Fra dokumentgodkjenning til publiseringsberedskap: Setter AI i sentrum for kvalitet

Vi har sannsynligvis alle opplevd å finne den _ENDELIGE (eller _ENDELIGE_REAL) versjonen av et dokument og stille spørsmål ved om det virkelig er den godkjente versjonen. For produsenter og andre organisasjoner som administrerer kontrollerte prosesser, kan dette spørsmålet ha betydelige konsekvenser.

En produktrevisjon kan avhenge av flere relaterte dokumenter. En kvalitetsprosess kan kreve en signert rapport før arbeidet kan fortsette. Et innsendt dokument kan mangle en obligatorisk side eller et stempel. Alt kan se klart ut på overflaten, men én oversett detalj kan potensielt skape betydelig omarbeiding, forsinkelser eller samsvarsproblemer nedover.

For å avgjøre om alle nødvendige betingelser og godkjenninger er oppfylt, må organisasjoner forstå hva som finnes, vurdere om informasjonen er klar og handle hvis noe mangler.

Det er der en M-Files kvalitets- og utgivelsesberedskapsagent kan endre prosessen.

Kostnaden for «nesten klar»

Kvalitetsprosesser er avhengige av presisjon.

Før noe går fra ett trinn til et annet, kan det hende at ansatte må bekrefte flere opplysninger: Er alle nødvendige dokumenter til stede? Inneholder den det nødvendige stempelet? Mangler noe?

Å gjennomgå disse relativt enkle spørsmålene på tvers av hundrevis eller tusenvis av dokumenter og prosesser skaper betydelig manuelt arbeid. Og problemet blir enda mer utfordrende når beredskapen avhenger av forholdet mellom dokumentene.

Tenk på følgende eksempel: En materialliste kan ha tre nødvendige dokumenter tilknyttet. Alle tre dokumentene finnes, så ved første øyekast ser pakken ut til å være komplett. Men bare to er godkjent. En prosessvurdering av dokumenters tilstedeværelse alene kan føre til at arbeidet går for tidlig fremover.

Møt M-Files Kvalitets- og utgivelsesberedskapsagent

En kvalitets- og utgivelsesberedskapsagent (en tilpasset produksjonstjeneste) M-Files (Tilpasset agent) kan fungere som en intelligent gjennomgang i en dokumentdrevet prosess, og analysere relevant informasjon på det punktet der en beredskapsbeslutning må tas.

Agenten kan

• Avgjør om nødvendige dokumenter er til stede og i riktig godkjenningsstatus.
• Undersøk innholdet for å avgjøre om en nødvendig signatur eller et nødvendig stempel faktisk er der
• Identifiser om forventede sider ser ut til å mangle.

Formålet er å svare på det kostbare spørsmålet «er dette klart til å gå videre?». Hvis svaret er ja, fortsetter arbeidsflyten. Hvis en nødvendig betingelse ikke er oppfylt, flagger prosessen en person for å gjennomgå problemet.

Prosessen kan sees gjennom tre stadier.

1. Forstå: Først analyserer agenten dokumentene og konteksten deres. Hvilke dokumenter er knyttet til denne prosessen? Hva er deres nåværende status? Vises et obligatorisk element i innholdet? Er informasjonen som trengs for neste trinn faktisk til stede? Disse forskjellene er viktige fordi et dokument som lastes opp ikke betyr at kravene bak er oppfylt.
2. Dommer: Deretter anvender agenten organisasjonens forhåndsdefinerte krav. Kanskje tre relaterte dokumenter må alle nå en godkjent status før en revisjon kan gå videre. Kanskje et bestemt dokument krever en signatur. En annen prosess kan kreve at et stempel vises på en innsendt fil. Agenten evaluerer hva den finner opp mot disse definerte betingelsene. Å gjøre disse gjennomgangene repeterbare bidrar til å fremskynde prosessene og lar mennesker fokusere på arbeid med høyere verdi.
3. Handling: Til slutt reagerer arbeidsflyten på vurderingen. Hvis alt oppfyller kravene, går arbeidet videre. Hvis en signatur mangler, kan dokumentet sendes tilbake for oppmerksomhet. Hvis et annet krav ikke er oppfylt, kan den aktuelle personen varsles.

Med denne tilpassede agenten blir kvalitetskontrollen en del av arbeidsflyten i stedet for en manuell oppgave rundt den, noe som avdekker feil for personene som er utstyrt for å løse dem.

Plasser AI der beslutningen tas

Agentkvalitetsprosesser må forstå relevant informasjon, vurdere denne informasjonen opp mot definerte krav og bruke resultatet til å bestemme hva som skjer videre.

M-Files ' kontekstorienterte tilnærming kobler dokumenter til menneskene, prosjektene og prosessene rundt dem. En kvalitetsregistrering er knyttet til en prosess. En godkjenning er knyttet til en beslutning om utgivelse. Denne konteksten skaper et viktig grunnlag for å bringe AI inn i dokumenttunge arbeidsflyter og der M-Files Tilpassede agenter flytter AI fra sidelinjen til der beslutningsprosessen holder arbeidet i gang – eller stopper det når det ikke er klart.