Oppdagelse i bakgården
Oppdagelse i bakgården akselererer prosjektering Change Management og globalt samarbeid med M-Files
Høydepunkter
- Ingeniørendringsordrer ble fullført opptil 75 prosent raskere , noe som reduserte syklustidene fra én til to uker til omtrent tre dager.
- Tilgangstiden for dokumenter ble redusert med mer enn 95 prosent , noe som gir globale team nesten umiddelbar tilgang til tegninger, materiallister og monteringsinstruksjoner.
- En enkelt, pålitelig kilde til teknisk dokumentasjon som eliminerer versjonsforvirring og forenkler revisjoner.
- Sømløs integrasjon med ERP, produktlivssyklus og kunderettede systemer , støttet av Azure-basert infrastruktur.
Bruk Case
Produktinformasjonshåndtering
Kundeinformasjonshåndtering
Bransjer
Produksjon
Land
USA
Del denne historien
Introduksjon til selskapet
Backyard Discovery designer, produserer og distribuerer produkter for utendørs fritid og livsstil som forvandler bakgårdsområder til steder hvor familier samles, leker og slapper av. Selskapet startet med lekesett i tre og har raskt utvidet porteføljen sin til å omfatte lysthus, pergolaer, badstuer, utekjøkken og førsteklasses grillløsninger.
Etter hvert som selskapets produktportefølje vokste, utvidet Backyard Discovery også sitt globale produksjonsavtrykk, og samarbeidet tett med utenlandske partnere i regioner som Kina og India. Denne veksten satte økende krav til teknisk dokumentasjon, samarbeid og evnen til å håndtere produktendringer raskt og nøyaktig på tvers av landegrenser.
Viktige utfordringer før M-Files
Treg, fragmentert tilgang til teknisk informasjon
Før implementering M-Files Backyard Discovery var avhengig av FTP-nettsteder og senere et Citrix-basert fildelingssystem for å administrere ingeniørdokumenter. Disse mappebaserte systemene skapte betydelig friksjon, spesielt for globale team.
For utenlandske produksjonspartnere var tilgangen til ingeniørdokumenter treg og upålitelig. Nedlasting av tegninger, materialfortegnelser eller monteringsinstruksjoner tok ofte flere titalls minutter per fil, noe som gjorde samarbeid i sanntid vanskelig og begrenset produktiviteten på tvers av ingeniør- og produksjonsteam .
«Med FTP-siden var kommunikasjonen veldig, veldig treg. Det var rett og slett en slags katastrofe», sa Tim Goodwin, CADD-sjef hos Backyard Discovery.
Versjonsforvirring og revisjonsutfordringer
Mangelen på strukturert versjonskontroll betydde at flere dokumenter med samme navn ofte fantes på samme sted. Teamene slet med å avgjøre hvilke tegninger eller materialfortegnelser som var godkjent og oppdaterte for produksjon.
Det var spesielt vanskelig å spore endringsordrer for ingeniører. Endringene ble håndtert manuelt, og tilbakemeldinger fra produksjonspartnere kunne ta én til to uker, hvis de i det hele tatt kom. Å bekrefte når en endring ble implementert krevde ofte søking gjennom e-poster og frakoblede kommunikasjonskanaler.
«Det var et mareritt å spore endringsordrene våre for ingeniørarbeid», sa Tim. «Vi visste ikke hvilken bestilling en endring startet på eller den nøyaktige implementeringsdatoen. For revisjon var det veldig smertefullt.»
Infrastruktur som begrenset hastighet, skala og kontroll
Etter hvert som Backyard Discovery ekspanderte raskt, slet de eldre systemene med å holde tritt. Mappebaserte tillatelser eksponerte av og til informasjon for utilsiktede brukere, noe som økte risikoen, mens langsom tilgang på tvers av regioner forverret forsinkelser.
Selskapet innså at det å fortsette å skalere på denne infrastrukturen bare ville forsterke disse utfordringene. Backyard Discovery trengte en globalt tilgjengelig løsning som kunne støtte endringshåndtering i ingeniørfaget, forbedre hastigheten og gi tydelig sporbarhet.
