Verrouiller un document pour la co-rédaction

Grâce à M‑Files, de nombreux utilisateurs peuvent modifier un document simultanément. Vous pouvez verrouiller un document pour la co-rédaction à l’aide de Microsoft Office pour le web si les outils de Microsoft Office pour le web et la co-rédaction ont été activés pour votre ou vos coffres.

Remarque : Office pour le web a des limites pour la taille maximale des fichiers. Pour plus d'informations, se référer à la documentation de Microsoft.

Éditer un document Office en mode co-rédaction

Pour modifier un document en mode de co-rédaction, vous devez avoir un compte Office 365 ainsi que des autorisations d'édition sur ce document.

Pour verrouiller un document pour la co-rédaction :

  1. Localisez l'objet que vous souhaitez mettre en co-rédaction dans M‑Files Desktop ou M‑Files Web.
  2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Verrouiller pour Co-rédaction dans le menu contextuel.
    Remarque : La co-rédaction n’est disponible que pour les documents mono-fichier DOCX, XLSX, XLSM et PPTX.
    Résultat :Dans M‑Files Desktop, une alerte de sécurité apparaît et indique qui peut visualiser et modifier le fichier pendant la co-rédaction. Si vous utilisez M‑Files Web, passez à l’étape 4.
  3. Dans la boîte de dialogue Alerte de Sécurité de M‑Files Desktop, cliquez sur Démarrer la Co-rédaction.
    Résultat :Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.
    Conseil : Si vous utilisez Google Chrome et que le navigateur ne parvient pas à charger l’éditeur, vérifiez si la barre d’adresse comporte une icône informant l’utilisateur d’une éventuelle redirection bloquée. Si tel est le cas, cliquez dessus et autorisez la redirection. Fermez enfin la fenêtre ou l’onglet du navigateur et double-cliquez sur le document dans M‑Files pour rouvrir l’éditeur.
  4. Éditez le document dans le navigateur.
    Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
  5. Après avoir terminé, cliquez sur Terminer la Co-rédaction pour fermer l’éditeur.
    Dans M‑Files Web, cette commande est intitulée Enregistrer et retourner dans M-Files.
  6. Pour terminer la co-rédaction, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l'objet dans M‑Files Desktop ou M‑Files Web et sélectionnez Publier.
    L'utilisateur qui verrouille le document pour co-rédaction doit être celui qui l'a publié. Les modifications effectuées pendant la co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur qui a verrouillé le document pour la co-rédaction et a publié la nouvelle version.
    Vous pouvez rejeter les modifications réalisées pendant la co-rédaction en cliquant à l'aide du bouton droit de la souris sur l'objet et en sélectionnant Déverrouiller dans le menu contextuel.
Les modifications effectuées par vos soins, et par personne d’autre, au cours de la co-rédaction sont sauvegardées dans M‑Files, à moins d’avoir sélectionné Annuler les Modifications (Déverrouiller) au lieu de publier le document.

Participer à la co-rédaction

Lorsqu'un document a été verrouillé pour la co-rédaction, vous pouvez participer au processus de co-rédaction :

  1. Localisez le document co-rédigé dans M‑Files Desktop ou M‑Files Web et double-cliquez dessus pour l’ouvrir en mode de co-rédaction.
    Un document co-rédigé est accompagné d’une icône jaune comportant une coche blanche.
    Résultat :Une boîte de dialogue sur l’édition du document en co-rédaction ou sur son ouverture en mode lecture seule s’ouvre.
  2. Sélectionnez Editer (Co-rédaction).
    Résultat :Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.
    Conseil : Si vous utilisez Google Chrome et que le navigateur ne parvient pas à charger l’éditeur, vérifiez si la barre d’adresse comporte une icône informant l’utilisateur d’une éventuelle redirection bloquée. Si tel est le cas, cliquez dessus et autorisez la redirection. Fermez enfin la fenêtre ou l’onglet du navigateur et double-cliquez sur le document dans M‑Files pour rouvrir l’éditeur.
  3. Éditez le document dans le navigateur.
    Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
  4. Après avoir terminé, cliquez sur Terminer la Co-rédaction pour fermer l’éditeur.
    Dans M‑Files Web, cette commande est intitulée Enregistrer et retourner dans M-Files.
Les modifications apportées au document sont enregistrées dans M‑Files une fois que l'utilisateur qui a commencé la co-rédaction a terminé la co-rédaction et publié le document.