Denna version av användarhandledningen gäller för uppdateringen maj 2020 och tidigare. För det senaste innehållet, besök vår engelska användarhandledning.
Skapa en ny anslutning till en extern källa
Innan du börjar kan det vara bra att titta på den här anmärkningen om du planerar att använda alternativet Länka filer och bevara originalfilerna på den externa platsen.
Följ de här instruktionerna om du vill definiera en ny anslutning till en extern källa.
Öppna M-Files Admin.
I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
I trädvyn på vänster sida visar du Anslutningar till externa källor och väljer sedan Filkällor.
Klicka på Ny filkälla... på aktivitetsområde om du vill börja skapa en ny anslutning till en extern källa.
I fältet Beskrivning anger du en beskrivning för den nya anslutningen. Du kan till exempel beskriva den externa källan för vilken anslutningen används.
I fältet Sökväg från servern anger du sökvägen till den externa platsen som du vill ansluta till M-Files. Platsen kan till exempel vara en nätverksenhet för en skanner.
Sökvägen måste anges från M-Files-serverns perspektiv.
Valfri: Markera kryssrutan Inkludera undermappar om du vill inkludera hela mappstrukturen för den angivna sökvägen i anslutningen.
Klicka på Ange konto... om du vill ange ett konto i M-Files som ska användas för att behandla filer från den externa platsen.
Som standard använder M-Files serveridentiteten (Lokalt systemkonto) som konto.
Valfri: Klicka på Filter... för att definiera de filer som ska behandlas.
I fältet Inkludera filer som matchar något av följande filter anger du filter för de filer som ska inkluderas via den här anslutningen.
I fältet Exkludera filer som matchar något av följande filter anger du filter för de filer som ska exkluderas via den här anslutningen.
Som standard inkluderas alla filer förutom BAK- och TMP-filer.
Du kan använda jokertecken för att definiera ett filter (till exempel *.* eller *.docx). Flera filter separeras med semikolon (;).
Välj antingen:
Länka filer: Välj det här alternativet om du vill modifiera filerna för den externa källan både i M-Files och externt. Modifieringar som görs i M-Files är även synliga för externa användare och modifieringar som görs utanför M-Files är synliga i M-Files.
Notera:M-Files sparar en versionshistorik för de länkade dokumenten. Det gör att alla versioner som modifieras i M-Files samt alla föregående versioner som modifierats utanför M-Files innan en ny version skapats i M-Files, finns tillgängliga för framtida användning.
Viktig: Om M-Filesanvändargruppen Alla interna användare eller Alla interna och externa användare inte har redigeringsåtkomst till ett länkat dokument tas dokumentet bort från den externa filkällan när det läggs till i M-Files. Om det händer kan du när som helst kopiera filerna tillbaka till den externa platsen genom att helt enkelt lägga till redigeringsåtkomst för någon av användargrupperna Alla interna användare eller Alla interna och externa användare (se Objektbehörigheter).
Importera filer: Välj det här alternativet om du vill att filerna i den externa källan ska kopieras till M-Files. Att modifiera importerade dokument i M-Files kommer inte att påverka originalfilerna.
Du kan även markera kryssrutan Ta bort källfilerna efter import om du vill att källfilerna ska tas bort när de har importerats till M-Files. Det här alternativet kan till exempel vara bra när du importerar skannade dokument till M-Files.
Valfri: Markera alternativet Bevara mappstruktur och ange en målmapp för de externa filerna i fältet Målmapp om du vill bevara den ursprungliga mappstrukturen för den externa källan i M-Files med traditionella mappar.
Du kan klicka på ikonen ► (triangel som pekar åt höger) om du vill uppdatera listan över traditionella mappar eller lägga till en ny traditionell mapp i valvet.
Valfri: Markera alternativet Sök efter nya och borttagna filer regelbundet om du vill att M-Files automatiskt ska kontrollera källmappen med fördefinierade intervaller och uppdateras enligt vilka filer och mappar som är nya och vilka som har raderats. Om du aktiverar det här alternativet blir även alla ändringar som görs i källmappen synliga i M-Files.
I fältet Uppehåll mellan sökningar anger du ett intervall i sekunder mellan de automatiska kontrollerna av källmapparna. Det definierar hur ofta du vill att M-Files ska kontrollera vilka ändringar som har gjorts i källmappen.
Valfri: Du kan klicka på Uppdatera nu för att ansluta omedelbart till den externa källan.
Klicka på Uppdaterar status... för att visa ytterligare information om processen för att uppdatera den externa källan.
Valfri: På fliken Metadata definierar du metadata som ska läggas till för objekt som skapats externt.
Klicka på OK för att göra klart den nya anslutningen.
Den nya anslutningen till en extern källa skapas och läggs till i listan Filkällor. Filer läggs till från den externa källan till M-Files utifrån de inställningar du har definierat för anslutningen.
