Verbindung zu einer neuen Mail-Quelle herstellen

Um eine Verbindung zu einer neuen Mail-Quelle herzustellen, die folgenden Schritte durchführen:

  1. M-Files Admin öffnen.
  2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.
  3. Dokumentenverwaltungen erweitern.
  4. Eine Dokumentenverwaltung erweitern.
  5. Verbindungen zu externen Quellen erweitern und E-Mail-Quellen auswählen.
  6. Im Aufgabenbereich auf Neue E-Mail-Quelle klicken.
    Ergebnis:Das Verbindungseigenschaften Dialogfeld wird geöffnet.
  7. Unter Beschreibung die Beschreibung für die neue Verbindung einfügen.
  8. Unter Service-Typ eine dieser Optionen auswählen:
    • Generischer POP3-Service: Das POP3 Protokoll verwenden, um eine Verbindung zu einem Mail-Dienst herzustellen, der hier nicht aufgeführt ist.
    • Generischer IMAP4-Service: Das IMAP4 Protokoll verwenden, um eine Verbindung zu einem Mail-Dienst herzustellen, der hier nicht aufgeführt ist.
    • Microsoft Exhange Online: Mit Microsoft Exchange Online verbinden.

      In diesem Dokument finden Sie Anweisungen zum Einrichten einer OAuth-Anwendung in Azure Portal: Azure Portal Configuration for Microsoft Exchange Online as External Mail Source. Sie benötigen die Anwendungsdetails in Schritt 9.

      Hinweis: Microsoft Exchange Online Verbindungen können nicht mit Microsoft Windows Server 2016 eingerichtet oder bearbeitet werden. Sie können das Einrichten und Bearbeiten per Fernzugriff mit einem unterstützten Microsoft Windows Betriebssystem vornehmen.
    • Google Mail (IMAP4): Mit dem IMAP4 Protokoll eine Verbindung zu Google Mail herstellen.
  9. Im Konfiguration Abschnitt die erforderlichen Informationen für Ihren Service-Typ eingeben. Siehe die Informationen in der Tabelle.
    Service Festlegung des Namens Beschreibung
    Generischer POP3-Service Mailserver Die IP-Adresse oder der Domänenname des Mailservers.
    Verschlüsselte Verbindung verwenden (SSL/TLS)

    Gibt an, ob die Verbindung zum Server verschlüsselt ist. In den meisten Fällen ist eine verschlüsselte Verbindung erforderlich.

    Hinweis: Der M-Files Server und der Mailserver müssen TLS (Transport Layer Security) 1.2 oder höher verwenden.
    Portnummer Der Kommunikationsendpunkt des Mail-Servers.
    Benutzername Der Benutzername für den Zugriff auf den Mail-Server.
    Kennwort Das Kennwort für den Benutzer.
    Generischer IMAP4-Service Mailserver Die IP-Adresse oder der Domänenname des Mailservers.
    Verschlüsselte Verbindung verwenden (SSL/TLS)

    Gibt an, ob die Verbindung zum Server verschlüsselt ist. In den meisten Fällen ist eine verschlüsselte Verbindung erforderlich.

    Hinweis: Der M-Files Server und der Mailserver müssen TLS (Transport Layer Security) 1.2 oder höher verwenden.
    Portnummer Der Kommunikationsendpunkt des Mail-Servers.
    Ordner Der Ordner, aus dem M-Files die Mails liest und in die Dokumentenverwaltung importiert.
    Benutzername Der Benutzername für den Zugriff auf den Mail-Server.
    Kennwort Das Kennwort für den Benutzer.
    Microsoft Exchange Online Mandanten-ID Die Mandanten-ID (auch Verzeichnis-ID genannt) Ihres Azure Active Directory-Verzeichnisses.

    Beispiel: 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Client-ID Die Client-ID (auch Anwendungs-ID genannt) Ihrer Azure Active Directory-Anwendung.

    Beispiel: 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Geheimer Schlüssel des Clients Der Geheime Schlüssel des Clients Ihrer Azure Active Directory-Anwendung.

