Fonctions dans Microsoft Outlook
M-Files propose des fonctions utiles pour la gestion quotidienne des e-mails. Par exemple, vous pouvez automatiser le stockage des e-mails dans M-Files.
M-Files a deux versions du complément pour Microsoft Outlook. Cette rubrique se concentre sur l'utilisation du complément standard, mais de nombreux concepts et procédures sont également utilisables dans le complément avancé. Il existe néanmoins un guide utilisateur distinct pour le complément avancé.
Vous devez disposer d'une licence distincte pour pouvoir utiliser le complément avancé pour Microsoft Outlook. Si votre organisation a acheté M-Files for Outlook, vous avez accès au complément avancé.
Caractéristiques de l'intégration standard à Microsoft Outlook
- Vous pouvez enregistrer les e-mails et les pièces jointes dans M-Files dans de nombreux formats de fichiers.
- Vous pouvez envoyer un e-mail et l’enregistrer simultanément dans un coffre de M-Files.
- Vous pouvez créer des règles Outlook et utiliser les fonctions de M-Files pour enregistrer automatiquement les e-mails.
- Les e-mails qui ont été enregistrés dans M-Files comportent un indicateur M-Files.
- Les e-mails concernant un sujet spécifique ont une relation dans M-Files. Grâce aux relations, vous pouvez facilement trouver et lire l'intégralité de la conversation par e-mail dans M-Files.
- Vous pouvez ouvrir un e-mail stocké dans M-Files directement à partir de Microsoft Outlook.
- M-Files peut associer automatiquement des contacts et des clients aux e-mails.
- La date du document dans M-Files est automatiquement la même que la date de l'e-mail dans Microsoft Outlook.
Paramètres facultatifs
Pour désactiver le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files dans Microsoft Outlook, configurez le paramètre de registre suivant sur l’ordinateur client :
| Clé | HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon | |
|---|---|---|
| Nom de la valeur | ShowSendAndSaveInMFilesTab | |
| Type de valeur | REG_DWORD | |
| Description | S’il est activé, le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files est visible au niveau du ruban de M-Files. | |
| Valeur par défaut | 1 | Activé |
| Valeur | 0 | Désactivée |
| 1 | Activé | |
Pour ajouter le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files à la fenêtre du compositeur par défaut dans Microsoft Outlook, configurez le paramètre de registre suivant sur l’ordinateur client :
| Clé | HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon | |
|---|---|---|
| Nom de la valeur | ShowSendAndSaveInBuiltInTab | |
| Type de valeur | REG_DWORD | |
| Description | S’il est activé, le bouton Envoyer et enregistrer dans M-Files est visible au niveau de la fenêtre du compositeur par défaut de Microsoft Outlook. | |
| Valeur par défaut | 0 | Désactivée |
| Valeur | 0 | Désactivée |
| 1 | Activé | |
L’administrateur système M-Files peut également appliquer ces paramètres sur plusieurs ordinateurs clients. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Options de configuration pour le bouton « Envoyer et Enregistrer dans M-Files ».