Box er også et viktig element i flere andre organisasjonssystemer, inkludert IRCs grant-tracking-system, kalt Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Med opptil 700 søknader som behandles om gangen, kan sporing være overveldende. Ved å ha all tilskuddsrelatert informasjon organisert på ett sted kan ansatte enkelt få tilgang til og dele den.

En annen funksjon som Box betjenes er støtte for opplæring og endringsledelse. Ettersom IRC la til plattformer som Salesforce og Office 365, trengte brukere å få tillit og ekspertise for å sikre adopsjon. Derfor ble det lagt ut en rekke videoer og artikler for å hjelpe i denne prosessen, og noen ganger ble individuell fjernopplæring tilbudt for å promotere teknologiene med de i lederroller. Fackler krediterer Box med å la folk kommunisere mye sikrere og mer effektivt, noe som nå har blitt en "livsmåte" for dem.

Metadatamerking overtrumfer mappebaserte filer

Selv med utbredelsen av ECM-systemer, er mange fortsatt avhengige av personlige, mappebaserte arkivsystemer. Dette gjør samarbeid vanskelig fordi denne typen informasjon ikke er tilgjengelig for andre. M-Files ble grunnlagt ut fra premisset om at dokumenter ikke skulle administreres ved hjelp av mappesystemer, men ved å merke dem med rike metadata og deretter presentere relevante visninger av informasjon basert på brukerens rolle. «Mapper kan raskt bli vanskelige å administrere, spesielt i store organisasjoner», sa Ville Somppi, visepresident for bransjeløsninger hos M-Files «Når omfattende metadata brukes på dokumenter, oppdager brukerne at de de trenger er lett tilgjengelige, og de aksepterer bedre bruken av et sentralisert bedriftssystem.»

I tillegg, når dokumenter er presist beskrevet og identifisert via metadata, blir det mulig å bruke forretningsregler som ruter dokumentet gjennom arbeidsflyter. For eksempel kan en selger som ønsker å sende gjennom et tilbud opprette dokumentet i en mal og sende det videre til neste kontrollør. «Systemet kan håndheve regler», forklarte Somppi, «og ved å gjøre det, skape et strukturert samarbeid.» I tilfelle av en kontrakt kan det for eksempel være behov for godkjenninger på flere nivåer. M-Files forstår hver fil og hva som må skje med den,» la han til, «slik at den sender dokumentet for riktig signaturrekkefølge.»

Metadataene gir robust sikkerhet gjennom bevissthet om dokumentinnholdet og rollen til hver bruker. «I HR-avdelingen kan det hende at det bare er et begrenset antall personer som har tilgang til søkere til en jobb under en screeningsprosess», bemerket Somppi. «I neste trinn kan flere ansettelsesansvarlige kunne se søkerens informasjon. Muligheten til å se søknaden bestemmes av forretningsreglene for det trinnet.» I regulerte bransjer kan sporingsinformasjon være ekstremt viktig. M-Files vet hvem som ser et dokument, hvem som endrer det og hva det endelige resultatet blir», forklarte Somppi. «Det opprettes et automatisk revisjonsspor, slik at organisasjonen kan gå tilbake og validere dokumentets bevegelse gjennom arbeidsflyten.»

Noen kunder holder seg tilbake med å implementere et ECM-system av bekymring for at det å migrere alle dataene deres til et bedriftssystem kan være en uoverstigelig barriere eller svekke produktiviteten. «Vi har noen strategier for å lindre disse problemene», kommenterte Somppi. «For det første kan brukerne fortsette med SharePoint eller hvilket som helst produkt som har blitt implementert tidligere», sa han. M-Files kan lese SharePoint mens brukerne venner seg til M-Files grensesnitt. Vi kaller dette en skånsom migrering.»

Samarbeid med både partnere og kunder blir stadig viktigere. «Grensene mellom organisasjoner viskes ut», observerte Somppi. «Du kan ha eksterne konsulentfirmaer som aktivt deltar i et prosjekt, eller leverandører som trenger å vite statusen på en oppgave.» M-Files «oppkjøp av Hubshare tillot opprettelse av portaler som er tilgjengelige for eksterne brukere, men i kombinasjon med M-Files ' metadata og forretningsregler, lar bare brukere se informasjonen de har krav på. «Vi ønsket å gjenoppfinne samarbeidsopplevelsen på en måte som er enkel å bruke, men som fortsatt beholder kontrollen», konkluderte Somppi.