Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset
Jotta automaattisia allekirjoituskohteita voidaan luoda M-Filesiin, uudelle kohdetyypille ja tarvittaville ominaisuusmäärittelyille on luotava aliakset. Aliaksia käytetään kohteiden luomiseen allekirjoittamisen yhteydessä. Jos käytät M-Files Compliance Kit -sovellusta, näiden määritysten pitäisi olla jo käytettävissäsi. Muussa tapauksessa luo alla olevat metatietomääritykset, jotta voit ottaa käyttöön erilliset allekirjoituskohteet.
Kohdetyyppi
Luo uusi kohdetyyppi ja nimeä se esimerkiksi Allekirjoitus-kohdetyypiksi. Määrittele kohdetyypin aliakseksi lisäasetuksissa:
M-Files.QMS.Signature.ObjectType
Allekirjoituskohteen vaaditut ominaisuusmäärittelyt
Kun olet luonut uuden kohdetyypin, M-Files luo automaattisesti vastaavan ominaisuusmäärittelyn. Valitse ominaisuusmäärittelyistä tämä ominaisuusmäärittely ja lisää aliakseksi:
M-Files.QMS.Signatures
Lisää tämän lisäksi jäljempänä listatut ominaisuusmäärittelyt:
| Ehdotettu ominaisuuden nimi | Alias | Tietotyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|---|
| Identifier | M-Files.QMS.Signature.Identifier | Teksti | Tunniste-ominaisuus lisätään sähköiseen allekirjoitukseen, kun allekirjoituskohde luodaan. Tunniste-ominaisuuden arvo määritetään M-Files Adminin sähköisen allekirjoituksen asetuksissa. |
| Allekirjoituksen syy | M-Files.QMS.Signature.Reason | Teksti | Lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle. |
| Allekirjoituksen merkitys | M-Files.QMS.Signature.Meaning | Teksti (monirivinen) | Kuvaus, jonka avulla allekirjoittaja ymmärtää, mitä on hyväksymässä. |
| Allekirjoittaja | M-Files.QMS.Signature.Signer | Valitse listasta ”Käyttäjät” | Tilasiirtymän sähköisesti allekirjoittava varaston käyttäjä. |
| Käyttäjä | M-Files.QMS.Signature.User | Valitse listasta ”Käyttäjät” | Varaston käyttäjä, jonka identiteettiin allekirjoitus on sidottu, kun allekirjoitusta käytetään siirtämään tehtävänanto lopulliseen tilaan, kuten Valmis, Hyväksytty tai Hylätty. |
Voit nimetä edellä mainitut vaaditut ominaisuusmäärittelyt vapaasti, mutta nimeämisessä kannattaa käyttää mahdollisimman kuvaavia nimiä, koska edellä olevat tiedot näkyvät allekirjoituskohteen metatiedoissa.
Allekirjoituskohteen valinnaiset ominaisuusmäärittelyt
Lisäksi voit määrittää erilaisia valinnaisia ominaisuusmäärittelyitä allekirjoituskohteelle. Voit esimerkiksi luoda uuden ominaisuusmäärittelyn allekirjoituksen lisätiedoille tietotyypillä Teksti (monirivinen) ja lisätä seuraavan aliaksen:
M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo
Muut valinnaiset ominaisuudet on listattu jäljempänä:
| Alias | Tietotyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Name | Teksti | Sisältää allekirjoittajan koko nimen. |
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Account | Teksti | Sisältää allekirjoittajan M-Files-tilin nimen. |
| M-Files.QMS.Signature.LocalTimestampText | Teksti | Allekirjoituksen paikallinen aika, mukaan lukien aikavyöhyketiedot. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestampText | Teksti | Allekirjoituksen UTC-aika, mukaan lukien aikavyöhyketiedot. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestamp | Aikaleima | Allekirjoituksen UTC-aikaleima. |
| M-Files.QMS.Signature.Date | Päiväys | Allekirjoituksen päivämäärä paikallisessa (palvelimen) ajassa. |
| M-Files.QMS.Signature.FromState | Valitse listasta ”Tilat” | Työnkulun tila ennen tilasiirtymää. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä. |
| M-Files.QMS.Signature.ToState | Valitse listasta ”Tilat” | Työnkulun tila tilasiirtymän jälkeen. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä. |
| M-Files.QMS.Signature.StateTransition | Valitse listasta ”Tilasiirtymät” | Työnkulun tilasiirtymä, joka on suoritettu. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä. |
Suoritetut, tyhjät ja mitätöidyt allekirjoituskohteet ja niiden hyödyntäminen
Voit luoda myös ns. tyhjiä allekirjoituskohteita, joiden avulla voit seurata, mitkä allekirjoitukset odottavat vielä allekirjoittamista ja mitkä allekirjoitukset on jo tehty. Voit hyödyntää näitä tyhjiä, suoritettuja ja mitätöityjä allekirjoituskohteita luomalla allekirjoituskohdetyypille eri luokkia.
Kun nämä aliakset on määritetty Allekirjoitus-kohdetyypin luokille, M-Files käyttää niitä sähköisen allekirjoittamisen eri vaiheissa:
M-Files.QMS.Signature.Class.Empty
M-Files.QMS.Signature.Class.Executed
M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated
Suojausasetukset
Automaattista allekirjoituskohdetta varten luodut metatietomäärittelyt (kohdetyyppi ja ominaisuusmäärittelyt) on hyvä suojata niin, että allekirjoituskohteita ei pysty manuaalisesti luomaan eikä sen metatietoja pysty muuttamaan. Myös ominaisuusmäärittely, jolla allekirjoitettu kohde sidotaan allekirjoitukseen, tulee suojata vastaavasti. Jos käytät M-Files Compliance Kit -sovellusta, nämä määritykset ovat jo käytettävissäsi.
Erillinen allekirjoituskohde
Kun olet tehnyt tarvittavat määrittelyt ja valinnut, että allekirjoituksesta luodaan erillinen kohde, luodaan kohde automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen.
Allekirjoituskohteen nimi muodostuu automaattisesti allekirjoituksen syystä, allekirjoittajasta sekä aikaleimasta.
Muut metatiedot luodaan allekirjoituskohteelle automaattisesti allekirjoituksen määritysten mukaisesti.