Hvor ofte blir du bedt om å redigere, godkjenne eller kommentere et dokument sendt som et e-postvedlegg? For mange av oss er det en daglig foreteelse.

Et typisk scenario: En velmenende kollega sender e-post til flere personer i et Word-dokument på jakt etter tilbakemelding. En hjelpsom kollega gjør noen endringer, trykker på svar alle og legger ved den redigerte filen, og legger til en person til i gruppe-e-posten. En annen kollega gjør det samme. Og en annen. Plutselig er innboksen din overfylt av vedlagte filer, alle med litt forskjellige filnavn (mange brukere legger til initialene sine i navnet).

Timer senere har du endelig tid til å takle dokumentet. Hvilket av de dusin e-postvedleggene bruker du?

Rotet av e-postvedlegg

E-postvedlegg var en gang et nytt tillegg til e-poster, en tilsynelatende fordelaktig funksjon som muliggjorde rask deling og utveksling av informasjon. Imidlertid ble de også raskt uhåndterlige. Hvis organisasjonen din administrerer arbeid via e-postvedlegg, forstår du hodepinen.

Det må finnes en bedre måte. En enterprise content management-løsning som M-Files lar brukere samarbeide, koordinere og administrere arbeidsprosjekter langt mer effektivt.

La oss se nærmere på utfordringene e-postvedlegg utgjør og hvorfor.

Versjonskontroll

En rekke e-poster med vedlegg, som i eksemplet ovenfor, skaper store kvalitetsproblemer. Det er den naturlige frustrasjonen mange brukere møter når de prøver å finne ut hvilken versjon de skal bruke. Å bruke feil versjon eller ikke inkludere hele listen over anmeldere forverrer problemet for alle.

For arbeideren som er ansvarlig for det endelige dokumentet, er det veldig lett å gå glipp av en redigering eller et forslag på grunn av litanien av forskjellige dokumentversjoner som er i bruk. Hva verre er, kan prosessen fraråde noen mennesker fra å delta i dokumentgjennomgangen, når de blir lei av e-postmanien som har rammet innboksene deres.

Et versjonskontrollsystem som tilbys av ECM gjør det mulig å spore versjoner, endringer og hvem som har gjort disse endringene, og er fortsatt en langt mer fornuftig tilnærming til delt dokumentgjennomgang.

Lagringsproblemer

Vurder alle disse versjonene av det samme dokumentet. Tenk deg at det er en presentasjonslysbildeserie med mange høyoppløselige bilder. Slike filer tar opp enorme mengder lagringsplass. Hvis brukere laster ned og lagrer disse utallige versjonene til skrivebordet eller sine egne nettverksfiler, kan systemet raskt bli tilstoppet med gigabyte med dupliserte filer.

Overbelastning av systemet kan redusere driften for alle andre som trenger å bruke filservere for å få tilgang til eller lagre sine egne arbeidsfiler. Hvis en filserver blir full, vil det ha en ringvirkning i hele organisasjonen.

Å løse et lagringsproblem innebærer ofte at en sentral IT-ansatt øker lagringsstørrelsen for en tilstoppet server; Imidlertid setter mange organisasjoner strenge grenser for serverstørrelser og kan belaste forretningsenheter for ekstra kapasitet.

Dårlig samarbeid

Realiteten er at e-postvedlegg fraråder den opprinnelige intensjonen med e-postvedlegg: samarbeid. Med forvirringen, frustrasjonen, ineffektiviteten og unøyaktigheten som kan utvikle seg, er de tapte mulighetene utallige.

Samarbeid er en nødvendig og viktig faktor for enhver effektiv arbeidsplass. Det er en grunn til at kollegaer vil ha innsikt i dokumenter. E-postvedlegg er ikke veien å gå for å få verdifull tilbakemelding effektivt.

Hvorfor en Enterprise Content Management-løsning gir mening

Enterprise Content Management-systemer (ECM) lindrer problemene med å stole på e-postvedlegg. ECM-verktøy fanger opp, leverer, administrerer, bevarer og lagrer dokumenter av alle typer. Dessuten gir de mulighet for bedre samarbeid, ved å bruke forhåndsdefinerte prosesser som sikrer at alle vet hvor de skal finne og bruke dokumenter.

Det er to kjernefunksjoner til ECM-er når det gjelder samarbeid. Den ene er å ha en enkelt kilde for et dokuments plassering. Den andre er funksjonalitet som lar flere brukere få tilgang til, bruke og redigere et dokument, ofte i sanntid.

Disse løsningene kan tillate brukere å "sjekke ut" dokumenter for å redigere individuelt, men endringene gjøres og spores innenfor den delte filplasseringen. Andre viktige arbeidsflytfunksjoner som ledende ECM-løsninger gir inkluderer:

• Tilgangsadministrasjon, inkludert skrivebeskyttet deling
• Revisjonsfunksjonalitet
• Overholdelse av regulatoriske mandater
• Dokumenthistorikk
• Støtte for flere filtyper
• Offentlig tilgang via en hyperlenke

M-Files gir en veltalende løsning som eliminerer behovet for e-postvedlegg.