Slik effektiviserer du kontraktsopprettelsesprosessen

De som har i oppgave å utarbeide kontrakter, erkjenner frustrasjonen ved å kaste bort tid på å få all nødvendig informasjon før de utarbeider en kontrakt. Både advokatfirmaer og interne rådgivere har klienter som trenger kontrakter – kunder av advokatfirmaet eller de i virksomheter som er avhengige av selskapets juridiske avdeling for deres kontraktsbehov.

Tar informasjon fra kunder

Sjansene er store, hvis du er i denne båten, kan det hende du bruker et Word-dokumentskjema som du sender ut og håper klienten gir deg alt du trenger. Ikke bare må alt fylles ut, men også alt klienten har lagt til må være korrekt. Hvis du trenger å gå tilbake til dem for å få mer eller korrekt informasjon, kaster alle bort mer tid (og penger) som kunne vært brukt på annet juridisk arbeid.
Det er rimelig å si at denne tilnærmingen til å samle informasjon er ineffektiv. Selv om du får alt du trenger fra klienten når du ber om informasjonen, vil det fortsatt være noe dobbelttasting ettersom informasjonen du mottar, må skrives inn på nytt i kontrakten du oppretter.

Hvordan M-Files Ment kan hjelpe

Heldigvis er «Word-dokument»-metoden for å samle informasjon på vei ut. Det finnes en bedre måte å gjøre det på – en måte som lar klienten legge til informasjon i et elektronisk skjema som deretter automatisk legges rett inn i et kontraktsutkast. Med andre ord kan du generere dokumenter direkte fra klientinndata, og fortsatt ha full kontroll over hvilken versjon som faktisk sendes ut. M-Files Ment s klientvendte lenke.

Effektivisering av prosessen

Når du sender lenker til kundene dine, kan prosessen se mer slik ut:

1. Advokaten må utarbeide en kontrakt og trenger informasjon fra klienten.
2. Advokaten åpner opp M-Files Ment og oppretter en lenke til det klientrettede spørreskjemaet – dette kan være et delsett av alle spørsmålene som må stilles for å opprette kontrakten, bare de klienten må svare på.
3. Advokaten sender lenken til klienten via e-post.
4. Klienten åpner lenken og fyller ut spørsmålene i et mobiloptimalisert, elektronisk skjema og sender det tilbake til advokaten.
5. Advokaten får beskjed om at klienten har fylt ut svarene, og kan deretter gjennomgå klientens svar og legge til annen informasjon i spørreskjemaet etter behov.
6. Advokaten sender inn spørreskjemaet og lager det første utkastet til kontrakten. Enkelt!

Viktige fordeler

Link tilbyr følgende fordeler:

1. Klienten fyller ut den forespurte informasjonen elektronisk direkte i M-Files Ment spørreskjema, slik at advokaten kan gjennomgå svarene sine og legge til det de trenger for å utarbeide kontrakten enkelt og uten dobbelttasting.
2. Feltene i spørreskjemaet som sendes til klienten kan begrenses til kun å inneholde informasjon du ønsker at de skal fylle ut, og kan også inkludere veiledning – noe som betyr mindre tid brukt på å be klienter om å endre eller legge til informasjon.
3. Tiden det tar å utarbeide kontrakter reduseres – når klienten har fylt ut spørreskjemaet, skal advokaten ha alt de trenger for å lage et første utkast til kontrakt, noe som effektiviserer den totale prosessen.
4. Denne siste fordelen kan ikke undervurderes. Sett deg inn i klientens sted: Vil de laste ned et vedlegg, gi det nytt navn, fylle det ut, lagre det og sende det tilbake i disse dager? Sannsynligvis ikke. Å sende klienter en lenke som lar dem enkelt fylle ut spørreskjemaet og sende det inn er mye enklere. Det vil gjøre livene deres enklere, og de vil sette pris på det.

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de ulike plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.