«Det som virkelig skilte seg ut for meg var skalerbarheten. Vi trengte noe som kunne vokse med selskapet, integreres med våre andre programmer og fungere på tvers av land.»
Tim Goodwin, CADD-sjef, Backyard Discovery
«Vi har hatt M-Files Eksperttjenester i et par uker, og det har allerede gitt resultater. Vi kan åpne en oversikt og umiddelbart se hvilke produkter som trenger en nærmere titt fra et kostnadsperspektiv.
Tim Goodwin, CADD-sjef, Backyard Discovery
De M-Files Løsning
Kontekstorientert dokumenthåndtering for å eliminere operasjonell friksjon
Etter å ha evaluert flere dokumenthåndteringsløsninger valgte Backyard Discovery M-Files , det kontekstbaserte dokumenthåndteringssystemet . M-Files utmerket seg for sin evne til å skalere globalt, integrere med eksisterende systemer og organisere informasjon basert på kontekst i stedet for mapper.
«Det som virkelig skilte seg ut for meg var skalerbarheten. Vi trengte noe som kunne vokse med selskapet, integreres med våre andre programmer og fungere på tvers av land», forklarte Tim.
I stedet for å stole på mappebaner, M-Files organiserer tekniske tegninger, materialfortegnelser, testdokumenter og endringsordrer ved hjelp av metadata som automatisk kobler relatert informasjon. Dette gjør innhold enkelt å finne, gjenbruke og stole på, samtidig som det muliggjør raskere og mer pålitelig beslutningstaking gjennom hele produktets livssyklus.
Strømlinjeformet prosjektering Change Management med innebygd revisjonsmulighet
M-Files ble Backyard Discoverys eneste sannhetskilde for teknisk dokumentasjon og endringshåndtering, og erstattet fragmenterte fildelinger og manuelle overleveringer. Endringsordrer for tekniske prosjekter administreres nå gjennom strukturerte arbeidsflyter som varsler alle relevante interessenter, samler inn tilbakemeldinger fra utenlandske partnere og dokumenterer implementeringsdatoer tydelig.
«Nå sender vi ut en endringsordre, den går gjennom en arbeidsflyt, alle er klar over den, alle blir varslet, og vi får tilbakemelding på når den implementeres», sa Tim. Denne innsynsmuligheten gjør at ingeniørteamet kan ta bedre beslutninger, for eksempel å samle endringer eller oppdateringer av tidsrammen rundt fremtidige innkjøpsordrer.
En enkelt kilde til sannhet integrert på tvers av systemer
Backyard Discovery bruker M-Files som sitt sentrale system for teknisk informasjon, samtidig som det lar andre avdelinger fortsette å jobbe med verktøyene de foretrekker. Data lagret i M-Files mater nedstrømssystemer gjennom Azure Blob Storage-integrasjoner.
Disse integrasjonene kobler sammen M-Files med ERP-systemer, verktøy for produktlivssyklusadministrasjon, kundeserviceportaler og kunderettet dokumentasjon på selskapets nettsted.
«Selv om noen team bruker sin egen programvare, bruker de fortsatt M-Files De bruker informasjonen i M-Files «for å gi næring til systemene deres, slik at vi ikke ender opp med motstridende dokumenter», sa Tim.
Kontinuerlig optimalisering med M-Files Eksperttjenester
Backyard Discovery samarbeider tett med M-Files Eksperttjenester for å forbedre arbeidsflyter, utvide bruken av metadata og støtte avanserte rapporteringsbehov.
Et eksempel inkluderer å utvinne kubikkmeter trevirke direkte fra materialfortegnelser til metadata, noe som muliggjør umiddelbar rapportering for prognoser, prising og kostnadsanalyse.
«Vi har hatt dette i et par uker, og det har allerede gitt resultater», bemerket Tim. «Vi kan åpne en oversikt og umiddelbart se hvilke produkter som trenger en nærmere titt fra et kostnadsperspektiv.»
