De største utfordringene ved å ta i bruk et nytt dokumenthåndteringssystem

De Innisfree historie

Grunnlagt i 1997, Innisfree M&A Incorporated, sammen med det heleide London-baserte datterselskapet Lake Isle M&A Incorporated, er et aksjonærengasjementsfirma som leverer aksjonærintelligens, strategisk rådgivning og fullmaktstjenester til verdens ledende selskaper og investorer. Innisfree gir ekspertråd om aksjonæraktivisme, forslag til lederkompensasjon, corporate governance-spørsmål, investorforhold og mer.

I fjor, Innisfree leverandøren av dokumenthåndteringssystem Worldox ble kjøpt opp av NetDocuments. Etter å ha brukt dokumenthåndteringssystemet i fem år, Innisfree Senior datastrateg Cody Pannella sa at firmaet allerede hadde vurdert å migrere til et nytt system. Den planen kastet seg inn på Codys prioriterte punch-liste i fjor da NetDocuments kunngjorde at de ville sole ned Worldox.

"Så nå gikk det fra en mulighet til et krav som på en måte satte ting i gang for at vi virkelig skulle begynne å lete etter et nytt dokumenthåndteringssystem," sa Cody

En metadata-tilnærming

Med ansatte i New York, London, Pittsburgh og Richmond, Virginia, Innisfree representerer hundrevis av kunder i mer enn 20 land. Cody og teamet hans visste derfor at de måtte sikre en sømløs migrering og fortsette å bruke et metadatadrevet dokumenthåndteringssystem.
«Vi ville sørge for at det nye produktet var veldig metadatafokusert og at det utnyttet måten vi lagret filer på», sa han.
Starter med 10 selskaper, Innisfree valgte til slutt M-Files som sine nye metadatadrevne dokumenthåndteringsplattformer. Etter å ha vurdert utfordringene et IT-team vil møte når de tar i bruk et nytt system, sier Cody at M-Files Tilnærmingen tok for seg hver enkelt – fra timing til brukervennlighet til sømløs adopsjon.

Brukervennlighet

Med M-Files , Cody og teamet klarte å implementere et system som føltes likt det tidligere grensesnittet, men med forbedret funksjonalitet. «[ M-Files tilbød meg] mer funksjonalitet, flere alternativer i metadataene jeg bruker, slik at jeg ikke bare kan gjenskape det gamle systemet jeg har, men jeg kan ta det et skritt videre for å justere problemer jeg har hatt med den gamle strukturen og erstatte den med ny metadatafunksjonalitet som M-Files tilbud,» sa Cody.

Alt handler om timing

Mens Cody leder et team på fem fagfolk, måtte hvert medlem ta seg tid til ikke bare å fortsette sine fulltidsoppgaver, men også jobbe gjennom testing og proof of concept for det nye dokumenthåndteringssystemet. Timing var alt.

"Vi ønsket å være sikker på at vi prioriterer de viktigste delene: Å kunne prioritere og teste - hva er våre største bekymringer, hva er våre største problemer, hva er våre største funksjoner som vi ønsker å opprettholde - og gå gjennom og finne nøyaktig det som passer best," sa Cody.

" M-Files gjorde det til et poeng å hjelpe til med den utfordringen,» la han til. «Det var egentlig ikke så mye tidssløsing – det var lettere for M-Files for å virkelig vise frem hva som ga mening for oss. Og så trengte vi ikke engang å dekke noen av de mindre tingene, fordi de større tingene ble tatt hånd om med en gang.»

Ser på fremtiden, Innisfree håper å ta deres informasjonshåndteringsspill til neste nivå. Cody legger til: " Arbeidsflytautomatisering er en stor del som vi ser nærmere på nå for å kunne automatisere og noen ganger strømlinjeforme noen av aktivitetene og noen av prosessene vi har internt."

For å se hele videoen kundehistorie med Innisfree , klikk her .