Workflow

Pendant le cycle de vie d'un document, différents contributeurs peuvent modifier le document et prendre différentes décisions le concernant. Il est important que chaque personne participant au processus connaisse les responsabilités lui incombant ainsi que les tâches à effectuer.

Les workflows M‑Files permettent de modéliser les cycles de vie des documents en fonction des processus réels. Les workflows sont divisés en étapes correspondant aux tâches à effectuer sur les documents ou les autres objets.

Les workflows simplifient les tâches routinières de l’entreprise. Par exemple, le traitement des factures d'achat.

Les workflows sont créés et modifiés dans M‑Files Admin par les administrateurs système de M‑Files. Pour créer et modifier des workflows, consultez Configurer les workflows.

Pour sélectionner un workflow et une étape de workflow pour un objet, utilisez les commandes de workflow situées sur la fiche de métadonnées.

Modification de l’étape de workflow dans la fiche de métadonnées

  1. Sélectionnez un objet dans la zone de liste.
  2. Cliquez sur le champ d'étape de workflow situé en bas de la fiche de métadonnées.
  3. Sélectionnez l'étape de workflow.
    Résultat :La boîte de dialogue Changement d'Étape s'ouvre.
  4. Optionnelle : Dans Commentaire, ajoutez des commentaires relatifs à la transition d'étape à l'objet.
  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    OptionDescription
    OK La transition d'étape est effectuée et l'éventuel commentaire est ajouté.
    Annuler La transition d'étape est effectuée, mais aucun commentaire n'est ajouté.
    Résultat :La boîte de dialogue Changement d'Étape se ferme.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature Electronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes suivantes :
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants d'utilisateur et cliquez sur Signer.
      ou
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour saisir vos identifiants d'utilisateur.

Modification de l’étape de workflow à l'aide du menu contextuel

  1. Dans la zone de liste, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet, puis cliquez sur Workflow > Changer d'Etape.
    Résultat :La boîte de dialogue Changement d'Étape s'ouvre.
  2. Dans Transition d'étape, sélectionnez l'étape de workflow.
  3. Optionnelle : Dans Commentaire, ajoutez des commentaires relatifs à la transition d'étape à l'objet.
  4. Cliquez sur OK.
    Résultat :La boîte de dialogue Changement d'Étape se ferme et la transition d'étape est effectuée.
  5. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature Electronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes suivantes :
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants d'utilisateur et cliquez sur Signer.
      ou
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour saisir vos identifiants d'utilisateur.

Modification de l’étape de workflow dans le volet de commandes

  1. Dans la zone de liste, sélectionnez un objet ayant un workflow.
  2. Dans le volet de commandes, cliquez sur la nouvelle étape dans la section Transition d'étape.
    Résultat :La boîte de dialogue Changement d'Étape s'ouvre.
  3. Optionnelle : Dans Commentaire, ajoutez des commentaires relatifs à la transition d'étape à l'objet.
  4. Cliquez sur OK.
    Résultat :La boîte de dialogue Changement d'Étape se ferme et la transition d'étape est effectuée.
  5. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature Electronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes suivantes :
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants d'utilisateur et cliquez sur Signer.
      ou
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour saisir vos identifiants d'utilisateur.