M-Files-terminologia

M-Files-ohjelmisto

M-Files-dokumenttienhallintaohjelmisto koostuu seuraavista ohjelmisto-osista: M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop -asetukset, Näytä tilatietoja ja M-Files Server. Lisäksi M-Filesia voi käyttää www-selaimen (katso M-Files Webin avaaminen) tai mobiililaitteen (katso M-Files Mobilen avaaminen) kautta.

Tiedosto ja dokumentti

Tiedosto on esimerkiksi Microsoft Word -ohjelmalla tehty muistio, joka on tallennettu C:-asemalle. Tiedostosta tulee dokumentti vasta, kun siihen liitetään metatietoja. Kun M-Files otetaan käyttöön ja vanhoja tiedostoja ryhdytään siirtämään M-Filesiin, silloin tiedostoille lisätään metatietoja ja niistä tulee dokumentteja.

Dokumenttien lisäksi M-Files-varastoon voidaan tallentaa myös muuntyyppisiä kohteita, kuten asiakkaita, tehtävänantoja tai projektitietoja.

Monitiedostoinen dokumentti

Monitiedostoinen dokumentti on M-Filesin erityinen dokumenttityyppi, joka voi sisältää useita tiedostoja. Tiedostoilla on vain yhdet metatiedot.

Tavanomaisia käyttötapoja ovat sähköisen dokumentin yhdistäminen sen allekirjoitettuun ja skannattuun vastineeseen tai sähköpostiin ja kaikkiin sen liitteisiin tai tapaukset, joissa tiedostoja on yhdistettävä toisiinsa ja käsiteltävä yhtenä yksikkönä.

Metatiedot

Metatieto on dokumenttiin liittyvää ominaisuustietoa, kuten esimerkiksi sopimuksen osapuolet tai kirjeen vastaanottaja. Metatietojen avulla dokumentteja voidaan esimerkiksi hakea ja organisoida.

Dokumentin ja kohteen suojaus

Jokaiseen dokumenttiin voidaan suojauksella määritellä, mitkä oikeudet käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä siihen on. Oikeudet voidaan erikseen joko sallia tai kieltää.

Tietyllä käyttäjällä voi olla sallittuja tai kiellettyjä oikeuksia kahdella eri tavalla: käyttäjälle on määritelty oikeudet suoraan tai käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, jolle on määritelty oikeudet. Mikäli käyttäjälle ei ole määritelty oikeuksia mihinkään, hän ei voi myöskään tarkastella dokumenttia tai tehdä sille mitään. Jos taas tietyt oikeudet on sallittu, voi käyttäjä tehdä näiden määrittelemiä toimenpiteitä.

Varasto

Dokumenttivarasto on keskitetty dokumenttien ja muiden kohteiden tallennuspaikka. Fyysisesti se sijaitsee M-Files Server -palvelinta suorittavalla palvelinkoneella. Fyysisestä sijainnista riippumatta kaikki käyttäjät näkevät dokumenttivaraston paikallisen tietokoneensa hakemistona M-Files-asemalla. Dokumenttivaraston käyttäminen on siis samanlaista kuin paikallisen kiintolevyaseman käyttö.

Näkymä

Näkymät ovat paikkoja, joihin dokumentit ja muut kohteet on listattu niiden sisältämän metatiedon mukaan.

Näennäinen kansio

Näkymien sisältämät kohteet voidaan jakaa näennäisiin kansioihin (ominaisuuskansioihin). Näennäiset kansiot ovat keino jaotella näkymään kuuluvat kohteet omiin kategorioihinsa.

Perinteinen kansio

Voit luoda M-Filesiin myös perinteisiä kansioita. Perinteisissä kansioissa ei ole näkymien tuomia lisäominaisuuksia. Ne käyttäytyvät kuten esimerkiksi C:-aseman kansiot, ja niitä voidaan käyttää hyväksi myös tuotaessa tiedostoja M-Filesiin. Perinteisillä kansioilla voit säilyttää tuotujen tiedostojen alkuperäisen kansiorakenteen.

Asiakas

Asiakaskone on M-Filesin peruskäyttäjän tietokone tai mobiililaite ohjelmistoineen. Peruskäyttäjän toimiin kuuluu esimerkiksi dokumenttien luontia ja dokumenttivaraston selaamista.

Kohdetyyppi

M-Filesiin voi määritellä erilaisia kohdetyyppejä, joiden perusteella dokumenttivarastoon voi luoda erilaisia kohteita. Dokumentti on yksi tällainen kohdetyyppi, ja se löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta. Tämän lisäksi M-Filesin järjestelmänvalvoja voi luoda dokumenttivarastoon muita kohdetyyppejä, kuten asiakas, yhteyshenkilö ja projekti. Näin M-Filesilla voidaan tallentaa esimerkiksi yrityksen asiakas- ja projektirekisterit.

Kohde

Kohde-nimitystä käytetään eri kohdetyyppien ilmentymistä eli kohdetyypeistä luoduista yksittäisistä kohteista. Kohde on esimerkiksi yksittäinen yhteyshenkilö dokumenttivarastossa.

Lähes kaikki toiminnot ovat samanlaisia dokumenteille ja muille kohteille. Tässä käyttöoppaassa toiminnot on usein kuvattu tehtyinä dokumenteille, mutta samat toiminnot ovat käytettävissä myös esimerkiksi dokumenttikokoelmille ja muille kohteille. Yksittäinen dokumentti voidaan siis myös mieltää kohteena.

Dokumenttikokoelma

Dokumenttikokoelma koostuu erillisistä dokumenteista, jotka sijaitsevat dokumenttivarastossa. Jokaisella kokoelman dokumentilla on omat metatietonsa. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomat metatiedot (vrt. monitiedostoinen dokumentti).

Jokainen kokoelman dokumentti on löydettävissä edelleen erillisenä dokumenttina, mutta myös dokumenttikokoelman kautta.

Suhteet

Kohteiden välille voi myös määritellä suhteita. Suhteiden avulla voidaan linkittää esimerkiksi kaksi dokumenttia liittymään toisiinsa. Suhteiden avulla on helppo seurata kaikkia asiaan liittyviä dokumentteja.

Pohja

Voit käyttää uuden kohteen pohjana toista kohdetta. Kun valitset listasta halutun pohjan, metatietokortti mukautuu pohjana käytettävän kohteen määrittelyihin.

Määrittele kohde pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä.

Työnkulku

Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan mallintaa kohteen elinkaarta reaalimaailman prosessia vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita. M-Filesin järjestelmänvalvoja voi määritellä organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti. Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulkujen määrittäminen.

Palvelin

M-Files Server toimii palvelintietokoneella. Asiakaskoneilta otetaan yhteyttä palvelinkoneelle ja haetaan tietoja niin, että dokumenttivaraston sisältöä voidaan näyttää asiakaskoneilla. Palvelinkone on dokumenttivaraston varsinainen sijaintipaikka.

Käyttäjätili

Käyttäjätilit ovat palvelintason (tai joissain tapauksissa varastotason) tilejä, joita käytetään M-Files Serverin käyttäjien tunnistuksessa. Käyttäjätiliin voidaan liittää useita käyttäjiä, mutta vain yksi käyttäjä varastoa kohti. Vertaa: käyttäjät.

Käyttäjä

Käyttäjät ovat varastotason kohteita, joiden käyttäjäkohtaiset asetukset ja historia tallennetaan ja joilla on oikeus suorittaa tiettyjä toimintoja varastossa. Kukin käyttäjä on linkitetty vain yhteen tiliin. Vertaa: käyttäjätilit.