Charles River Laboratories
Charles River Laboratories Effektiviserer prosessautomatisering og sparer millioner
Høydepunkter
- Estimerte årlige kostnadsbesparelser på 2,4 millioner dollar fra forbedret prosesseffektivitet
- 9600 timer spart per år fra automatiserte dokumentarbeidsflyter
- 326 400 dollar årlig besparelse i DocuSign kostnader
Bruk Case
Risiko- og samsvarsstyring
Prosjektinformasjonshåndtering
Kundeinformasjonshåndtering
Bransjer
CRO/Livsvitenskap: Legemiddelforskning og -utvikling
Land
USA
Del denne historien
Introduksjon til selskapet
Med mer enn 20 000 ansatte over hele verden, legemiddelforskningsselskap Charles River Laboratories (CRL) er den største leverandøren av tjenester innen oppdagelse, data, ikke-klinisk utvikling og testing av legemiddelsikkerhet over hele verden. Selskapet, som er basert i Massachusetts, var sentralt i prosessen med legemiddelutvikling for 85 % av FDA-godkjente studier i 2021.
CRL behandler titusenvis av dokumenter for klienter hvert år med stramme tidsfrister og høye kvalitetskrav. Disse dokumentene utgjør en nøkkelkomponent i legemiddelselskapenes innsendingsprosess for legemiddelgodkjenninger. «Vi streber alltid etter å gi kundene våre data mer effektivt, og etter hvert som vi ønsker å optimalisere, blir det stadig viktigere å ha tilgang til metadataene rundt dokumentene», sa Jenith Charpentier, CRLs seniordirektør for data- og rapportleveringstjenester.
Et sentralt aspekt ved CRLs fokus er å føre tilsyn med regulert, studierelatert dokumentasjon av sikkerhetsvurderinger. Komplekse ekspertiseområder, som legemiddelprotokoller, tabeller og testrapporter, kan bli svært dokumentintensive på kort tid. CRLs forretningsenhet for sikkerhetsvurdering opererer på tvers av 20 datasider – opp fra fem i 2010. Enhetsteamet samarbeider og navigerer på tvers av disse nettstedene for å dokumentere protokoller og prosesser og for å utføre vitenskapelige undersøkelser.
«Hver protokoll er en samarbeidsprosess med våre kunder, reguleringsorganer og interne forskere for å sikre at vi forbereder den best mulige studien for den undersøkelsen», sa Jenith. «Det er lag med interne gjennomganger å håndtere, så vel som frem og tilbake med kunden, og vi må holde kommentarene i samsvar med versjonene for å sikre at vi fanger opp alt i den endelige avtalen.»
Etter hvert som teamet hennes behandler studier, samler de inn data på flere regulerte plattformer som genererer detaljert dokumentasjon, samt formaterte resultater for analyse og datapresentasjon. «For å lage hovedrapporten kan vi kombinere hundrevis av filer som har gått gjennom uavhengig vurdering og kompliserte strukturer», la Jenith til. «Det dokumentet blir også kontrollert, gjennomgått og kvalitetssikret før det deles med klienten.»
En så kompleks og massiv behandling av rapporter, datasett og regulatoriske protokoller ville åpenbart kreve en banebrytende automatiseringsplattform for kunnskapsarbeid, slik at CRLs kunnskapsarbeidere kunne finne informasjon raskere, eliminere informasjonskaos og opprettholde optimal prosesseffektivitet og nøyaktighet. CRLs plattform kunne imidlertid ikke oppfylle selskapets strenge forventninger.
Viktige utfordringer før M-Files
Med en klassisk mappestruktur manglet CRLs dokumenthåndteringsplattform kapasitet til å laste opp dokumenter automatisk fra standardsystemer – kunnskapsarbeidere måtte bruke timer på å plassere filer manuelt på riktig sted.
I tillegg plasserte ofte dokumenthåndteringsinfrastrukturen filer i et «sort hull», noe som gjorde søk vanskelige og frustrerende. Over tid begynte variasjoner i filnavn og plassering for et gitt dokument å hemme produktiviteten.
«Så, jeg klikker – jeg jobber på dette nettstedet, og jeg jobber med denne studien og denne typen filer under denne kategorien», sa Jenith. «Du må kanskje gå ned i syv nivåer før du kommer til filen din.»
«Og så, – ups – hva om kollegaen din tolket annerledes hvor den filen skulle legges?» la hun til. «Du må gå fire nivåer tilbake og ned den andre delen av treet for å se om du kan finne den der borte. Så det var det vi gjorde, og det var liksom en av hodepinene som var forbundet med det.»
For å forbli konkurransedyktig trengte CRL en løsning for å levere prosjekter raskere til kunder, samtidig som de håndhevet tydelige rapporteringsstandarder og felles systemer på tvers av alle over 20 lokasjoner. CRL trengte også at løsningen ble implementert med minimal forstyrrelse for å håndtere deres nåværende datamengde og utvikle seg i takt med rask vekst.
«Charles River befant seg ved et teknologisk veiskille og trengte en oppgradert dokumenthåndteringsløsning for å støtte veksten sin.» M-Files overgikk konkurrentene i CRLs beregninger på tidsbesparelser for prioriterte oppgaver og generelle kostnadsbesparelser.
