M-Files Admin

M-Files Admin ist ein Tool, das zur Verwaltung und Wartung der M-Files Dokumentenverwaltungen und M-Files Server Verbindungen eingesetzt wird.

M-Files Server stellt die tragende Säule des M-Files Systems dar. Dort werden alle Objekte gespeichert (z. B. Dokumente, Angestellte und Kunden), Zugriffsrechte gesteuert und Änderungen an Objekten erfasst (Versionsverlauf). Ferner können Systemadministratoren Verbindungen mit anderen Systemen herstellen (z. B. mit einer Kundendatenbank). Mit der M-Files Server Anwendung werden praktisch alle Informationen für das M-Files System gespeichert und gesteuert.

Technisch gesehen ist M-Files Server ebenso wie M-Files Desktop als ein Dienst zu betrachten. M-Files Server wird daher automatisch gestartet, wenn der Server gestartet wird. Die M-Files Server Software läuft auch dann, wenn keine Benutzer am Computer angemeldet sind, auf dem die M-Files Server Software installiert ist.

M-Files Admin Terminologie


Benutzerkonto	Mit dem M-Files Server-Benutzerkonto melden Sie sich bei M-Files Server an. Außerdem werden neue Benutzer der Dokumentenverwaltung anhand neuer Benutzerkonten hinzugefügt.
Metadaten	In M-Files Admin können Sie die Metadatenstruktur (z. B. Wertelisten, Eigenschaftsdefinitionen, Dokumentenklassen und Dokumentenklassengruppen) ändern und neue Metadaten erstellen, während Sie bei der tagtäglichen Verwendung von M-Files nur Werte für diese Metadaten angeben. Vergleichen mit M-Files Terminologie.
Objekttyp	Neben Dokumenten können Sie auch andere Objekte wie Kunden und Projekte verwalten. Diese Definitionen von Datenreihen werden als Objekttypen bezeichnet. Dokument ist ein Beispiel für einen Objekttyp.
Eigenschaftendefinition	Eigenschaftendefinitionen werden dazu verwendet, um die Eigenschaften im Zusammenhang mit den Dokumentenklassen zu bestimmen. Eine Eigenschaftendefinition wird dazu verwendet, um einen Eigenschaftennamen (sollte beschreibender Natur sein) und einen Datentyp zu definieren, der die Art von Daten festlegt, die (in Bezug zur Eigenschaft) eingegeben werden.
Rolle	Rollen werden in der Regel verwendet, um Benutzern Berechtigungen für die Verwaltung von M-Files Server zuzuweisen. Berechtigungen, die mittels Rollen zugewiesen werden, haben stets Vorrang gegenüber Dokumenten- und Objektberechtigungen. Benutzer, die über umfassende Berechtigungen für eine Dokumentenverwaltung verfügen, können auf beliebige Objekte zugreifen. Dies gilt auch, wenn einem Benutzer mangels Objektberechtigung der Zugriff auf ein Objekt verweigert wurde.
Systemadministrator	Systemadministratoren sind Benutzer, denen eine entsprechende Rolle zugewiesen wurde. Dies bedeutet, dass das Anmeldekonto des Benutzers die Serverrolle Systemadministrator hat. Mit dieser Rolle erhält der Benutzer alle Berechtigungen für jeden Tresor auf dem Server und der Benutzer hat Zugriff auf Serverebene, um alle möglichen Funktionen in M-Files auszuführen. Ein Systemadministrator kann die Rolle des Systemadministrators anderen Anmeldekonten hinzufügen.
Benutzer	Bei den Benutzern von M-Files kann es sich auf Serverebene entweder um einen Standardbenutzer oder um einen Systemadministrator handeln. Benutzer können ausgewählten Dokumentenverwaltungen hinzugefügt werden, und ihre Berechtigungen hängen von den entsprechenden Rollen ab, die ihnen zugewiesen werden. Rollen bestimmen auf Ebene der Dokumentenverwaltung hauptsächlich die Berechtigungen eines Benutzers in Bezug auf eine Dokumentenverwaltung. Die grundlegenden Rechte von Standardbenutzern werden ebenfalls in Form von Rollen zugewiesen. Benutzer können in externe und interne Benutzer gruppiert werden. Beispielsweise können Sie Kunden als externe Benutzer definieren. Externe Benutzer können nur Dokumente anzeigen und bearbeiten, die entsprechend gekennzeichnet wurden. Sie verfügen standardmäßig über keinerlei Rechte zum Anzeigen von Dokumenten.
Benutzergruppe	Auf dem M-Files Server können Benutzergruppen erstellt werden, denen einzelne Benutzer hinzugefügt werden können. Alle Benutzer gehören automatisch der Benutzergruppe Alle internen und externen Benutzer an. Interne Benutzer sind darüber hinaus automatisch Mitglieder der Benutzergruppe Alle internen Benutzer. Benutzergruppen werden auf Ebene der Dokumentenverwaltung angegeben. Mithilfe von Benutzergruppen können Berechtigungen für Objekte festgelegt werden, um festzulegen, welche Benutzer auf welche Objekte zugreifen können.
Werteliste	Eine Werteliste ist eine Liste mit verschiedenen Werten wie den Namen aller Kunden. Eine Werteliste kann für verschiedene Eigenschaften verwendet werden.
Dokumentenverwaltung	Die Dokumentenverwaltung wird mit M-Files Admin verwaltet. Hier können Sie der Dokumentenverwaltung Benutzer hinzufügen, die Metadatenstruktur von Objekten ändern und Ansichten für alle Benutzer bearbeiten. Siehe auch M-Files Terminologie.
Workflow	Workflows definieren den Ablauf von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Ein Beispiel für einen Workflow ist ein Rechnungskreislauf. Workflows weisen verschiedene Status und Definitionen hinsichtlich ihrer Ausführung sowie Berechtigungen und Statusübergänge auf.