Maintenance du coffre

Recommandations de maintenance

Récapitulatif des opérations de maintenance recommandées :

• Il n'est pas nécessaire d'utiliser l'opération Optimiser la Base de Données régulièrement. M-Files le fait automatiquement.
• Utilisez l’opération Reconstruire l'Index de la Recherche Plein Texte deux fois par an pour les grands référentiels (ayant des centaines de milliers d’objets et des centaines de gigaoctets de données).
• Utilisez l’opération Rafraîchir les Vignettes uniquement si les vignettes ne fonctionnent pas correctement.
• Utilisez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) deux fois par an pour tous les référentiels.
• Nettoyez les coffres au moins une fois par an.
• Vérifiez l’intégrité de votre coffre et des sauvegardes de la base de données principale au moins deux à quatre fois par an. En cas d’utilisation de la base de données Firebird SQL intégrée, consultez Sauvegarder un coffre, Restauration d’un coffre de documents et Sauvegarde de la base de données principale. En cas d’utilisation de Microsoft SQL Server, reportez-vous à la documentation relative aux outils de sauvegarde que vous utilisez pour la création des sauvegardes. Reportez-vous également à M-Files Backup Policy pour obtenir des instructions supplémentaires et connaître les meilleures pratiques en matière de sauvegarde.

Optimisation de la base de données

Le but de l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) est d'améliorer les performances de la base de données du coffre. Cette opération défragmente les index, actualise les statistiques de base de données et comprime l'index de recherche plein texte.

M-Files exécute automatiquement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) une fois par semaine. Vous n'avez normalement pas à le faire vous-même. Si toutefois le coffre répond de façon anormalement lente, il peut être nécessaire d'exécuter cette opération. Cela peut arriver après qu’un grand nombre d’objets a été importé dans le coffre (par exemple, si le nombre d’objets dans un coffre utilisant Firebird comme gestionnaire de base de données augmente rapidement de 0 à 10 000 objets).

Vous pouvez d'abord exécuter cette opération en mode rapide, mais nous recommandons d’utiliser le mode approfondi dans la plupart des cas.

Mise à jour de l'état de cryptage des fichiers existants

Reconstruction de l'index de la recherche plein-texte

Cette opération reconstruit complètement l’index de recherche de texte intégral et peut prendre beaucoup de temps. Par exemple, dans des coffres contenant des dizaines de gigaoctets de données, l’opération peut durer plusieurs jours.

Nous recommandons d’exécuter cette opération si vous pensez que l’index de recherche est corrompu ou si les opérations de recherche sont plus lentes que d’habitude. Dans les répertoires volumineux, surtout si les objets sont beaucoup modifiés, nous vous recommandons d’exécuter cette opération deux fois par an.

Rafraîchissement des vignettes

Vous pouvez réinitialiser le cache des vignettes pour le coffre si vous utilisez la vue vignette dans M-Files Desktop et si les images ne fonctionnent pas correctement. Cela peut arriver, par exemple, après avoir installé un logiciel capable d’afficher des vignettes qui ne pouvaient pas être affichées précédemment.

Utilisation de Vérifier et Réparer

Vous pouvez utiliser cette opération pour vérifier que la base de données est intacte et que toutes les données ont été enregistrées correctement dans M-Files.

Si des erreurs sont détectées, M-Files en répare certaines automatiquement, mais certaines erreurs nécessitent des actions de la part de l'utilisateur. S’il y a des erreurs qui ne peuvent pas être résolues automatiquement ou que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, contactez notre service client à l'adresse [email protected].

L'opération Vérifier et Réparer (Approfondi) peut prendre du temps pour les grands coffres. Nous vous recommandons donc d'utiliser cette opération en mode rapide deux fois par an.

Les étapes réalisées au cours des opérations Vérifier et Réparer (Rapide) et Vérifier et Réparer (Approfondi) sont les mêmes sauf pour la vérification des fichiers physiques de données (étape 4). Lors de cette étape, le mode approfondi vérifie si les checksums des fichiers physiques dans l’emplacement des fichiers du coffre correspondent à ceux rapportés par la base de données des métadonnées.

Nettoyage des coffres

Lorsque vous nettoyez les coffres, vous libérez de l'espace disque pour de nouveaux objets.