Jenith Charpentier, seniordirektør, data- og rapportleveringstjenester, Charles River Laboratories
De M-Files Løsning
Etter å ha undersøkt 19 leverandører av dokumenthåndtering, snevret CRL søket ned til fem. En del av prosessen inkluderte å gjennomgå Gartner anmeldelser. M-Files har blitt anerkjent av kunder som et av kundenes valg i mars 2022 Gartner Peer Insights « Voice of the Customer «: Plattformer for innholdstjenester». I rapporten, M-Files var en av fem leverandører som fikk en vurdering over gjennomsnittet i markedet og utmerkelsen «Kundens valg». Faktisk ville 95 prosent av respondentene anbefale M-Files .
Jenith bemerker imidlertid at M-Files «Fleksibilitet avgjorde virkelig saken: «Som en kontraktsforskningsorganisasjon opplever vi noen ganger at ferdige løsninger ikke passer våre behov», sa hun. «Vi var veldig begeistret for å kunne bygge hvelv og arbeidsflyter basert på prosessene våre, og også for potensialet for tilkobling på tvers av systemer.»
Som den bransjeledende metadatadrevne automatiseringsplattformen for kunnskapsarbeid, M-Files hjalp CRL med å forstå hvordan de best kunne automatisere dokumentarbeidsflyter for CRLs studerte design, noe som igjen økte effektiviteten på tvers av andre prosesser.
«Innsatsen vi gjorde med M-Files «teamet på konfigurasjonene for rapportering og publiseringsforberedelser begynte virkelig å åpne opp disse mulighetene for oss», sa Jenith.
«For eksempel utviklet vi et separat publiseringssystem som drives av en samling av informasjon, dokumenter og metadata fra M-Files Dette var en virkelig kreativ og samarbeidsbasert løsning som løftet det vi er i stand til å oppnå.»
Resultatene
I dag bruker CRL M-Files å opprette spesielle visninger for å overvåke arbeidsflytstatuser og vurdere implementering og fremdrift. Brukere kan enkelt se og forstå individuelle og teambaserte arbeidsbelastninger på en måte som ville vært umulig under en tradisjonell fil-mappestruktur.
I tillegg bruker CRL M-Files for å legge til rette for automatiserte overleveringer i arbeidsflyter, innhente nødvendige e-signaturer for å effektivt oppfylle regulatoriske krav og få innsikt i statusen til enhver gitt dokument. Med M-Files CRL reduserer også forretningsrisiko ved å opprettholde tilgjengelige dokumenthistorikker for å etablere nødvendige revisjonskjeder og oppfylle regelverk.
Jenith la til at teamet hennes kan bruke dokumentmetadata i en legemiddelstudie for å velge passende maler.
«Så alt dette skjer organisk i dokumenthåndteringssystemet», sa Jenith.
«Og vi slipper å velge og vrake og gjenskape det i et publiseringssystem. Alt ligger der. Så det er en stor gevinst når det gjelder tid. Det var også en stor gevinst når det gjelder lisensiering», la hun til. Før M-Files CRL brukte tre forskjellige publiseringssystemer etter en rekke fusjoner og oppkjøp. Nå bruker Jeniths team ett av dem. «Så hvis vi har lite arbeid på ett sted og mye arbeid på et annet, er det veldig enkelt for oss å plukke opp ting.»
I dag, Charles River Laboratories utnytter automatisering av kunnskapsarbeid for å optimalisere studieprosesser, spare tid, kostnader og manuelt arbeid, samtidig som det optimaliserer avkastningen på investeringen. «[Med] M-Files ], kan vi forstå elementer i studiedesignet – vi får tak i klienten vår, malene våre, nettstedene våre, og vi er virkelig i stand til å drive handlinger gjennom disse metadataene, som er en del av det vi prøver å implementere på tvers av dataprosessen vår og på tvers av dataaktiveringsarbeidet vårt», sa Jenith.
En sparesammenligning mellom CRLs tidligere dokumenthåndteringssystem og M-Files avslørt:
- Strømlinjeformede e-signaturer, validering, rapportering og publisering
- Oppgradert automatiseringsplattform for kunnskapsarbeid integrert med ekstern
arkiver uten kostbar migrering. - 15 sekunder spart per behandlet dokument – 8658 timer per år
- Totale estimerte kostnadsbesparelser: 2,4 millioner dollar
"Før M-Files CRL brukte tre forskjellige publiseringssystemer etter en rekke fusjoner og oppkjøp. Med M-Files , designet vi et separat publiseringssystem som drives av en samling av informasjon, dokumenter og metadata fra M-Files Dette var en virkelig kreativ og samarbeidsbasert løsning som løftet det vi er i stand til å oppnå.»
Jenith Charpentier, seniordirektør for data- og rapportleveringstjenester Charles River Laboratories
«Jeg har gjort dette lenge, og det blir lett å se når en leverandør aktivt lytter til behovene dine og gir tilbake måter systemet kan bidra til å møte dem på – i stedet for å omformulere markedsføringsmateriellet», sa Jenith. «Det var spennende å samhandle med et selskap som engasjerte seg i ideene våre fra starten av, og jeg har vært begeistret over et fortsatt samarbeid i den retningen.»
For Jenith er partnerskapets suksess en naturlig refleksjon av CRLs teams suksess: «Vi har rundt 20 000 ansatte globalt. Samarbeidet og effektiviteten deres bidro til en omsetning på 3,5 milliarder dollar i 2021, noe som var en vekst på mer enn 20 prosent fra år til år for selskapet», sa hun.
Se M-Files i aksjon
Man må se det for å tro det. Utforsk M-Files på din måte. Velg en live demo eller en gratis 30-dagers prøveperiode for å oppleve AI-drevet innhold i kontekst.
