Näkymän luonti
M-Filesissa dokumentteja ja muita kohteita voidaan luokitella eri näkymiin niiden sisältämän metatiedon avulla. Näkymien luonti perustuu pitkälti niiden metatietojen määrittelyyn, joiden avulla dokumentteja haetaan ja luokitellaan.
Näkymien avulla voit tallentaa useasti käyttämiäsi hakuja ja määritellä ryhmittelytasoja. Katso hakumäärittelyistä kohdasta Haku.
- Avaa M-Filesissa dokumenttivarasto, jolle haluat luoda näkymän.
- Napsauta Luo-painiketta ja valitse Näkymä.
Määrittele näkymä -ikkuna avautuu.
Näkymä määritellään kaksiosaisesti:
- Määritä suodatin, jotta näkymään tulee vain haluamasi kohteet. Suodattimien määrittely on vastaavaa kuin hakuehtojen määrittely.
- Määritä kohteiden kansiorakenne. Tämä on käytännöllistä, kun kohteita on paljon ja löydetyt kohteet halutaan ryhmitellä eri tasoille erilaisten ominaisuuksien mukaan.
Määrittele näkymä -ikkuna.
Yllä olevan kuvan esimerkissä dokumenttien täytyy olla varattu muokattavaksi käyttäjälle Antti Naskali, dokumentit eivät saa olla poistettuja, ja niiden on oltava tyypiltään Piirustus. Näyttöhierarkiaan ei ole lisätty tässä ikkunassa yhtään ominaisuutta, eli kaikki ehdot täyttävät dokumentit näytetään samassa luettelossa.
Nimi
Aloita antamalla nimi näkymälle. Nimen kannattaa kuvata näkymän sisältöä mahdollisimman hyvin, jotta käyttäjät voivat päätellä näkymän nimestä, millaisia kohteita se sisältää.
Yleinen kaikille käyttäjille
Näkymät luodaan yleensä vain henkilökohtaiseen käyttöön. Voit myös asettaa näkymän yhteiseksi näkymäksi, joka näkyy kaikille varaston käyttäjille. Yhteisen näkymän luominen edellyttää, että käyttäjätililläsi on oikeudet hallita yhteisiä näkymiä tai Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus.
Harkitse huolellisesti, mitä näkymiä kaikki M-Filesin käyttäjät tarvitsevat. Esimerkiksi Dokumentit projektin mukaan -näkymä on usein tarpeen. Asiakasohjelmiston käyttäjät voivat piilottaa tarpeettomat näkymät omilta tietokoneiltaan. Järjestelmänvalvoja voi rajoittaa näkymien näkyvyyttä sopivilla suojausasetuksilla. Näkymät voidaan myös koota ryhmiin (näkymänippuihin), joista esimerkiksi myyntihenkilöstön on helppo löytää haluamansa näkymät.
Suodattimen määrittäminen
Näytä dokumentit ja muut kohteet
Oletuksena näkymässä on dokumentit ja kohteet suodatinasetusten ja kansiorakenteen mukaisesti. Asetuksen valinta voidaan poistaa, jos esimerkiksi nykyiseen näkymään luodaan uusia näkymiä. Huomaa: Kun nykyisen näkymän sisällä luodaan uusi näkymä, ylänäkymän ehdot pysyvät samalla voimassa. Toisin sanoen alanäkymän tulokset sisältävät vain kohteita, jotka täyttävät myös ylänäkymän ehdot.
Etsi kaikista versioista
Jos jätät Etsi kaikista versioista -ruudun merkitsemättä, näkymässä listataan ainoastaan kohteet, joiden viimeisin versio täyttää määritetyt kriteerit.
Jos merkitset ruudun, suodatettu haku kohdistetaan jokaisen dokumentin kaikkiin versioihin. Ainoastaan uusin kriteerit täyttävä versio tulee näkyviin. Jos esimerkiksi TiinaS on muokannut dokumentin versioita 1 ja 2 ja AnttiN on päivittänyt dokumentin versioon 3, hakukriteeri Viimeksi muokannut = TiinaS palauttaa dokumentin version 2.
Näytä viimeisin versio
Jos asetus Näytä viimeisin versio on valittu, M-Files näyttää kunkin palautetun kohteen uusimman version eikä vanhempaa versiota, vaikka se olisi vastannut hakuehtoja.
Kansiorakenne
Katso Ryhmittelytasot.