Denna version av användarhandledningen gäller för uppdateringen maj 2020 och tidigare. För det senaste innehållet, besök vår engelska användarhandledning.

Definiera metadata för en extern filkälla

Följ dessa steg för att definiera automatiska metadata för dokument som skapats externt.

Öppna M-Files Admin.
I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
I trädvyn på vänster sida visar du Anslutningar till externa källor och väljer sedan Filkällor.
I listan Filkällor dubbelklickar du på den filkälla som du vill redigera.
Resultat:Dialogrutan Anslutningsegenskaper öppnas.
Klicka på fliken Metadata.
Resultat:Fliken Metadata öppnas.
Använd den nedrullningsbara menyn Objekttyp och välj den objekttyp som de externa objekten får när de importeras eller länkas till M-Files.
Klicka på Lägg till... för att definiera en ny egenskap och ett nytt värde som ska läggas till automatiskt för objekt som skapas från externa filer. Du kan även välja en av de befintliga egenskaperna och klicka på Redigera.. för att redigera den.
Resultat:Dialogrutan Definiera egenskap öppnas.
Använd den nedrullningsbara menyn Egenskap för att välja den egenskap som du vill definiera ett värde för.
I dialogrutan Definiera egenskap väljer du ett av följande alternativ:
- Använd ett fast värde: Använd det här alternativet för att ange ett fast egenskapsvärde.
  eller
- Läs från en XML-fil som producerats av HP DSS: Använd det här alternativet om du vill få ett egenskapsvärde från metadata som användare har tillhandahållit när ett dokument skannas och OCR-lästs med HP DSS.
  eller
- Läst från en XML-fil: Använd det här alternativet för att läsa ett egenskapsvärde från en XML-fil med ett XPath-uttryck.
  Låt oss säga att du har följande XML-fil:
```
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <document> <name>Namnet på dokumentet</name> <keywords>Nyckelord i en XML-fil</keywords> </document>
```
  För att använda texten i keywords-elementet i XML-filen som värde för den valda egenskapen skulle du ange document/keywords i fältet Läs från en XML-fil. Du skulle då få Nyckelord i en XML-fil som egenskapsvärdet. Strängen document/keywords är ett enkelt XPath-uttryck som väljer alla keywords-element som är underordnade document-elementet.
  XPath är en W3C-standardsyntax för att definiera platser i ett XML-dokument. Detaljerad information om XPath-syntax finns i W3Schools XPath Tutorial.
  
  Notera: Om XML-filen använder namnområden måste du ta med dem i beräkningen i XPath-uttrycket. Du kan använda prefixet för namnområdet i uttrycket. Men tänk på att standardnamnområdet inte har något prefix. Du kan välja från standardnamnområdet, bland annat genom att använda namespace-uri() eller local-name() XPath-funktion, eller båda, i uttrycket. Det går inte att använda flera namnområden med samma prefix.
  Till exempel:
  mynamespace:document/keywords
  eller
  //*[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='document']/[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='keywords']
  
  eller
- Använd en OCR-värdekälla: Klicka på Definiera... för att definiera en zon i ett skannat dokument från vilken egenskapsvärdet ska hämtas. Detaljerade instruktioner finns i Definiera en OCR-värdekälla.
  eller
- Läs från egenskaperna för den importerade filen: Använd det här alternativet för att fylla i egenskapsvärdet med ett Microsoft Windows-filegenskapsvärde. Använd den nedrullningsbara menyn Filegenskap för att välja lämplig filegenskap. De datatyper som godkänns för filegenskaperna är följande:
  - Namn: Text, Text (flerradig)
  - Katalog: Text, Text (flerradig)
  - Tillägg: Text, Text (flerradig), Välj från lista
  - Skapades den: Tidsstämpel
  - Senast ändrad: Tidsstämpel
  - Senast använd: Tidsstämpel
  - Skrivskyddad: Boolesk (ja/nej)
  - Dold: Boolesk (ja/nej)
  - Arkiv: Boolesk (ja/nej)
Om den valda egenskapen är av datatypen Välj från lista och du har valt Läs från en XML-fil som producerats av HP DSS, Läs från en XML-fil eller Använd en OCR-värdekälla i föregående steg ska du i avsnittet Konvertering till objekt i värdelistan välja antingen:
- Använd värdet läst som ID för objektet: Välj det här alternativet om du vill använda det insamlade värdet som en identifierare för elementet i värdelistan med ett namn som definierats separat.
  eller
- Använd värdet läst som namn för objektet: Välj det här alternativet om du vill använda det insamlade värdet som namn för elementet i värdelistan. Du kan markera kryssrutan Lägg till ett nytt objekt i listan om ett matchande objekt inte hittas om du vill lägga till ett nytt element i värdelistan när ett nytt värde samlas in.
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Definiera egenskap.
Använd den nedrullningsbara menyn Behörigheter för att ställa in behörigheter för nya objekt som skapats via den externa källan.
Du kan klicka på knappen ... för att förfina behörighetsinställningarna.
Valfri: Markera kryssrutan Läs värden från en XML-fil om du vill att egenskapsvärden ska läsas från en XML-fil. Markera även kryssrutan Ta bort XML-filen efter användning om du vill att XML-filen ska tas bort efter att metadatan har lästs.
Namnet på XML-filen måste matcha namnet på den fil som ska importeras. XML-format som stöds är:
- Vanliga XML-data
- XML-data som skapas av HP Digital Sending Software (DSS)
Klicka på OK för att göra klart definitionen av metadatan.

De metadata som du just har angett tilldelas alla nya objekt som skapas via den här externa källan.