Integrationseinstellungen für den E-Mail-Client
Sie können in M-Files festlegen, dass Nachrichten automatisch mit Ansprechpartnern und Kunden verknüpft werden sollen. M-Files führt diese auf der Grundlage der Absender- und Empfängerinformationen durch, wenn die Nachrichten in Ihrer Dokumentenverwaltung in Microsoft Outlook gespeichert werden. Für Anweisungen über diese Funktion, siehe Nachrichten mit Kontakten verknüpfen.
Informationen darüber, wie diese Funktion in verschiedenen M-Files Clients unterstützt wird, finden Sie unter M-Files Feature Comparison.
Um das Integrationseinstellungen für E-Mail-Client Dialogfeld zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- M-Files Admin öffnen.
- In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.
- Dokumentenverwaltungen erweitern.
- Mit der rechten Maustaste auf eine Dokumentenverwaltung klicken und Integrationseinstellungen für E-Mail-Client auswählen.
Ansprechpartner
M-Files sucht nach einer Übereinstimmung mit der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Ansprechpartner Matt Bay, wenn die Eigenschaften des Ansprechpartnerobjekts von Matt Bay mit der E-Mail-Adresse der Nachricht ([email protected]) übereinstimmen.
Kunden
Wenn Kundeninformationen in den Integrationseinstellungen für E-Mails festgelegt wurden:
- M-Files sucht anhand der Ansprechpartnerinformationen nach Übereinstimmungen mit Kunden (der Objekttyp Kunde muss dem Objekttyp Ansprechpartner übergeordnet sein): M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Kunden ESTT, sofern Matt Bay der Ansprechpartner für ESTT ist.
- M-Files sucht nach Ähnlichkeiten zwischen dem Domänennamen, in der E-Mail-Adresse und den Kundeneigenschaften: So verknüpft M-Files diese Nachricht mit dem Kunden ESTT anhand der E-Mail-Adressendomäne (matt.bay@estt.com oder patsy.bay@estt.com), wenn die Domäne estt.com in den Eigenschaften des Kunden gefunden wird. Die Nachricht wird in diesem Fall mit keinem Ansprechpartner verknüpft, es sei denn, es wird eine vollständige Übereinstimmung mit den Informationen des Ansprechpartners gefunden.
Erweiterte Einstellungen
Auf der Erweitert Registerkarte können Sie weitere Verknüpfungen zwischen E-Mail-Informationen und M-Files Metadaten angeben. M-Files übernimmt die Daten dann anhand der definierten Zuordnungen in das Metadatenformular.
- Sie ziehen die E-Mail von Microsoft Outlook in M-Files.
- Sie wählen in der Microsoft Outlook Leiste die In M-Files speichern Option.
Sie können eine Standardklasse für alle E-Mail-Nachrichten, die mit Microsoft Outlook in M-Files gespeichert werden, auswählen. Wenn Sie die Microsoft Outlook Standardintegration verwenden, geben Sie hier die Standardklasse an. Wenn Sie M-Files for Outlook verwenden, wählt der Benutzer die Standardklasse in den Add-In-Optionen unter Microsoft Outlook aus. M-Files for Outlook verwendet also nicht die Standard-E-Mail-Klasse, die unter Integrationseinstellungen für E-Mail-Client angegeben ist.
Mit den weiteren Optionen auf der Erweitert Registerkarte können Sie entsprechende Metadateneigenschaften für jedes Feld in der E-Mail-Kopfzeile definieren.
Wenn M-Files beispielsweise die Informationen des Von Feldes automatisch in einer bestimmten Eigenschaft des Metadatenformulars des E-Mail-Objekts einfügen soll, wählen Sie die geeignete Eigenschaft aus dem Dropdown-Menü aus.
Akzeptierte Datentypen
Es gibt Beschränkungen hinsichtlich der Datentypen der Eigenschaften, die den Objektmetadaten mit diesen Einstellungen zugewiesen werden. Die akzeptierten Datentypen finden Sie in der Tabelle. Die Eigenschaften müssen mit dem „Dokument“ Objekttyp (oder mit allen Objekttypen) benutzt werden dürfen.
| E-Mail Kopfzeile | Akzeptierte Datentypen |
|---|---|
| An |
|
| Von |
|
| CC |
|
| Betreff |
|
| Empfangen |
|
| Gesendet |
|
| Wichtigkeit |
|
| Vertraulichkeit |
|
M-Files for Outlook
Wenn Sie M-Files for Outlook verwenden, legen Sie die Einstellungen auf der M-Files for Outlook Registerkarte fest. Weitere Informationen finden Sie unter Configuring M-Files for Outlook.