknisiä tietoja löytyy seuraavista asiakirjoista: