Muunna PDF-muotoon
Kohteen tiedostot voidaan muuttaa automaattisesti PDF-muotoon palvelimella, kun kohteen tilaa muutetaan. Palvelimella tapahtuva PDF-muotoon muuntaminen toimii mm. Microsoft Word-, Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint-, Microsoft Outlook- ja Visio-tiedostoille sekä RTF- ja OpenOffice-tiedostoille.
Muuntamisen yhteydessä M-Files päivittää mahdolliset M-Files-ominaisuuskentät Microsoft Word ja Microsoft Excel -dokumenteissa käyttäen kohteen sen hetkisiä metatietoja.
Muunnosasetukset
Kun aktivoit Muunna PDF:ksi -toiminnon Toiminnot-välilehdellä, M-Files muuntaa yksitiedostoisen tai monitiedostoisen dokumentin tiedostot PDF-muotoon automaattisesti, kun kohde siirtyy tähän tilaan. Voit määritellä lisäasetuksia muunnokselle.
Varastoi jokainen PDF-tiedosto erillisenä tiedostona alkuperäisen tiedoston rinnalle: Mikäli haluat säilyttää myös alkuperäisen tiedostomuodon, valitse PDF-tiedoston tallennus alkuperäisen tiedoston rinnalle. Tällöin alkuperäistä tiedostoa ei korvata PDF-tiedostolla. PDF luodaan samannimisenä kuin alkuperäinen tiedosto on. Mikäli tämä toiminto koskee yksitiedostoista dokumenttia, M-Files muuttaa sen monitiedostoiseksi PDF:n luonnin yhteydessä.
Korvaa olemassa olevat PDF-tiedostot: Jos monitiedostoisessa dokumentissa on jo olemassa samannimisiä PDF-tiedostoja, valitse tämä, jos haluat, että olemassa olevat samannimiset PDF-tiedostot korvataan tämän toiminnon kautta syntyvillä versioilla. Jos tätä asetusta ei ole valittu ja monitiedostoisessa dokumentissa on jo samanniminen PDF-tiedosto, M-Files ilmoittaa virheestä eikä PDF:ää luoda.
Muunna PDF/A-1b-muotoon: Valitse PDF/A-1b-muotoon tallennus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset. PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen.
Estä tilasiirtymä, jos kohde sisältää tiedostoja, joiden tiedostomuotoa ei tueta: Valitse tämä, mikäli haluat, että tilasiirtymä estetään, jos PDF-muunnoksen aikana kohdataan tiedostoja, joita ei tiedostomuodostaan johtuen voida muuntaa PDF-muotoon (esim. ZIP-tiedostoja). Tällöin käyttäjälle näytetään virheilmoitus, ja koko tilasiirtymä estyy.