Real World Information Management Use Case: Rute og signer dokumenter elektronisk

Denne artikkelen er én av fire deler i en serie som presenterer bruksområder for informasjonshåndteringsløsninger fra den virkelige verden, som f.eks. M-Files Sjekk ut de tre andre her:

• Dele informasjon og dokumenter med kunder
• Identifisering av interne brudd
• Fire-Eye gjennomgang og godkjenning

Du kan bli overrasket over å høre at en av de mest meningsfulle, langsiktige, positive endringene du kan gjøre i virksomheten din, knytter seg direkte til noe som mange av oss sannsynligvis tar for gitt: elektroniske signaturer.

I følge en fersk studie har bruk av eSignaturer gjort det mulig for 92 % av finansinstitusjonene å kutte skannefeil i arbeidsflytene deres. Ytterligere 66 % av dem klarte å redusere manglende filer betydelig, og dermed forbedre datakvaliteten.

En annen fersk studie indikerte at bedrifter i alle bransjer sparer mellom 55 % og 78 % i gjennomsnitt når de går over til elektroniske signaturer fra papir – tatt i betraktning ting som materialer, administrasjon og abonnementskostnader.

Men kanskje den viktigste statistikken av alt er følgende: å skaffe et signert dokument på gammeldags måte - altså via en papirkopi - har en tendens til å ta omtrent fem dager i gjennomsnitt . På tide å få en elektronisk signatur ?

Ca 37 minutter. 

Å skaffe signaturer er en viktig del av å drive forretning – uavhengig av bransjen du opererer i. Men fortsatt har mange mennesker problemer med denne tilsynelatende enkle prosessen, og de betaler enorme kostnader på grunn av det.

Med riktig informasjonshåndteringssystem som M-Files Du vil imidlertid kunne gjøre alt enkelt, greit og effektivt. Du vil kunne bruke teknologi til å støtte og styrke arbeidsflytene dine, slik at du kan fokusere mindre på den administrative siden av ligningen og mer på å bygge en vellykket bedrift, akkurat slik den skal være.

De M-Files Tilnærming til elektronisk ruting og signering av dokumenter

Totalt sett, M-Files er et verktøy utviklet for å eliminere bryderiet, kostnadene og til og med sikkerhetsrisikoene som er forbundet med papirbaserte og manuelle dokumentgodkjenningsprosesser.

Hver virksomhet, uansett størrelse, har dokumenter som krever signaturer for å bli utført. Dette kan inkludere, men er absolutt ikke begrenset til, ting som kontrakter, innkjøpsordrer, avtaler og mer. For altfor mange bedrifter der ute er dette fortsatt en manuell prosess som foregår enten via e-post – eller enda verre, på utskrevne stykker papir som går fra person til person i en prosess som er ineffektiv og utmattende.

Hver eneste gang et dokument skifter eier er en mulighet for at det går tapt. Det er en mulighet for å gjøre en feil som vil starte prosessen på nytt. Det er en sjanse for forskjellige versjoner til å ta seg ut i verden samtidig, og dermed forvirre prosessen betydelig.

Uansett om en gjenstand er tapt, skadet eller kommer i konflikt med en annen versjon, er det to ting som forblir sant: enormt mye tid er bortkastet, og operasjonell risiko øker langt utover det du burde måtte forholde deg til.

Den riktige informasjonshåndteringsplattformen som M-Files kan imidlertid bruke en enkel arbeidsflyt på disse dokumentene og forbedre ting dramatisk etter utrulling. M-Files , kan du administrere hele gjennomgangs-, godkjennings- og e-signaturprosessen fra start til slutt – alt på én autoritativ versjon.

Alt i alt går prosessen litt slik:

1. Skape. Brukerne dine oppretter et dokument – enten det er en kontrakt, en kjøpsordre, en fraktavtale eller noe helt annet.
2. Varsle, gjennomgå, godkjenne. Deretter tildeler de en arbeidsflyt til den – varsler parter og gjør den tilgjengelig for potensielle anmeldere og godkjennere. Disse kan være andre ansatte, organisasjonsledere eller til og med eksterne kilder som klienter avhengig av situasjonen.
3. Skilt. Derfra, M-Files integreres med alle større leverandører av e-signaturprogramvare for å kjøre på e-signaturer.
4. Lagre. Når alle parter har signert, er den ene, nøyaktige versjonen av dokumentet tilgjengelig fra innsiden M-Files og arbeidet kan fortsette uavbrutt.

Alt dette, og du kan eliminere alle de frustrerende manuelle prosessene og papirdokumentene underveis.

I følge den samme studien som er nevnt ovenfor , koster det bokstavelig talt 55 % mindre å forberede et dokument og få folk til å signere det elektronisk i motsetning til å gjøre det via papir. Det høres kanskje bra ut, men glem aldri at det er en rekke feil du kan gjøre som absolutt vil tære på avkastningen på investeringen.

Dette er en stor del av grunnen til at en intelligent informasjonshåndteringsplattform som M-Files er så kraftig i utgangspunktet. Ikke bare kan M-Files hjelpe deg med å bygge bedre arbeidsflyter rundt ruting og signering av dokumenter, men det gjør også disse effektivitetene tilgjengelige på en måte som flyter fritt på tvers av bedriften. Folk som trenger tilgang til det signerte dokumentet for å gjøre jobben sin, vil ha det i løpet av få øyeblikk.

Alt dette er i tjeneste for det viktigste målet av alt: å la brukerne dine fokusere mindre og tidkrevende administrative oppgaver, slik at de kan fokusere mer av oppmerksomheten på virksomheten din, slik den burde være.