Denna version av användarhandledningen gäller för uppdateringen maj 2020 och tidigare. För det senaste innehållet, besök vår engelska användarhandledning.

Sökbar PDF

M-Files kan konvertera bilder som importerats från externa filkällor till sökbara PDF-filer med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Det gör det möjligt med fulltextsökning i skannade dokument. Efter konverteringen kan du hitta PDF-dokumentet genom att söka efter det faktiska dokumentinnehållet.

Optisk teckenigenkänning kan utföras i följande filformat

TIF
TIFF
JPG
JPEG
BMP
PNG
PDF

TIFF-filer som använder en alfakanal eller JPEG-komprimering stöds inte.

Notera: Att du konverterar filen till en sökbar PDF påverkar inte hur dokumentet ser ut när du visar det. Användarna ser fortfarande den ursprungliga skannade bilden. M-Files lagrar resultatet av den automatiska textigenkänningen i PDF-filen som osynlig text som sedan används när sökningar görs i den. Eventuella fel i textigenkänningen påverkar inte hur det skannade dokumentet ser ut när det visas på skärmen eller skrivs ut.

Notera: M-Files OCR-modulen är en M-Files-tilläggsprodukt som kan köpas till en extra kostnad. Den kan aktiveras med en licenskod. För mer information, se Enabling the M-Files OCR Module och Hantera serverlicenser. M-Files använder en OCR-motor från IRIS. Om du har frågor som rör köp av M-Files OCR-modulen ber vi dig att kontakta vårt säljteam på [email protected].

Gör följande steg för att konvertera bilder från en extern filkälla till sökbara PDF-filer:

Öppna M-Files Admin.
I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
I trädvyn på vänster sida visar du Anslutningar till externa källor och väljer sedan Filkällor.
I listan Filkällor dubbelklickar du på den filkälla som du vill redigera.
Resultat:Dialogrutan Anslutningsegenskaper öppnas.
Klicka på fliken Sökbar PDF.
Resultat:Fliken Sökbar PDF öppnas.
Markera kryssrutan Använd OCR för att kunna fulltextsöka skannade dokument.
Använd de nedrullningsbara menyerna Primärt språk och Sekundärt språk och välj primärt och sekundärt språk för de dokument som har skannats via den här externa anslutningen. Det leder till bättre resultat för igenkänningen. Listan över sekundära språk innehåller bara språk som kan användas med det valda primära språket.
Även om OCR automatiskt känner igen alla västerländska språk och kyrilliska tecken blir kvaliteten på textigenkänningen ofta bättre om du väljer språk. I tvetydiga fall kan ett problematiskt resultat lösas av en språkspecifik faktor, till exempel igenkänning av bokstaven Ä på finska. Listan över sekundära språk innehåller bara språk som kan användas tillsammans med det valda primära språket.
Valfri: Markera kryssrutan Minska PDF-filens storlek med hyperkomprimering om du vill minska storleken på de sökbara PDF-filer som skapas med den här anslutningen.
Valfri: Markera kryssrutan Konvertera till PDF/A-1b-format om du vill att de konverterade PDF-dokumenten ska följa ISO-standard 19005-1:2005 för långtidsbevarande av elektroniska dokument.
PDF/A-1b är ett mer begränsat format än standardmässiga PDF-filer så filer som konverteras till PDF/A är ofta större än filer som konverteras till standard-PDF. Dessutom kan vissa avancerade utseendeinställningar utelämnas vid export till PDF/A. Du bör bara konvertera till PDF/A-format om det är nödvändigt för exempelvis kraven för långtidsbevarande.
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Anslutningsegenskaper.

De dokument som skannas via den här anslutningen konverteras till sökbara PDF-filer om de har rätt filformat. När de har importerats eller länkats till M-Files kan du hitta dem genom att söka efter deras innehåll.

Notera: Textigenkänning kan även göras via M-Files Desktop. Mer information finns i Skanning och textigenkänning (OCR). Om du vill använda textigenkänning med externa källor bara genom M-Files Admin kan den här begränsningen ställas in genom att ändra registerinställningarna. Registerinställningarna kan även användas för att ställa in andra begränsningar. Om du vill veta mer om registerinställningar kan du kontakta M-Files kundsupporten på [email protected].