    Beispiel: sXXtFz1UtYMRCVc.2.23TMC-94-T.yK-84
    Ordner Die E-Mail-Adresse und der Ordner, von der/dem M-Files die Mails liest und in die Dokumentenverwaltung importiert. Beispiel: [email protected]/Inbox oder [email protected]/Important/Sales.
    HTTP-Proxy Dies ist eine optionale Einstellung. Für Authentifizierungs- und E-Mail-Anfragen, die einen Proxy-Server verwenden sollen, geben Sie die Adresse und den Port des Servers ein. Beispiel: 192.168.1.1:8080. Der Proxy-Server muss das SSL-Protokoll unterstützen.
    Google Mail (IMAP4) Client-ID Die Client-ID Ihrer OAuth-Anwendung. Weitere Informationen finden Sie unter Google Cloud Platform Configuration for Gmail as External Mail Source.
    Geheimer Schlüssel des Clients Der Geheime Schlüssel des Clients Ihrer OAuth-Anwendung. Weitere Informationen finden Sie unter Google Cloud Platform Configuration for Gmail as External Mail Source.
    Ordner Der Ordner, aus dem M-Files die Mails liest und in die Dokumentenverwaltung importiert.
    HTTP-Proxy Dies ist eine optionale Einstellung. Für Authentifizierungs- und E-Mail-Anfragen, die einen Proxy-Server verwenden sollen, geben Sie die Adresse und den Port des Servers ein. Beispiel: 192.168.1.1:8080. Der Proxy-Server muss das SSL-Protokoll unterstützen.
  10. Optional: Im Aktion Abschnitt die geeigneten Optionen auswählen.
    Folgende Option auswählen...Falls Sie wollen...
    Dateianhänge einschließen Anhänge mit den E-Mail-Nachrichten importieren.
    Nur Nachrichten mit Anhängen importieren Nur E-Mail-Nachrichten mit Anhängen importieren.
    Nachrichten nach dem Import vom Server löschen Löscht die Nachrichten automatisch vom Mail-Server, nachdem Sie in M-Files importiert wurden. Sicherstellen, dass Informationen, die nur vom E-Mail-Server unterstützt werden, nicht verloren gehen.
    Anhänge nach dem Import vom Server löschen Löscht die Dateianhänge vom Mail-Server, nachdem die E-Mail-Nachrichten in M-Files importiert wurden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich bei dem ausgewählten Service-Typ nicht um einen generischen POP3-Service handelt und die Option Dateianhänge einschließen aktiviert ist.
    Im Outlook-Nachrichtenformat speichern (*.msg) E-Mail-Nachrichten in M-Files im Outlook-Nachrichtenformat (MSG) speichern. Die Anhänge werden in der MSG-Datei gespeichert und die Meldungen werden in M-Files als eine einzelne Dokumentdatei angezeigt (siehe Eindateidokument und Mehrdateiendokument).
    Hinweis: Diese Funktionalität erfordert Microsoft Exchange Server oder einen 32-Bit MAPI-Client, der auf dem M-Files Server zu installieren ist.
    Falls Sie Ihre E-Mail-Nachrichten als RFC 822-kompatible EML-Dateien speichern möchten, die folgende Registry-Einstellung auf dem M-Files-Server konfigurieren.
    Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<Version>\Server\MFServer\Vaults\<GUID für Dokumentenverwaltung>\ MailSources\<Name der externen Mail-Quelle>
    Wertname StoreEmailInRawEmlFormat
    Wertetyp REG_DWORD
    Beschreibung Falls diese Option aktiviert ist, werden die neuen E-Mail-Nachrichten von M-Files als EML-Dateien gespeichert.
    Standardname 0 Deaktiviert
    Gültige Werte 1 Aktiviert
    0 Deaktiviert

    Diese Registry-Einstellungen überschreiben die ausgewählte Option des Speicherformats. Damit die Änderungen wirksam werden, müssen Sie den M-Files Server Service neu starten.
    Dateianhänge von der Nachricht trennen Die Dateianhänge getrennt vom Nachrichtentext speichern. Diese Option kann nur dann aktiviert werden, wenn die Option Im Outlook-Nachrichtenformat speichern (*.msg) markiert ist. Der Nachrichtentext wird dabei als MSG-Datei gespeichert, während alle Anhänge in ihren ursprünglichen Dateiformaten gespeichert werden. Wenn die Nachricht Anhänge aufweist, werden die Nachricht und die Anhänge in M-Files als Mehrdateiendokument angezeigt.
  11. Optional: Das Regelmäßig auf neue und gelöschte Dateien überprüfen Kontrollkästchen aktivieren, um M-Files die Synchronisierung mit dem Mail-Server in den angegebenen Zeitintervallen zu ermöglichen.
    1. Unter Pause zwischen Überprüfungen das Zeitintervall zwischen den Synchronisierungen in Sekunden festlegen.
      Warnung: Kurze Synchronisationsintervalle können zu Leistungsengpässen führen, wenn zahlreiche Verbindungen zu externen Quellen vorhanden sind.
  12. Optional: Auf Jetzt aktualisieren klicken, um umgehend eine Synchronisierung der Dokumentenverwaltung mit dem Mailserver durchzuführen.
    Auf Status aktualisieren... klicken, um den aktuellen Status des Aktualisierungsvorgangs abzurufen.
  13. Optional: Auf der Metadaten Registerkarte die Eigenschaften für die über diese Verbindung neu erstellten Objekte angeben.
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Definition von automatischen Metadaten für die E-Mail-Quelle.
  14. Optional: Auf der Erweitert Registerkarte ein Alias für diese Verbindung definieren.
    Trennen Sie Aliasnamen durch ein Semikolon (;).
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen.

    Wenn automatische Aliasnamen verwendet werden und Sie einen Namen auf der Allgemein Registerkarte eintragen, wird das Aliase Feld in der Erweitert Registerkarte automatisch ausgefüllt. Das Alias weist das Format <vordefiniertes Präfix>.<Name> auf. Konfigurieren Sie automatische Aliasnamen für Ihre Dokumentenverwaltung in Advanced Vault Settings.

  15. Auf OK klicken.
    Damit wird die Service-Typ Einstellung gesperrt. Eine neue Verbindung erstellen, um den Service-Typ zu ändern.
E-Mail-Nachrichten werden aus der E-Mail-Quelle mit den angegebenen Einstellungen in M-Files importiert Sie können optional die erweiterten Einstellungen für eine Microsoft Exchange Online- oder Google Mail-E-Mail-Quelle im Connections to External Sources > Mail Sources Common Abschnitt von Advanced Vault Settings ändern.