Resultatene
Ingeniørendringsordrer fullført på dager i stedet for uker
Ved å eliminere driftsmessig friksjon forårsaket av langsom tilgang, versjonsforvirring og manuell endringssporing, M-Files gjorde det mulig for Backyard Discovery å akselerere ingeniørutførelsen betydelig.
Ingeniørendringsordrer som tidligere tok én til to uker, fullføres nå på omtrent tre dager.
«Vi er ikke lenger flaskehalsen», sa Tim. «Vi kan faktisk bevege oss raskere enn andre avdelinger kan ta avgjørelser.»
Nesten umiddelbar tilgang til kritiske dokumenter
Globale team kan nå få tilgang til deletegninger, monteringsinstruksjoner og materialfortegnelser på sekunder i stedet for minutter. For produksjonspartnere i Kina representerer dette en dramatisk reduksjon i tiden de bruker på å vente på teknisk informasjon.
Før M-Files , tok det rutinemessig 10 til 45 minutter per fil å få tilgang til kritiske dokumenter gjennom eldre fildelingssystemer. M-Files , er de samme dokumentene tilgjengelige nesten umiddelbart, noe som reduserer tilgangstiden for dokumenter med mer enn 95 prosent.
For produkter med hundrevis av deler tok disse forsinkelsene tidligere mesteparten av en ingeniørs eller produksjonsplanleggers arbeidsdag. Ved å eliminere ventetid og gjentatte nedlastingsforsøk, M-Files gir effektivt en hel dag med produktivitet per produktsyklus til utenlandske team.
Resultatet er raskere problemløsning, forbedret respons og smidigere samarbeid på tvers av globale operasjoner.
«Nå kan du hente frem en deletegning i utlandet på få sekunder. Bare det gir oss en dag eller mer tilbake i produktivitet», forklarte Tim.
«Vi er ikke lenger flaskehalsen. Vi kan faktisk bevege oss raskere enn andre avdelinger kan ta avgjørelser.»
Tim Goodwin, CADD-sjef, Backyard Discovery
Forbedret nøyaktighet og selvbetjening på tvers av team
Med sterk versjonskontroll og intuitivt søk kan ansatte på tvers av avdelinger trygt finne de riktige, oppdaterte dokumentene uten å være avhengige av teknisk støtte. «Folk sender meg ikke lenger e-poster for å be om dokumenter», sa Tim. «De kan finne det de trenger, og de vet at det er riktig versjon.»
Denne selvbetjeningstilgangen frigjør ingeniørteamene til å fokusere på arbeid med høyere verdi, samtidig som det sikrer at alle opererer ut fra pålitelig informasjon.
Et skalerbart fundament for fortsatt vekst
Etter hvert som Backyard Discovery fortsetter å skalere, M-Files gir fleksibiliteten til å legge til brukere, utvide arbeidsflyter og ta i bruk nye funksjoner som AI-drevet assistanse og forbedret samarbeid uten å endre plattform eller forstyrre hvordan team jobber.
«Det som fungerte for tre år siden, fungerer kanskje ikke i dag.» M-Files , vi kan justere det, legge til det og tilpasse det til våre behov etter hvert som vi vokser», konkluderte Tim.
Se også webinaret på forespørsel
Hvordan Backyard Discovery eliminerte driftsfriksjon og akselererte globale ingeniørarbeidsflyter
I denne on-demand-sesjonen snakker Tim Goodwin, CADD-sjef hos Backyard Discovery, og Kelsey Doughten, senior produktmarkedsføringssjef for produksjon hos M-Files diskutere hvordan Backyard Discovery eliminerte driftsmessig friksjon i endringsledelse innen ingeniørfag og oppnådde målbare forbedringer i hastighet, effektivitet og samsvar.
Se økten på forespørsel for å lære hvordan kontekstbasert dokumenthåndtering hjelper produksjonsteam med å akselerere ingeniørprosesser, styrke styring og bygge et grunnlag for pålitelig AI og skalerbar vekst.
Se M-Files i aksjon
Man må se det for å tro det. Utforsk M-Files på din måte. Velg en live demo eller en gratis 30-dagers prøveperiode for å oppleve AI-drevet innhold i kontekst.
