Verbindungen mit externen Quellen
M-Files bietet verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung und Übertragung von Informationen aus externen Quellen. Beispielsweise müssen Datenbanken OLE DB oder ODBC Verbindungen unterstützen. Datenbankverbindungen können entweder nur zum Lesen von Daten oder zum Lesen und Schreiben von Daten verwendet werden. Bei einer schreibgeschützten Verbindung kann M-Files aus einer externen Datenbank lesen, aber Sie können mit M-Files keine neuen Daten eingeben. Über eine Zweiweg-Datenbankverbindung können Änderungen und Ergänzungen in M-Files auch in der externen Datenbank gespeichert werden.
Ein gutes Beispiel für eine Verbindung mit einer externen Datenbank ist eine Verbindung von M-Files mit einer externen Kundendatenbank. Zahlreiche Unternehmen verfügen bereits über umfangreiche Datenbanken mit vielfältigen Informationen über Kunden. Wenn ein Benutzer ein neues Angebotsdokument in M-Files erstellt, macht es Sinn, die bestehende Kundeninformation anzuhängen. M-Files kann so eingestellt werden, dass die Kundeninformation dazu aus einer externen Datenbank importiert wird. So ist ein direkter Zugriff auf die entsprechenden Informationen möglich, z. B. wenn das Metadatenformular für ein neues Dokument ausgefüllt wird.
Darüber hinaus können Sie Dateien aus externen Objekten importieren und Verknüpfungen mit diesen erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, M-Files schnell und einfach bereitzustellen, da der Zugriff auf die Dateien mit M-Files ohne weiteren Importvorgang möglich ist. Wenn Sie mit M-Files auf Dateien zugreifen, ist es sinnvoll, diesen gleichzeitig Metadaten zuzuweisen. Darüber hinaus wird u. a. ein Versionsverlauf in M-Files erstellt und eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer verhindert. Dank M-Files Geplante Aufträge sind Datensicherungen einfach zu verwalten. Durch das Hinzufügen von Metadaten können Sie auch die Suchfunktionen von M-Files besser nutzen.